Какие кассовые аппараты использовать при расчетах

ККТ можно применять при расчетах, если она:

• есть в реестре;
• зарегистрирована в налоговой инспекции;
• соответствует техническим характеристикам, указанным в статье 4 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ;
• оборудована фискальным накопителем.

К кассовой технике, которую применяют для расчетов за маркированные товары, предусмотрены дополнительные требования. В частности, такая ККТ должна быть оборудована специальным фискальным накопителем, формировать запросы о коде маркировке, уведомление о реализации маркированного товара, принимать от оператора системы маркировки ответы на запросы и квитанции на уведомление в зашифрованном виде (п. 6.1 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Полный перечень требований к ККТ для маркированных товаров перечислен в пункте 1.1 статьи 4 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если пользователь работает в удаленных от сетей связи местностях, ККТ должна быть оборудована фискальным накопителем, который будет самостоятельно проверять достоверность кодов маркировки (абз. 2 п. 6.1 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Новые требования к ККТ вступили в силу с 6 августа 2019 года. В настоящее время кассовых аппаратов и фискальных накопителей с новыми функциями еще нет в продаже. Кроме того, закон устанавливает переходный период.

Старые кассы и фискальный накопитель можно применять до окончания срока действия его ключей фискального признака (п. 2.1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Об этом — в Информации ФНС от 19.11.2019 б/н и Информации на сайте «Налоговая политика и практика» от 31.10.2019.

Сведения о том, что кассу можно использовать для расчетов за маркированные товары, будут указывать в реестре ККТ (абз. 9 п. 2 ст. 3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Каждая онлайн-ККТ должна быть оборудована фискальным накопителем. Он должен быть исправен и опломбирован изготовителем. Это следует из статей 1.1, 4.1, 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Это устройство шифрует и защищает сведения о расчетах по кассе, записывает и хранит фискальные данные. Для расчетов за маркированные товары нужен специальный фискальный накопитель.

По сравнению с обычными ФН такой накопитель наделен дополнительными функциями, например, проверять достоверность кодов маркировки. Фискальные накопители, которые можно устанавливать в онлайн-ККТ, включены в специальный реестр.

В этом же реестре будет информация о том, что фискальный накопитель можно применять для расчетов за маркированные товары (абз. 8 п. 3 ст. 3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Новые требования к фискальному накопителю вступили в силу с 6 августа 2019 года. Однако они должны быть регламентированы приказом ФНС, который пока разрабатывается.1

Срок действия фискального накопителя ограничен. Какой выбрать фискальный накопитель, зависит от того, какую вы применяете систему налогообложения, а также от особенностей деятельности компании.

Виды фискальных накопителей в зависимости от срока их действия

Количество месяцев, которое производитель указывает на фискальном накопителе, – это максимальный срок службы. Реальный же срок может быть и меньше, это зависит от особенностей деятельности компании. Рассмотрим подробнее.

Компания применяет ОСНО

Компании на ОСНО вправе использовать ФН сроком не менее 13 месяцев. Фактически это означает, что они могут использовать ФН со сроком действия не менее 13 или 36 месяцев. Однако для ФН на 36 месяцев, используемого налогоплательщиком на ОСНО, производители ограничивают срок службы ключей до 410 дней или 560 дней при передаче данных (письмо ФНС от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2586).

Таким образом, ФН на 36 месяцев фактически проработает чуть больше 13 месяцев.

Компания применяет спецрежим или оказывает услуги

Компании и ИП на УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН и те, кто оказывает услуги, должны использовать только фискальный накопитель сроком не менее 36 месяцев.

Если же вы на спецрежиме и торгуете подакцизными товарами, то можно использовать ФН сроком не менее 13 или 36 месяцев. При этом если вы купите фискальный накопитель сроком на 36 месяцев, то он все равно при торговле подакцизными товарами прослужит 410 дней (письмо ФНС от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2586). Такое ограничение устанавливает производитель.

Компании и ИП на спецрежиме с сезонным характером работы вправе использовать ФН как на 36, так и на 13 месяцев. Понятие «сезонный (временный) характер работ» не утверждено законодательно. Организация самостоятельно должна определить, относится ее деятельность к сезонной (временной) или нет.

Если налогоплательщик указал, что его деятельность сезонная, то он вправе использовать фискальный накопитель со сроком действия менее 36 месяцев, а налоговая инспекция не может за это оштрафовать (письма ФНС от 28.05.2018 № ЕД-4-20/10222, от 23.05.2017 № ЕД-4-20/9679).1

Касса работает в автономном режиме

Организации и ИП, которые работают автономно без передачи фискальных документов через оператора фискальных данных, могут использовать ФН сроком на 13 или на 36 месяцев. При использовании ФН на 36 месяцев он прослужит 560 дней (чуть больше 18 месяцев).

Такое ограничение устанавливает производитель (письмо ФНС от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2586).

Таким образом, большинство организаций и предпринимателей могут использовать фискальные накопители как на 13, так и на 36 месяцев.

Но не всегда целесообразно покупать ФН на 36 месяцев из-за того, что срок его действия может быть органичен производителем:

•  до 410 дней – для ОСНО и тех, кто продает подакцизные товары и передает фискальные данные;
•  560 дней – для ККТ, которая без передачи данных.

В связи с пересчетом сроков действия ключа у фискального накопителя при покупке пользователю необходимо ознакомиться с паспортом ФН.

Кроме того, фискальный накопитель имеет ограничение по емкости своей памяти. Чем больше вы пробиваете чеков, тем меньше времени он прослужит.

Обратите внимание: с 1 января 2019 года формат фискальных документов версии 1.0 утратил силу. С этой даты нужно использовать в ККТ форматы фискальных документов версии 1.05 или 1.1.1

Реестры ККТ, фискальных накопителей ведет ФНС (п. 5.5.16, 5.5.17 положения, утв. постановлением Правительства от 30.09.2004 № 506).

Порядок ведения реестра, требования к его структуре и составу установлены статьей 3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.1

Все реестры ФНС размещает на официальном сайте. Посмотреть их можно здесь:

• реестр онлайн-ККТ;
• реестр фискальных накопителей.

Если вы регистрируете онлайн-ККТ, заключите договор с оператором фискальных данных. Список операторов, которые имеют разрешение на обработку фискальных данных, также есть на официальном сайте ФНС.1

Заключать договор с оператором не потребуется, если вы используете ККТ без передачи данных там, где нет связи (п. 7 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, приказ Минкомсвязи от 05.12.2016 № 616).

Если ККТ и фискальный накопитель есть в реестре, а закон установил новые требования для них, продолжайте их использовать. Из реестра их исключат через два года. Поэтому за этот срок приведите ККТ и фискальный накопитель в соответствие с требованиями закона.

Если этого не сделать, инспекция самостоятельно снимет ККТ с налогового учета. Об этом в пункте 8 статьи 1.2 и пункте 16 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если пропала сеть, онлайн-ККТ не передаст документ оператору фискальных данных. Учтите, что непереданные данные в фискальном накопителе хранятся в течение определенного срока, который устанавливает ФНС.

После чего касса заблокируется. Чтобы ее разблокировать, подключите ее к сети. Если нет непереданных документов, блокировки не будет. Это следует из пункта 4 статьи 4.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.