Чтобы зарегистрировать ККТ в инспекции, нужно:

1. подать заявление;
2. получить регистрационный номер ККТ;
3. отправить в ИФНС отчет о регистрации ККТ;
4. получить регистрационную карточку.

Подайте заявление в ИФНС. Есть два способа, чтобы подать заявление:

Способ 1. Подать заявление можно на бумаге. Для этого заполните форму, которая утверждена приказом ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484. Смотрите образец заполнения:

Подать заявление на бумаге можно в любую ИФНС лично, через представителя или по почте с описью вложения.

Способ 2. Подать заявление можно в электронной форме через кабинет на сайте ФНС или через своего оператора фискальных данных. Кабинет ККТ находится в личном кабинете налогоплательщика в разделе «Контрольно-кассовая техника». Формат заявления о регистрации ККТ утвержден приказом ФНС от 04.02.2020 № ЕД-7-20/69.

Новый формат вступил в силу 4 февраля 2020 года. При этом автоматизированная система ФНС пока продолжает поддерживать прежний формат, чтобы все смогли постепенно перейти на новую версию (информация ФНС от 05.02.2020).

Электронный документ подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью. Дата подачи заявления – дата его размещения в кабинете ККТ либо их передачи оператору фискальных данных. Датой подачи заявления в электронной форме будет дата его размещения в кабинете ККТ либо передачи оператору фискальных данных.

В заявлении укажите:

•  наименование модели, заводской номер ККТ;
  
•  наименование модели и заводской номер фискального накопителя;
  
•  номер автоматического устройства для расчетов;
  
•  сведения о применении ККТ в автономном режиме без передачи фискальных данных в ФНС;
  
•  сведения о применении ККТ только при оказании услуг;
  
•  сведения о применении ККТ только для расчетов в интернете;
  
•  сведения о применении ККТ в деятельности банковского платежного агента или платежного агента (субагента);
  
•  сведения о применении ККТ при приеме ставок, интерактивных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша;
  
•  сведения о применении ККТ при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша в лотерею;
  
•  сведения о применении ККТ при расчетах за маркированные товары.

Это следует из пунктов 1, 2, 10 и 12 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Получите регистрационный номер ККТ. Не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи заявления о регистрации, инспекция сообщит вам регистрационный номер ККТ.

В этот же день запишите в фискальный накопитель:

• регистрационный номер ККТ;
• полное наименование организации или фамилию, имя, отчество предпринимателя;
• сведения о ККТ, в том числе о фискальном накопителе, и иные сведения, необходимые для формирования отчета о регистрации.

Отправьте отчет о регистрации ККТ. После того как регистрационный номер и другие данные занесли в онлайн-кассу, сформируйте на ней отчет о регистрации. Он выгрузится автоматически. Не позднее следующего рабочего дня отправьте отчет в налоговую инспекцию на бумаге либо электронно через кабинет ККТ или через своего оператора фискальных данных.

Датой подачи отчета в электронной форме будет день, когда вы разместили его в кабинете ККТ либо передали спецоператору. В случае если в сведениях, необходимых для отчета о регистрации, была допущена ошибка, сформируйте отчет об изменении параметров регистрации и передайте в ИФНС сведения из этого отчета.

Получите карточку регистрации ККТ. В течение 10 рабочих дней с даты, когда вы направили заявление на регистрацию, налоговая инспекция должна прислать вам карточку регистрации ККТ. Инспекторы авторизуют пользователя ККТ и используемый фискальный накопитель, проверят достоверность предоставленных данных.

После этого данные из заявления внесут в журнал учета. Формат представления отчета о регистрации контрольно-кассовой техники в электронной форме в приказе ФНС от 12.04.2017 № ММВ-7-6/304@.

Карточку регистрации ККТ инспекция направит вам в электронной форме через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. Но вы можете обратиться в инспекцию и за бумажным экземпляром карточки.

Это следует из пунктов 3, 7, 11, 12 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

О том, как зарегистрировать ККТ по новым правилам, смотрите на сайте ФНС видеоролик с пошаговыми инструкциями.

Налоговая инспекция может отказать в регистрации ККТ, если:

• в реестре ККТ и реестре фискальных накопителей нет сведений о регистрируемой кассе и фискальном накопителе;
• ККТ числится как потерянная или украденная;
• в заявлении о регистрации (перерегистрации) или снятии с учета ККТ указаны недостоверные или неполные сведения.

Это следует из пунктов 13, 17 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Регистрируете онлайн-ККТ для работы в режиме без передачи чеков в налоговую инспекцию? Инспекция откажет в регистрации, если адрес места установки и работы онлайн-ККТ, который вы указали в заявлении, отсутствует в утвержденном перечне отдаленной от сети местности, где нет интернета.​

Онлайн-ККТ снимите с регистрационного учета, если:

• передаете ККТ другому пользователю;
• ККТ похитили или потеряли.

Об этом сказано в статье 1.1 и пункте 5 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ

Чтобы снять онлайн-ККТ с учета, в любую налоговую инспекцию подайте заявление:

• на бумаге по форме, утвержденной приказом ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484;
• в электронной форме через кабинет ККТ. В таком случае дата подачи заявления – день размещения заявления в кабинете ККТ.

Заявление подайте не позднее одного рабочего дня, следующего за днем, когда:

• отдали ККТ другому пользователю;
• обнаружили хищение или потерю ККТ.

Такие правила в пунктах 1 и 5 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В заявлении укажите:

• полное наименование организации или фамилию, имя, отчество предпринимателя;
• ИНН;
• наименование модели ККТ;
• заводской номер ККТ;
• сведения о хищении или потере ККТ (при наличии таких фактов).

Это следует из пункта 6 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

К заявлению приложите отчет о закрытии фискального накопителя. Такой отчет можно не предоставлять в случаях утраты или хищения ККТ, а также в случае поломки фискального накопителя вследствие заводского брака, если производитель подтвердил, что считать данные с накопителя невозможно.

Сведения, которые содержит заявление о снятии с учета ККТ, а также сведения из отчета о закрытии финансового накопителя вы можете передать в инспекцию в электронной форме через:

• кабинет ККТ;
• оператора фискальных данных.

Формат заявления о снятии с учета ККТ утвержден приказом ФНС от 04.02.2020 № ЕД-7-20/69. Новый формат вступил в силу 4 февраля 2020 года. При этом автоматизированная система ФНС пока продолжает поддерживать прежний формат, чтобы все смогли постепенно перейти на новую версию (информация ФНС от 05.02.2020).

Электронный документ подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью. Датой подачи указанных сведений считается дата размещения сведений в кабинете ККТ либо их передачи оператору фискальных данных.

Это следует из пункта 10 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Налоговая инспекция сформирует и направит пользователю карточку о снятии с учета ККТ в течение 10 рабочих дней с даты подачи заявления. Если инспекция снимает с учета ККТ в одностороннем порядке, она должна сформировать и отправить пользователю карточку в течение пяти рабочих дней. Дата, когда такую карточку сформируют, будет днем снятия ККТ с учета.

Сформированную карточку налоговая направит вам в электронной форме через:

• кабинет ККТ;
• оператора фискальных данных.

При этом вы можете обратиться в инспекцию за бумажным экземпляром карточки.

Это следует из пунктов 7, 8, 11, 12 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В карточке о снятии ККТ с учета укажут такие сведения:

• полное наименование организации или фамилию, имя, отчество (при его наличии) предпринимателя;
• ИНН пользователя;
• наименование модели ККТ;
• заводской номер ККТ;
• дату снятия ККТ с учета.

Это следует из пункта 9 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

ИФНС снимет с учета ККТ в одностороннем порядке без заявления пользователя в следующих случаях:

1. ИФНС выявила ККТ, которая не отвечает требованиям Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. При этом снятую с учета ККТ можно зарегистрировать повторно, но только после устранения нарушений (п. 15 ст. 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Компания должна в течение 30 календарных дней с даты снятия ККТ с учета предоставить в ИФНС фискальный накопитель для считывания содержащихся в нем фискальных данных.

2. Компания (ИП) ликвидируется (п. 18 ст. 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

3. У кассовой техники истек срок ключа фискального накопителя. В этом случае представьте в инспекцию все фискальные данные, которые хранятся в фискальном накопителе и которые не были переданы в ИФНС на момент снятия ККТ с учета. Срок для представления данных – в течение 60 календарных дней со дня снятия ККТ с учета. Если же фискальный накопитель сломан, представьте его на экспертизу изготовителю.

Изготовитель должен указать в экспертном заключении, можно ли считать фискальные данные. При положительном заключении представьте фискальные данные в инспекцию в течение 60 календарных дней с даты, когда ИФНС сняла ККТ с учета. Если же изготовитель указал в заключении, что фискальные данные считать невозможно, ничего передавать в инспекцию не нужно.

Такой порядок следует из пункта 16 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

​

Сведения, которые содержит заявление о перерегистрации ККТ, а также сведения из отчета об изменении параметров регистрации вы можете передать в инспекцию в электронной форме. Сделайте это через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. Формат заявления о перерегистрации ККТ утвержден приказом ФНС от 04.02.2020 № ЕД-7-20/69.

Новый формат вступил в силу 4 февраля 2020 года. При этом автоматизированная система ФНС пока продолжает поддерживать прежний формат, чтобы все смогли постепенно перейти на новую версию (информация ФНС от 05.02.2020).

 

Электронный документ подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью. Датой подачи указанных сведений считается день размещения сведений в кабинете ККТ или их передачи оператору фискальных данных.

Это следует из пункта 10 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

​Чтобы перерегистрировать онлайн-ККТ, в любую налоговую инспекцию подайте заявление по форме, утвержденной приказом ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484.

Заявление подайте на бумаге или в электронной форме через кабинет ККТ. Дата подачи – день размещения заявления в кабинете ККТ. В заявлении укажите сведения, которые указывали при регистрации ККТ и в которые вносите изменения. Это следует из пунктов 4 и 12 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если перерегистрируете ККТ при замене фискального накопителя, то вместе с заявлением подайте:

• отчет об изменении параметров регистрации ККТ;
• отчет о закрытии фискального накопителя. Такой отчет можно не представлять, если фискальный накопитель сломался и изготовитель подтвердил, что фискальные данные с него считать невозможно.

Налоговая инспекция в свою очередь авторизирует пользователя и фискальный накопитель, а также проверит достоверность предоставленных данных. После этого данные из заявления она внесет в журнал учета и сформирует новую карточку регистрации ККТ.​​

На титульном листе заявления нужно указать причину перерегистрации. Причины обозначены кодами:

Если причин перерегистрации несколько, отметьте все причины. Однако нельзя одновременно указать причины с кодами «5» и «6». Об этом – в пункте 8 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484.

Инспекция сформирует новую карточку о регистрации ККТ в течение 10 рабочих дней с даты подачи заявления. Дата формирования такой карточки – день перерегистрации ККТ.

Налоговая инспекция направит сформированную карточку в электронной форме через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. На эту операцию у нее пять дней с даты формирования карточки. При этом вы можете обратиться в инспекцию за бумажным экземпляром карточки.

Это следует из пунктов 1, 4, 7, 8, 11, 12 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Налоговая инспекция откажет в перерегистрации ККТ, если в заявлении о перерегистрации указаны недостоверные или неполные сведения. Это следует из пункта 17 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Действия и бездействие должностных лиц налоговых инспекций, а также их решения в процессе работы с ККТ обжалуйте в досудебном порядке. Жалобу подавайте на действия (бездействие) должностных лиц:

• налоговых инспекций – в УФНС;
• УФНС – в ФНС.

Об этом сказано в пункте 104 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина от 29.06.2012 № 94н.

Порядок подачи жалобы и ее рассмотрения представлен в пунктах 105-111 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина от 29.06.2012 № 94н.

Кроме того, действия должностных лиц налоговых инспекций и их решения по работе с ККТ можно обжаловать через суд (ст. 14 Закона от 21.03.1991 № 943-1, ст. 197 АПК).

Организации и предприниматели могут не посещать налоговую инспекцию, чтобы зарегистрировать и снять с учета ККТ. Сделать это можно удаленно через кабинет ККТ.

Через кабинет ККТ организации и предприниматели могут:

• зарегистрировать, перерегистрировать, снять с учета ККТ;
• сформировать отчет о регистрации;
• направить сведения о модели ККТ, фискальном накопителе;
• направить запрос в ИФНС.

Информацию и документы, которые представляете через кабинет ККТ, подписывайте усиленной квалифицированной электронной подписью.

Сроки, чтобы представить документы через кабинет ККТ, смотрите в таблице:

Разместить информацию или документ в кабинете ККТ не получится, если:

• нет усиленной квалифицированной электронной подписи;
• не приложили документы и их копии, если они необходимы;
• информация или документ не соответствует формату, который размещен в кабинете ККТ.

Дата предоставления информации и документов – дата их размещения в кабинете ККТ. Факт предоставления подтвердит квитанция о приеме. Ее увидите в кабинете. Если налоговая инспекция выявит несоответствие, то разместят квитанцию об отказе в приеме.

Об этом – в приказе ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/483.

Письменно зафиксируйте тот факт, что не пробили кассовый чек. Сделать это можно в акте, объяснительной или служебной записке. Документ составьте в произвольной форме и укажите в нем:

•  дату и время, когда совершили нарушение;
  
•  причину, по которой не пробили чек;
  
•  сведения о кассовом аппарате, на котором не пробили чек;
  
•  сумму выручки, на которую не пробили чек;
  тип оплаты наличными или безналичными;
  
•  ставку НДС и сумму налога, если реализация облагается налогом.

Когда не пробили выручку по кассе, оформите чек коррекции с признаком расчета «приход». Применяйте чеки коррекции при любом формате фискальных данных (ФФД 1.05 и ФФД 1.1). Каждую корректируемую сумму расчета отражайте в кассовом чеке коррекции отдельной строкой.

Указывать в чеке коррекции общую сумму по всем расчетам нельзя (письма ФНС от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240, от 07.12.2017 № ЕД-4-20/24899).

Реквизиты, которые должны быть в чеке коррекции

Направьте в ИФНС заявление о допущенном нарушении. Документ составьте в произвольной форме. Опишите в нем обстоятельства нарушения и сообщите, что исправили ошибку. Приложите к заявлению копии чеков коррекции. Если вы пробили чек коррекции на общую сумму, дополнительно представьте сведения и документы, которые позволят идентифицировать расчет.

Например, акт или служебную записку с подробным описанием обстоятельств нарушения. Об этом – в письме ФНС от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240.

Срок для отправки заявления – три календарных дня. Но, чтобы избежать штрафа, в интересах налогоплательщика направить документ сразу же после того, как он обнаружил, что не пробил чек и оформил чек коррекции.

Направить заявление в ИФНС можно любым удобным способом: лично, по почте, в форме электронного документа. Сейчас ФНС готовит специальный функционал, и скоро можно будет отправлять такие сообщения через личный кабинет ККТ.

Чтобы избежать штрафа, нужно пробить чеки коррекции на все проданные без кассы товары, работы и услуги, а также сообщить о нарушении в ИФНС. Это нужно сделать до того, как инспекторы сами обнаружат неучтенную выручку. Об этом – в примечании к статье 14.5 КоАП.

Если инспекторы сами узнают о неучтенной выручке, например, от покупателя, которому не выдали чек, то направят продавцу предписание. Продавец в такой ситуации также будет обязан пробить чек коррекции, но это не освободит его от штрафа по статье 14.5 КоАП.

Какого-либо строгого порядка по допуску к работе с кассой сейчас нет. Раньше такой порядок существовал. В настоящее время часть указанных ниже требований соблюдают добровольно. Выделим основные.

К работе на ККТ допускают сотрудников, например, кассиров-операционистов, которые ознакомились с Типовыми правилами эксплуатации ККТ. С этими сотрудниками также нужно заключить договоры о полной материальной ответственности.

Это следует из положений пункта 2.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104, которые применяют в части, не противоречащей Закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Издавать документы об обучении работе с ККТ не надо. Достаточно завести журнал, в котором сотрудники поставят подпись о том, что ознакомлены с правилами работы на ККТ.

Перед началом работы кассиру-операционисту нужно выдать:

•  ключи от кассовой кабины;
  
•  ключи от денежного ящика;
  
•  необходимые расходные материалы (чековую и контрольную ленты, ленту для печатающего устройства, чистящие средства и т. п.);
  
•  разменную монету и купюры.

Прежде чем принять оплату от покупателя, сформируйте отчет об открытии смены. Касса автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке ККТ получит подтверждение приема документа оператором. После этого можно приступить к расчетам с покупателями.

Это следует из пунктов 2 и 3 статьи 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Часы кассового аппарата настройте в соответствии с часовым поясом.

Изготовители кассовой техники оборудуют аппараты встроенными часами реального времени. При регистрации ККТ вы указываете адрес местонахождения ККТ. Время запрограммируйте с учетом вашего часового пояса. То есть в кассовом чеке должно быть местное время и дата покупки.

Это следует из пункта 1 статьи 4, пункта 1 статьи 4.3, пункта 1 статьи 4.7, пункта 2 статьи 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Аналогичные разъяснения – в письме Минфина от 05.05.2017 № 03-01-15/28072.

При расчетах с каждым покупателем кассир-операционист обязан:

• определить итоговую сумму покупки по показаниям индикатора кассовой техники и назвать ее покупателю;
• получить деньги, четко назвать их сумму и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя;
• провести операцию через онлайн-ККТ на полученную сумму;
• назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком или бланком строгой отчетности.

Чек или бланк строгой отчетности выдайте:

• на бумаге, документ распечатайте на ККТ;
• и (или) в электронной форме, документ на ККТ не печатайте, а перешлите его на абонентский номер или адрес электронной почты покупателя.

Это следует из статьи 1.2, пункта 2 статьи 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, пункта 5 протокола Минфина от 24.11.2016 № 10.

Если возник спор о неправильной сдаче, покупатель может потребовать снять показания кассы. Делать это без разрешения руководителя организации, его заместителя или заведующего секцией кассир-операционист не вправе.

Чек пробейте в момент расчета и передайте его покупателю. Если покупатель расплачивается наличными, чек сформируйте, когда примете от него деньги. Когда оплата по карте – пробить чек нужно, когда получили подтверждение об оплате. Чек покупателю передайте сразу же.

Чек нужно формировать сразу в момент расчета: пользователю придет мгновенно уведомление банка или процессинг-уведомление о том, что платеж исполнен. Сразу же в этот момент кассовый чек нужно отправить на электронный адрес покупателя или его абонентский номер.

Чек нужно пробить до передачи товара, но не позже следующего рабочего дня после расчета (п. 5.4 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

При оплате за коммунальные услуги чек нужно пробить в течение пяти рабочих дней с даты, когда деньги поступили на расчетный счет (п. 5.10 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Когда передать чек покупателю, зависит от того, что покупатель оплачивает и предоставил ли он данные для отправки электронного чека.

Это предусмотрено пунктами 5.3, 5.10 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Чек можно не выдавать и не направлять покупателю при расчетах:

• с использованием электронных средств платежа с применением автоматических устройств при оказании услуг по перевозке;
• за товар (кроме подакцизной продукции, технически сложных или подлежащих обязательной маркировке товаров) с использованием устройств, которые выдают товар;
• за услуги с использованием автоматических устройств;
• за коммунальные услуги, оплаченные в безналичном порядке, если клиент не запросил чек.

С 1 февраля 2020 года при расчетах за товары через устройства, которые их выдают, чек можно будет не выдавать при условии, что на дисплеях таких автоматов отображается QR-код для считывания кассового чека. До этой даты такое требование не обязательно.

Чек можно не выдавать, если, помимо вышесказанного, на корпусе автоматического устройства для расчетов есть легко читаемый заводской номер этого устройства. Номер должен быть расположен в месте, доступном для осмотра без перемещения или разборки автоматического устройства для расчетов.

Об этом сказано в пунктах 5.1 и 5.2, 5.10 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, пункте 3 статьи 4 Закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ, письме Минфина от 03.08.2018 № 03-01-15/55032.

Организации и ИП, которые выдают БСО, утвержденные законодательством, могут выдавать покупателю чек одним из способов:

1. Выдавать бумажный БСО и кассовый чек.

2. Выдавать покупателю бумажный БСО с напечатанными на нем QR-кодом или реквизитами чека:

•  дата и время расчета;
  
•  порядковый номер фискального документа;
  
•  признак расчета;
  
•  сумма расчета;
  
•  заводской номер фискального накопителя;
  
•  фискальный признак документа.

В этом случае обязанность по выдаче чека клиенту будет исполнена и дополнительно направлять клиенту чек не нужно.

3. Формировать бланк с помощью автоматизированной системы БСО.

Об этом – в пункте 5.8 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Водители и кондукторы, которые продают билеты в салонах пассажирского транспорта, могут применять один из способов:

1.  Выдавать пассажирам бумажный билет или талон с напечатанной на нем ссылкой или кодом. По ним пассажир сможет получить электронный чек. Эта ссылка или код формируются автоматизированной системой на транспорте. При этом чек транспортная компания вправе пробить не в момент расчета, а в любое время в течение дня. Например, после того, как транспорт вернется из рейса, или в конце дня по всем поездкам. Пассажир сможет получить электронный чек на следующий день.
2.  Предоставить покупателю возможность считать QR-код с экрана смартфона или планшета.
3.  Направить на номер телефона или адрес почты:

– сведения, которые позволяют идентифицировать кассовый чек (регистрационный номер ККТ, сумму, дату и время расчета, фискальный признак документа);
– адрес сайта, по которому покупатель может получить электронный чек.

Об этом – в пунктах 5.7 и 5.9 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Можно применять один из способов:

1.  Выдать чек в общем порядке в момент расчета.
2.  Предоставить покупателю возможность считать QR-код с экрана смартфона или планшета. В этом случае покупатель получает чек самостоятельно.
3.  Направить на номер телефона или адрес почты:

– сведения, которые позволяют идентифицировать кассовый чек (регистрационный номер ККТ, сумму, дату и время расчета, фискальный признак документа);
– адрес сайта, по которому покупатель может получить электронный чек.

Об этом – в пунктах 5.6 и 5.7 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

При получении коммунальных платежей, включая оплату услуг ресурсоснабжающих организаций, чек выдавайте:

•  в общем порядке в момент расчета – если оплата наличными или с предъявлением ЭСП в присутствии клиента (например, при расчете картой в офисе организации);
  
•  по запросу клиента – при безналичных платежах без личного присутствия клиента. Это нужно сделать в течение пяти рабочих дней с даты такого запроса. У клиента есть три месяца на то, чтобы запросить чек.

Если в течение этого срока организация не получит запрос, обязанность по выдаче чека считается исполненной и чек можно не отправлять. Сам чек при таких платежах нужно пробить в течение пяти рабочих дней с даты, когда деньги поступили на счет.

Об этом – в пункте 5.10 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Отчет о закрытии рабочей смены сформируйте не позднее 24 часов после ее начала. Если прошло больше 24 часов после открытия смены, кассовый чек пробить не получится. В конце смены до прибытия инкассатора сформируйте отчет о закрытии смены на ККТ.

Онлайн-ККТ автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных (п. 2, 3 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Далее подготовьте и сдайте выручку старшему (главному) кассиру. Если организация небольшая (с одной–двумя операционными кассами), кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору. Это следует из пункта 2 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, пунктов 6.1, 6.3 

Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104, которые применяют в части, не противоречащей Закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если онлайн-касса сломалась или не работает по причине отключения электричества, торговлю нужно приостановить. Продавать товары, работы, услуги без применения ККТ и выдавать взамен кассового чека товарный чек, БСО или иной документ нельзя. Торговля при неработающей кассе – это административное нарушение, за которое предусмотрен штраф (ч. 2 ст. 14.5 КоАП).

Отметим, что к ответственности не привлекают, если в нарушении нет вины налогоплательщика. Однако в этом случае, по мнению налоговых органов, вина есть. Поскольку организация обязана организовать работу так, чтобы не нарушать законодательство. Например, на случай поломки кассы рекомендуют иметь подменную кассу. Если этого нет, то торговлю необходимо остановить до того, как восстановят работу кассы.

Вместе с тем, если вы решили продолжить торговлю без выдачи чеков, вы можете избежать ответственности, если успеете устранить нарушение и сообщить об этом в ИФНС до того, как инспекторы обнаружат, что вы торговали без кассы.

Однако это рискованно. Если работу кассы не получится возобновить через короткое время, инспекторы могут обнаружить, что вы работаете без кассы, раньше, чем вы успеете исправить нарушение и сообщить о нем. Например, кто-то из покупателей может сообщить в инспекцию. Кроме того, ИФНС может отслеживать работу касс в режиме онлайн.

И если в течение длительного времени к ней не будут поступать чеки, это вызовет подозрение и будет основанием для проверки. Поэтому, если вы решили продавать, не выбивая чеки, будьте готовы к возможным штрафам.

Если у вас есть резервная ККТ, зарегистрируйте (перерегистрируйте) ее на тот адрес, где торгуете, взамен сломанной.

Важно: если вы купили резервную кассу, то сразу ее не активируйте и не регистрируйте. Сделайте это при необходимости. Ведь срок действия фискального накопителя начинает идти с момента активации и регистрации онлайн-ККТ (п. 6 ст. 4.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Если касса сломалась в момент приема платежей, действуйте одним из способов (в зависимости от ситуации):

1. Платежи отражены и в учетной программе, и в фискальном накопителе. Но часть платежей не отправлена оператору фискальных данных. В этом случае нужно получить из фискального накопителя сведения о том, какие чеки отправлены оператору фискальных данных, а какие нет. Извлечь такую информацию сможет производитель фискального накопителя, или такую информацию можно получить у ОФД. Неотправленные чеки, выгруженные из фискального накопителя, направьте через кабинет ККТ в ФНС вместе с заявлением о сложившейся ситуации.

2. Данные о расчетах отражены только в учетной программе организации, но в фискальный накопитель не попали. В этом случае необходимо:
– пробить чек коррекции (БСО коррекции) с признаком расчета «приход» на сумму выручки, на каждую хозяйственную операцию, проведенную за время, когда не работала ККТ. Корректировку нужно сделать в открытой смене;
– отправить в налоговую сообщение с указанием причины неприменения ККТ в течение трех рабочих дней (подп. 11 п. 9 приказа ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/483). Также в сообщении нужно написать о проведенной корректировке и указать реквизиты чеков коррекции.
Сообщение нужно направить в ИФНС до того, как инспекторы сами обнаружат факт неприменения ККТ. В этом случае организацию не оштрафуют.

Такие разъяснения – на сайте ФНС в сообщениях от 30.08.2017 и от 20.12.2017, а также в письмах Минфина от 28.12.2017 № 03-01-15/88042, ФНС от 07.12.2017 № ЕД-4-20/24899.

С тех пор как перешли с обычных касс на онлайн-кассы, массовый технический сбой в работе кассовой техники был один раз – 20 декабря 2017 года.

В связи с этим событием ФНС выпустила официальное письмо, в котором разрешила работать без кассы и выдавать покупателю товарный чек или другой бумажный документ, подтверждающий покупку (письмо ФНС от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867).

Кроме того, ФНС разрешила после устранения сбоя пробить чек коррекции на общую сумму выручки, не проведенной по кассе. В этом случае организации и ИП освобождались от административной ответственности за неприменение кассы.

Однако учитывайте, что это было единовременное послабление для организаций и ИП в связи с внештатной ситуацией. Если аналогичный сбой повторится, скорее всего, ФНС выпустит очередное письмо. Если никаких разъяснений налоговой службы не будет, организация может по аналогии руководствоваться ранее выпущенными разъяснениями.

Однако необходимо отличать массовый технический сбой, когда вины пользователя не было, и обычную поломку кассы (см. что делать, если сломалась касса).

Если сломался фискальный накопитель, порядок действий такой.

Шаг 1. Подайте в ИФНС заявление о перерегистрации онлайн-кассы или снятии ее с учета. Срок – в течение пяти рабочих дней с даты поломки.

Шаг 2. Передайте фискальный накопитель изготовителю на экспертизу. Срок не установлен, но при этом определен максимальный срок для предоставления сведений из фискального накопителя – 60 дней.

Поэтому безопаснее это сделать сразу после того, как представите в ИФНС заявление, чтобы уложиться в срок подачи в налоговую сведений о результатах. Если производитель уклоняется от обязанности провести экспертизу и выдать заключение, обратитесь в налоговую инспекцию и подробно опишите ситуацию.

В этом случае налоговый орган вынесет соответствующее предписание, которое обяжет его исполнить требование законодательства. 

Шаг 3. Получите заключение по результатам экспертизы от изготовителя. Изготовитель направит его пользователю ККТ и в ИФНС в течение 30 календарных дней со дня получения фискального накопителя.

Если поломка произошла по причине заводского брака, пользователь не должен платить за экспертизу.

Шаг 4. Направьте в ИФНС сведения из фискального накопителя, если по результатам экспертизы установлено, что данные с фискального накопителя можно считать. Срок – в течение 60 календарных дней с даты подачи заявления о перерегистрации или снятии с учета кассы.

Если изготовитель подтвердил, что данные с фискального накопителя нельзя считать, ничего в ИФНС подавать не нужно.

Такой порядок предусмотрен пунктом 8.1 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и разъяснен в письме ФНС от 12.12.2018 № ЕД-4-20/24091.

Продавец у себя чеки хранить не должен. Ведь чек он обязан выдать покупателю в момент расчета (п. 1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Обязанность хранить чеки и другие фискальные документы, например отчеты о закрытии смены, законодательством не установлена.

Однако по желанию отчет о закрытии смены организация может распечатывать и хранить определенное время, если это нужно для учета.

Покупатели-физлица могут хранить кассовый чек в течение срока, когда они могут вернуть товар.

По законодательству этот срок составляет 14 дней с момента покупки (п. 1 ст. 502 ГК, ст. 25 Закона от 07.02.1992 № 2300-1, п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства от 19.01.1998 № 55). Дольше хранить чек нет необходимости.

Покупатели – организации и ИП должны хранить чеки не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Однако чеки быстро выцветают и становятся нечитаемыми уже через несколько месяцев.

Чтобы исполнить обязанность по хранению чека, рекомендуем просить продавца, чтобы он направлял чеки в электронном виде. Для этого подотчетный сотрудник до момента расчета должен назвать продавцу номер мобильного телефона или адрес электронной почты (п. 2 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).1

Еще один способ получить чек в электронном виде – считать со смартфона или планшета продавца QR-код.

Это возможно для случаев дистанционной торговли, удаленных услуг и также при проезде в общественном транспорте (п. 3.1 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Если все же электронный чек получить не удалось, как только подотчетный сотрудник принес бумажный чек, сразу запишите и сохраните следующие реквизиты чека:

•  тип операции (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);
  
•  дату и время расчета;
  
•  итоговую сумму по чеку;
  
•  № ФН;
  
•  № ФД;
  
•  № ФПД.

По этим реквизитам можно найти и сохранить электронный чек через мобильное приложение ФНС «Проверка чека». Также электронный чек можно получить через специальное онлайн-приложение оператора фискальных данных (если такие данные указаны в чеке).

Еще один вариант сохранить чек – сразу снять копию с бумажного чека и подшить ее к оригиналу.

ККТ с функцией передачи фискальных данных в инспекцию позволяет контролировать кассовую выручку организаций и предпринимателей удаленно.

Право проводить удаленные проверки с помощью автоматизированных систем закреплено пунктом 2 статьи 7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В рамках проверки применения ККТ инспекторы проверяют, соблюдает ли организация или предприниматель:

• требования к ККТ;
• порядок регистрации ККТ;
• порядок применения ККТ.

Об этом – в пункте 1 статьи 7 Закона от 21.03.1991 № 943-1, пункте 1 статьи 7 и статье 9 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

 

Налоговые инспекции в рамках проверки кассовых операций вправе взаимодействовать с МВД и ФСБ (п. 5 ст. 7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Порядок применения ККТ может проверить инспекция, в которой компания или ИП на учете не состоит. Это возможно, если данная инспекция находится в непосредственном подчинении вышестоящего налогового органа, который инициировал данную проверку (определение Верховного суда от 01.10.2018 № 305-АД18-9558, п. 23 Обзора правовых позиций ФНС от 08.10.2018, информация ФНС от 12.10.2018).

В рамках проверки правильности применения ККТ инспекторы применяют следующие административные процедуры.

1. Проводят мониторинг расчетов с применением ККТ.
2. Наблюдают за применением ККТ.
3. Проверяют полноту учета выручки, правильность учета наличных денежных средств.
4. Проверяют деятельность операторов фискальных данных.
5. Проверяют оформление и выдачу кассовых чеков и БСО. Факт выдачи (невыдачи) покупателям кассовых чеков инспекторы проверяют на основании жалоб покупателей. Кроме того, налоговые инспекторы могут проводить контрольные закупки.
6. Запрашивают пояснения, справки, сведения и документы, в том числе через кабинет ККТ. Дата получения запроса через кабинет ККТ — день его размещения. Рекомендуемый формат заявления о представлении фискальных документов в электронной форме утвержден приказом ФНС от 04.02.2020 № ЕД-7-20/69. Новый формат вступили в силу 4 февраля 2020 года. При этом автоматизированная система ФНС продолжает поддерживать предыдущую версию формата до перехода пользователей на новую версию (информация ФНС от 05.02.2020).
7. Получают доступ к данным в базе оператора фискальных данных и доступ к ККТ. Инспекция вправе считывать информацию с фискального накопителя. Его данные сверят с информацией оператора фискальных данных. Такие процедуры могут проводить в автоматизированном режиме.

Об этом – в пункте 2 статьи 7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Оператор фискальных данных обязан обеспечить круглосуточный онлайн-доступ налоговых инспекций к своей базе с фискальной информацией (абз. 3 п. 2 ст. 4.5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). 

Порядок организации такого доступа утвержден приказом ФНС от 14.12.2017 № ММВ-7-20/1061.

Кроме того, оператор обязан предоставить информацию и документы:

• по запросам в рамках предоставления доступа к фискальным данным (абз. 3 п. 2 ст. 4.5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ);
• мотивированным запросам при проведении налоговой инспекцией контроля за применением ККТ (абз. 2 п. 8 ст. 4.5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Запросы в рамках предоставления доступа к фискальным данным

В этом случае оператор обязан предоставить любые фискальные данные, которые поступают ему в базу с онлайн-ККТ от пользователей. Например, сведения о расчетах, об организации или индивидуальном предпринимателе, о ККТ. Такие данные оператор должен предоставить в том же формате, в котором получил запрос: в электронном виде или на бумаге.

Представить запрашиваемые данные оператор должен в срок:

• не позднее 24 часов с момента получения электронного запроса;
• не позднее 3 календарных дней со дня получения запроса на бумаге.

Это следует из пунктов 7, 9, 12 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.12.2017 № ММВ-7-20/1061.

Мотивированные запросы в рамках контроля и надзора

По таким запросам оператор обязан предоставить информацию и документы, перечень которых приведен в приложении 1 к приказу ФНС от 25.01.2018 № ММВ-7-20/44. А именно:

• фискальные документы;
• информацию из базы фискальных данных;
• информацию об обезличенных фискальных данных, которые оператор фискальных данных обработал в статистических или исследовательских целях;
• информацию о регистрации, перерегистрации и снятии с учета ККТ через оператора;
• информацию о расторжении или изменении договора на обработку фискальных данных с пользователем;
• иные сведения, сформированные ККТ или техническими средствами оператора.

Порядок, форма и формат представления сведений и документов утвержден также приказом ФНС от 25.01.2018 № ММВ-7-20/44.

Чтобы зарегистрировать ККТ в инспекции, нужно:

1. подать заявление;
2. получить регистрационный номер ККТ;
3. отправить в ИФНС отчет о регистрации ККТ;
4. получить регистрационную карточку.

Подайте заявление в ИФНС. Есть два способа, чтобы подать заявление:

Способ 1. Подать заявление можно на бумаге. Для этого заполните форму, которая утверждена приказом ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484.

Подать заявление на бумаге можно в любую ИФНС лично, через представителя или по почте с описью вложения.

Способ 2. Подать заявление можно в электронной форме через кабинет на сайте ФНС или через своего оператора фискальных данных. Кабинет ККТ находится в личном кабинете налогоплательщика в разделе «Контрольно-кассовая техника». Формат заявления о регистрации ККТ утвержден приказом ФНС от 04.02.2020 № ЕД-7-20/69.

Новый формат вступил в силу 4 февраля 2020 года. При этом автоматизированная система ФНС пока продолжает поддерживать прежний формат, чтобы все смогли постепенно перейти на новую версию (информация ФНС от 05.02.2020).

Электронный документ подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью. Дата подачи заявления – дата его размещения в кабинете ККТ либо их передачи оператору фискальных данных. Датой подачи заявления в электронной форме будет дата его размещения в кабинете ККТ либо передачи оператору фискальных данных.

В заявлении укажите:

•  наименование модели, заводской номер ККТ;
  
•  наименование модели и заводской номер фискального накопителя;
  
•  номер автоматического устройства для расчетов;
  
•  сведения о применении ККТ в автономном режиме без передачи фискальных данных в ФНС;
  
•  сведения о применении ККТ только при оказании услуг;
  
•  сведения о применении ККТ только для расчетов в интернете;
  
•  сведения о применении ККТ в деятельности банковского платежного агента или платежного агента (субагента);
  
•  сведения о применении ККТ при приеме ставок, интерактивных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша;
  
•  сведения о применении ККТ при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша в лотерею;
  
•  сведения о применении ККТ при расчетах за маркированные товары.

Это следует из пунктов 1, 2, 10 и 12 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Получите регистрационный номер ККТ. Не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи заявления о регистрации, инспекция сообщит вам регистрационный номер ККТ.

В этот же день запишите в фискальный накопитель:

• регистрационный номер ККТ;
• полное наименование организации или фамилию, имя, отчество предпринимателя;
• сведения о ККТ, в том числе о фискальном накопителе, и иные сведения, необходимые для формирования отчета о регистрации.

Отправьте отчет о регистрации ККТ. После того как регистрационный номер и другие данные занесли в онлайн-кассу, сформируйте на ней отчет о регистрации. Он выгрузится автоматически. Не позднее следующего рабочего дня отправьте отчет в налоговую инспекцию на бумаге либо электронно через кабинет ККТ или через своего оператора фискальных данных.

Датой подачи отчета в электронной форме будет день, когда вы разместили его в кабинете ККТ либо передали спецоператору. В случае если в сведениях, необходимых для отчета о регистрации, была допущена ошибка, сформируйте отчет об изменении параметров регистрации и передайте в ИФНС сведения из этого отчета.

Получите карточку регистрации ККТ. В течение 10 рабочих дней с даты, когда вы направили заявление на регистрацию, налоговая инспекция должна прислать вам карточку регистрации ККТ. Инспекторы авторизуют пользователя ККТ и используемый фискальный накопитель, проверят достоверность предоставленных данных. После этого данные из заявления внесут в журнал учета. 

Формат представления отчета о регистрации контрольно-кассовой техники в электронной форме в приказе ФНС от 12.04.2017 № ММВ-7-6/304@.

Карточку регистрации ККТ инспекция направит вам в электронной форме через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. Но вы можете обратиться в инспекцию и за бумажным экземпляром карточки.

Это следует из пунктов 3, 7, 11, 12 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

О том, как зарегистрировать ККТ по новым правилам, смотрите на сайте ФНС видеоролик с пошаговыми инструкциями.

Налоговая инспекция может отказать в регистрации ККТ, если:

• в реестре ККТ и реестре фискальных накопителей нет сведений о регистрируемой кассе и фискальном накопителе;
• ККТ числится как потерянная или украденная;
• в заявлении о регистрации (перерегистрации) или снятии с учета ККТ указаны недостоверные или неполные сведения.

Это следует из пунктов 13, 17 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Регистрируете онлайн-ККТ для работы в режиме без передачи чеков в налоговую инспекцию? Инспекция откажет в регистрации, если адрес места установки и работы онлайн-ККТ, который вы указали в заявлении, отсутствует в утвержденном перечне отдаленной от сети местности, где нет интернета.​

Онлайн-ККТ снимите с регистрационного учета, если:

• передаете ККТ другому пользователю;
• ККТ похитили или потеряли.

Об этом сказано в статье 1.1 и пункте 5 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Чтобы снять онлайн-ККТ с учета, в любую налоговую инспекцию подайте заявление:

• на бумаге по форме, утвержденной приказом ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484;
• в электронной форме через кабинет ККТ. В таком случае дата подачи заявления – день размещения заявления в кабинете ККТ.

Заявление подайте не позднее одного рабочего дня, следующего за днем, когда:

• отдали ККТ другому пользователю;
• обнаружили хищение или потерю ККТ.

Такие правила в пунктах 1 и 5 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В заявлении укажите:

• полное наименование организации или фамилию, имя, отчество предпринимателя;
• ИНН;
• наименование модели ККТ;
• заводской номер ККТ;
• сведения о хищении или потере ККТ (при наличии таких фактов).

Это следует из пункта 6 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

К заявлению приложите отчет о закрытии фискального накопителя. Такой отчет можно не предоставлять в случаях утраты или хищения ККТ, а также в случае поломки фискального накопителя вследствие заводского брака, если производитель подтвердил, что считать данные с накопителя невозможно.

Сведения, которые содержит заявление о снятии с учета ККТ, а также сведения из отчета о закрытии финансового накопителя вы можете передать в инспекцию в электронной форме через:

• кабинет ККТ;
• оператора фискальных данных.

Формат заявления о снятии с учета ККТ утвержден приказом ФНС от 04.02.2020 № ЕД-7-20/69. Новый формат вступил в силу 4 февраля 2020 года. При этом автоматизированная система ФНС пока продолжает поддерживать прежний формат, чтобы все смогли постепенно перейти на новую версию (информация ФНС от 05.02.2020).

Электронный документ подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью. Датой подачи указанных сведений считается дата размещения сведений в кабинете ККТ либо их передачи оператору фискальных данных.

Это следует из пункта 10 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Налоговая инспекция сформирует и направит пользователю карточку о снятии с учета ККТ в течение 10 рабочих дней с даты подачи заявления. Если инспекция снимает с учета ККТ в одностороннем порядке, она должна сформировать и отправить пользователю карточку в течение пяти рабочих дней. Дата, когда такую карточку сформируют, будет днем снятия ККТ с учета.

Сформированную карточку налоговая направит вам в электронной форме через:

• кабинет ККТ;
• оператора фискальных данных.

При этом вы можете обратиться в инспекцию за бумажным экземпляром карточки.

Это следует из пунктов 7, 8, 11, 12 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В карточке о снятии ККТ с учета укажут такие сведения:

• полное наименование организации или фамилию, имя, отчество (при его наличии) предпринимателя;
• ИНН пользователя;
• наименование модели ККТ;
• заводской номер ККТ;
• дату снятия ККТ с учета.

Это следует из пункта 9 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

ИФНС снимет с учета ККТ в одностороннем порядке без заявления пользователя в следующих случаях:

1.  ИФНС выявила ККТ, которая не отвечает требованиям Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. При этом снятую с учета ККТ можно зарегистрировать повторно, но только после устранения нарушений (п. 15 ст. 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Компания должна в течение 30 календарных дней с даты снятия ККТ с учета предоставить в ИФНС фискальный накопитель для считывания содержащихся в нем фискальных данных.
2.  Компания (ИП) ликвидируется (п. 18 ст. 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
3.  У кассовой техники истек срок ключа фискального накопителя. В этом случае представьте в инспекцию все фискальные данные, которые хранятся в фискальном накопителе и которые не были переданы в ИФНС на момент снятия ККТ с учета. Срок для представления данных – в течение 60 календарных дней со дня снятия ККТ с учета. Если же фискальный накопитель сломан, представьте его на экспертизу изготовителю. Изготовитель должен указать в экспертном заключении, можно ли считать фискальные данные.

При положительном заключении представьте фискальные данные в инспекцию в течение 60 календарных дней с даты, когда ИФНС сняла ККТ с учета. Если же изготовитель указал в заключении, что фискальные данные считать невозможно, ничего передавать в инспекцию не нужно.

Такой порядок следует из пункта 16 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

​​

Сведения, которые содержит заявление о перерегистрации ККТ, а также сведения из отчета об изменении параметров регистрации вы можете передать в инспекцию в электронной форме. Сделайте это через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. Формат заявления о перерегистрации ККТ утвержден приказом ФНС от 04.02.2020 № ЕД-7-20/69. Новый формат вступил в силу 4 февраля 2020 года. При этом автоматизированная система ФНС пока продолжает поддерживать прежний формат, чтобы все смогли постепенно перейти на новую версию (информация ФНС от 05.02.2020).

Электронный документ подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью. Датой подачи указанных сведений считается день размещения сведений в кабинете ККТ или их передачи оператору фискальных данных.

Это следует из пункта 10 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

​Чтобы перерегистрировать онлайн-ККТ, в любую налоговую инспекцию подайте заявление по форме, утвержденной приказом ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484. Заявление подайте на бумаге или в электронной форме через кабинет ККТ. Дата подачи – день размещения заявления в кабинете ККТ. В заявлении укажите сведения, которые указывали при регистрации ККТ и в которые вносите изменения. Это следует из пунктов 4 и 12 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если перерегистрируете ККТ при замене фискального накопителя, то вместе с заявлением подайте:

• отчет об изменении параметров регистрации ККТ;
• отчет о закрытии фискального накопителя. Такой отчет можно не представлять, если фискальный накопитель сломался и изготовитель подтвердил, что фискальные данные с него считать невозможно.

Налоговая инспекция в свою очередь авторизирует пользователя и фискальный накопитель, а также проверит достоверность предоставленных данных. После этого данные из заявления она внесет в журнал учета и сформирует новую карточку регистрации ККТ.​​

На титульном листе заявления нужно указать причину перерегистрации. Причины обозначены кодами:

Если причин перерегистрации несколько, отметьте все причины. Однако нельзя одновременно указать причины с кодами «5» и «6». Об этом – в пункте 8 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484.

Инспекция сформирует новую карточку о регистрации ККТ в течение 10 рабочих дней с даты подачи заявления. Дата формирования такой карточки – день перерегистрации ККТ.

Налоговая инспекция направит сформированную карточку в электронной форме через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. На эту операцию у нее пять дней с даты формирования карточки. При этом вы можете обратиться в инспекцию за бумажным экземпляром карточки.

Это следует из пунктов 1, 4, 7, 8, 11, 12 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Налоговая инспекция откажет в перерегистрации ККТ, если в заявлении о перерегистрации указаны недостоверные или неполные сведения. Это следует из пункта 17 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Действия и бездействие должностных лиц налоговых инспекций, а также их решения в процессе работы с ККТ обжалуйте в досудебном порядке. Жалобу подавайте на действия (бездействие) должностных лиц:

• налоговых инспекций – в УФНС;
• УФНС – в ФНС.

Об этом сказано в пункте 104 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина от 29.06.2012 № 94н.

Порядок подачи жалобы и ее рассмотрения представлен в пунктах 105-111 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина от 29.06.2012 № 94н.

Кроме того, действия должностных лиц налоговых инспекций и их решения по работе с ККТ можно обжаловать через суд (ст. 14 Закона от 21.03.1991 № 943-1, ст. 197 АПК).

Организации и предприниматели могут не посещать налоговую инспекцию, чтобы зарегистрировать и снять с учета ККТ. Сделать это можно удаленно через кабинет ККТ. Через кабинет ККТ организации и предприниматели могут:

• зарегистрировать, перерегистрировать, снять с учета ККТ;
• сформировать отчет о регистрации;
• направить сведения о модели ККТ, фискальном накопителе;
• направить запрос в ИФНС.

Информацию и документы, которые представляете через кабинет ККТ, подписывайте усиленной квалифицированной электронной подписью.

Сроки, чтобы представить документы через кабинет ККТ, смотрите в таблице:

Разместить информацию или документ в кабинете ККТ не получится, если:

• нет усиленной квалифицированной электронной подписи;
• не приложили документы и их копии, если они необходимы;
• информация или документ не соответствует формату, который размещен в кабинете ККТ.

Дата предоставления информации и документов – дата их размещения в кабинете ККТ. Факт предоставления подтвердит квитанция о приеме. Ее увидите в кабинете. Если налоговая инспекция выявит несоответствие, то разместят квитанцию об отказе в приеме.

Об этом – в приказе ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/483.

При работе с онлайн-ККТ не обязательно применять формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Дело в том, что фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-ККТ, полностью заменяют информацию из форм КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9.

Такие разъяснения – в письмах Минфина от 13.08.2019 № 03-11-11/61091, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059).

Перед началом работы кассир-операционист из главной кассы организации получает разменную монету и купюры в необходимом для расчетов с покупателями количестве.Обеспечить кассира разменными деньгами должен директор или его заместители, администраторы. Порядок оборота разменных наличных денег (разменного фонда) утвердите приказом руководителя.

Разменные деньги, которые выдали из главной кассы, отразите в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5. Для подтверждения получения разменных монет и купюр кассир-операционист расписывается в графе 4 книги.

Это следует из пунктов 4, 4.5 и 7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, пунктов 3.8, 3.8.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104, указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

Кассовые аппараты позволяют регистрировать операции, которые не связаны с продажами или возвратом денег покупателю. Поэтому для контроля движения наличных в денежном ящике ККТ используйте нефискальные операции: «Внесение денег» и «Выплата денег».

Независимо от того, когда покупатель возвращает товар, на онлайн-ККТ пробейте чек с признаком «возврат прихода». Это нужно делать как при возврате в день покупки, так и когда возврат оформляете спустя какое-то время (например, на следующий день или через неделю).

Организация-продавец обязана заменить товар или вернуть деньги покупателю, если он предъявил хотя бы один из следующих документов:

• кассовый чек;
• товарный чек;
• иной документ, который подтверждает оплату.

Продавец вправе потребовать от покупателя предъявить документ, удостоверяющий его личность, для его идентификации. Когда покупатель не сможет предъявить ни один из этих документов, он вправе сослаться на свидетельские показания, чтобы подтвердить факт покупки товара у продавца. 

Если любым из этих способов покупатель сможет доказать, что он купил товар у данного продавца, организация должна будет заменить товар или вернуть деньги.

Такой порядок следует из пункта 1  Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У, пункта 6.1  Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, статьи 493 ГК и абзаца 3 пункта 1 статьи 25 Закона от 07.02.1992 № 2300-1.

При возврате денег на онлайн-ККТ оформите чек с признаком «возврат прихода» и выдайте его покупателю (письмо Минфина от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, 03-01-15/42315).

При этом не важно, покупатель возвращает товар надлежащего качества или нет. Чек через оператора фискальных данных поступит в налоговую инспекцию. Ведь ККТ применяют при расчетах с покупателями, а это не только получение наличных, но и их выдача.

Покупатель может вернуть только часть из приобретенных товаров. Например, он купил несколько товаров, а возвращает только один. В этом случае пробейте чек с признаком «возврат прихода» только на те позиции, которые покупатель возвращает. День покупки не имеет значения.

Вернуть деньги можно из любой операционной кассы магазина, где был ранее приобретен товар. Если у организации несколько магазинов, покупатель может вернуть товар в любом из них. Запрета на это в законодательстве нет. Возврат сделайте по кассовому чеку покупателя.

Выписывать на каждый возврат денег расходный кассовый ордер не нужно. Организация может выписать один РКО в конце смены на общую сумму возврата по кассовым чекам. Например, в течение дня поступила оплата наличными 200 000 руб. и были возвраты на сумму 20 000 руб. В таком случае оформите приходный ордер на 200 000 руб. и расходный ордер на 20 000 руб.

Такой порядок следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2, пункта 1 статьи 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, пунктов 4.1, 6.2 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Отметим, что, если покупатель расплачивался за товар картой, сумму возврата перечислите покупателю на банковскую карту. Вернуть наличными через кассу нельзя.

Это следует из пункта 1  Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У.

Если покупатель заменяет товар на другой с доплатой, на онлайн-ККТ оформите:

• чек с признаком «возврат прихода» на стоимость возвращенного товара;
• чек с признаком «приход» на стоимость товара, который передали взамен возвращенного.

В аналогичном порядке поступайте и в случае, когда товар на замену дешевле возвращаемого.

Возможна ситуация, когда необходимой суммы для возврата нет в денежном ящике. Тогда возьмите из главной кассы разменную монету и купюры в необходимом для расчетов с покупателями количестве.

Сам возврат товара оформите документами:

• заявлением покупателя о возврате товара в произвольной форме;
• накладной, например, по форме № ТОРГ-13. Составляют в двух экземплярах, подписывают и продавец, и покупатель. Именно этот документ будет основанием для корректировочных записей в учете.

Такой порядок установлен пунктом 10.3 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5, и рекомендован налоговым ведомством (см., например, письмо УФНС по г. Москве от 26.12.2006 № 22-12/115771).

До того как приедет инкассатор, кассир-операционист должен подготовить выручку и сформировать отчет о закрытии смены на онлайн-ККТ.Если организация небольшая, например с одной-двумя операционными кассами, кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору. В крупных организациях отчет и выручку сдают старшему или главному кассиру.

Такой порядок предусмотрен пунктами 4, 4.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, указаниями по заполнению формы № КО-5, утвержденными постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

В конце рабочей смены кассир-операционист формирует отчет о закрытии смены на онлайн-ККТ. Этот отчет касса автоматически направит оператору фискальных данных. Старшему кассиру главной кассы верните сумму денег, полученную в начале смены для размена и первоначальных расчетов с покупателями.

Такой возврат отразите в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5. В подтверждение возврата данной суммы старший кассир расписывается в графе 9.1

Такой порядок предусмотрен пунктом 6 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, пунктами 4, 4.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, указаниями по заполнению формы № КО-5, утвержденными постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

ККТ можно применять при расчетах, если она:

• есть в реестре;
• зарегистрирована в налоговой инспекции;
• соответствует техническим характеристикам, указанным в статье 4 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ;
• оборудована фискальным накопителем.

К кассовой технике, которую применяют для расчетов за маркированные товары, предусмотрены дополнительные требования. В частности, такая ККТ должна быть оборудована специальным фискальным накопителем, формировать запросы о коде маркировке, уведомление о реализации маркированного товара, принимать от оператора системы маркировки ответы на запросы и квитанции на уведомление в зашифрованном виде (п. 6.1 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Полный перечень требований к ККТ для маркированных товаров перечислен в пункте 1.1 статьи 4 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если пользователь работает в удаленных от сетей связи местностях, ККТ должна быть оборудована фискальным накопителем, который будет самостоятельно проверять достоверность кодов маркировки (абз. 2 п. 6.1 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Новые требования к ККТ вступили в силу с 6 августа 2019 года. В настоящее время кассовых аппаратов и фискальных накопителей с новыми функциями еще нет в продаже. Кроме того, закон устанавливает переходный период.

Старые кассы и фискальный накопитель можно применять до окончания срока действия его ключей фискального признака (п. 2.1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Об этом — в Информации ФНС от 19.11.2019 б/н и Информации на сайте «Налоговая политика и практика» от 31.10.2019.

Сведения о том, что кассу можно использовать для расчетов за маркированные товары, будут указывать в реестре ККТ (абз. 9 п. 2 ст. 3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Каждая онлайн-ККТ должна быть оборудована фискальным накопителем. Он должен быть исправен и опломбирован изготовителем. Это следует из статей 1.1, 4.1, 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Это устройство шифрует и защищает сведения о расчетах по кассе, записывает и хранит фискальные данные. Для расчетов за маркированные товары нужен специальный фискальный накопитель.

По сравнению с обычными ФН такой накопитель наделен дополнительными функциями, например, проверять достоверность кодов маркировки. Фискальные накопители, которые можно устанавливать в онлайн-ККТ, включены в специальный реестр.

В этом же реестре будет информация о том, что фискальный накопитель можно применять для расчетов за маркированные товары (абз. 8 п. 3 ст. 3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Новые требования к фискальному накопителю вступили в силу с 6 августа 2019 года. Однако они должны быть регламентированы приказом ФНС, который пока разрабатывается.1

Срок действия фискального накопителя ограничен. Какой выбрать фискальный накопитель, зависит от того, какую вы применяете систему налогообложения, а также от особенностей деятельности компании.

Виды фискальных накопителей в зависимости от срока их действия

Количество месяцев, которое производитель указывает на фискальном накопителе, – это максимальный срок службы. Реальный же срок может быть и меньше, это зависит от особенностей деятельности компании. Рассмотрим подробнее.

Компания применяет ОСНО

Компании на ОСНО вправе использовать ФН сроком не менее 13 месяцев. Фактически это означает, что они могут использовать ФН со сроком действия не менее 13 или 36 месяцев. Однако для ФН на 36 месяцев, используемого налогоплательщиком на ОСНО, производители ограничивают срок службы ключей до 410 дней или 560 дней при передаче данных (письмо ФНС от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2586).

Таким образом, ФН на 36 месяцев фактически проработает чуть больше 13 месяцев.

Компания применяет спецрежим или оказывает услуги

Компании и ИП на УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН и те, кто оказывает услуги, должны использовать только фискальный накопитель сроком не менее 36 месяцев.

Если же вы на спецрежиме и торгуете подакцизными товарами, то можно использовать ФН сроком не менее 13 или 36 месяцев. При этом если вы купите фискальный накопитель сроком на 36 месяцев, то он все равно при торговле подакцизными товарами прослужит 410 дней (письмо ФНС от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2586). Такое ограничение устанавливает производитель.

Компании и ИП на спецрежиме с сезонным характером работы вправе использовать ФН как на 36, так и на 13 месяцев. Понятие «сезонный (временный) характер работ» не утверждено законодательно. Организация самостоятельно должна определить, относится ее деятельность к сезонной (временной) или нет.

Если налогоплательщик указал, что его деятельность сезонная, то он вправе использовать фискальный накопитель со сроком действия менее 36 месяцев, а налоговая инспекция не может за это оштрафовать (письма ФНС от 28.05.2018 № ЕД-4-20/10222, от 23.05.2017 № ЕД-4-20/9679).1

Касса работает в автономном режиме

Организации и ИП, которые работают автономно без передачи фискальных документов через оператора фискальных данных, могут использовать ФН сроком на 13 или на 36 месяцев. При использовании ФН на 36 месяцев он прослужит 560 дней (чуть больше 18 месяцев).

Такое ограничение устанавливает производитель (письмо ФНС от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2586).

Таким образом, большинство организаций и предпринимателей могут использовать фискальные накопители как на 13, так и на 36 месяцев.

Но не всегда целесообразно покупать ФН на 36 месяцев из-за того, что срок его действия может быть органичен производителем:

•  до 410 дней – для ОСНО и тех, кто продает подакцизные товары и передает фискальные данные;
•  560 дней – для ККТ, которая без передачи данных.

В связи с пересчетом сроков действия ключа у фискального накопителя при покупке пользователю необходимо ознакомиться с паспортом ФН.

Кроме того, фискальный накопитель имеет ограничение по емкости своей памяти. Чем больше вы пробиваете чеков, тем меньше времени он прослужит.

Обратите внимание: с 1 января 2019 года формат фискальных документов версии 1.0 утратил силу. С этой даты нужно использовать в ККТ форматы фискальных документов версии 1.05 или 1.1.1

Реестры ККТ, фискальных накопителей ведет ФНС (п. 5.5.16, 5.5.17 положения, утв. постановлением Правительства от 30.09.2004 № 506).

Порядок ведения реестра, требования к его структуре и составу установлены статьей 3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.1

Все реестры ФНС размещает на официальном сайте. Посмотреть их можно здесь:

• реестр онлайн-ККТ;
• реестр фискальных накопителей.

Если вы регистрируете онлайн-ККТ, заключите договор с оператором фискальных данных. Список операторов, которые имеют разрешение на обработку фискальных данных, также есть на официальном сайте ФНС.1

Заключать договор с оператором не потребуется, если вы используете ККТ без передачи данных там, где нет связи (п. 7 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, приказ Минкомсвязи от 05.12.2016 № 616).

Если ККТ и фискальный накопитель есть в реестре, а закон установил новые требования для них, продолжайте их использовать. Из реестра их исключат через два года. Поэтому за этот срок приведите ККТ и фискальный накопитель в соответствие с требованиями закона.

Если этого не сделать, инспекция самостоятельно снимет ККТ с налогового учета. Об этом в пункте 8 статьи 1.2 и пункте 16 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если пропала сеть, онлайн-ККТ не передаст документ оператору фискальных данных. Учтите, что непереданные данные в фискальном накопителе хранятся в течение определенного срока, который устанавливает ФНС.

После чего касса заблокируется. Чтобы ее разблокировать, подключите ее к сети. Если нет непереданных документов, блокировки не будет. Это следует из пункта 4 статьи 4.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.