Какие документы оформлять при работе с ККТ

При работе с онлайн-ККТ не обязательно применять формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Дело в том, что фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-ККТ, полностью заменяют информацию из форм КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9.

Такие разъяснения – в письмах Минфина от 13.08.2019 № 03-11-11/61091, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059).

Перед началом работы кассир-операционист из главной кассы организации получает разменную монету и купюры в необходимом для расчетов с покупателями количестве.Обеспечить кассира разменными деньгами должен директор или его заместители, администраторы. Порядок оборота разменных наличных денег (разменного фонда) утвердите приказом руководителя.

Разменные деньги, которые выдали из главной кассы, отразите в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5. Для подтверждения получения разменных монет и купюр кассир-операционист расписывается в графе 4 книги.

Это следует из пунктов 4, 4.5 и 7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, пунктов 3.8, 3.8.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104, указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

Кассовые аппараты позволяют регистрировать операции, которые не связаны с продажами или возвратом денег покупателю. Поэтому для контроля движения наличных в денежном ящике ККТ используйте нефискальные операции: «Внесение денег» и «Выплата денег».

Независимо от того, когда покупатель возвращает товар, на онлайн-ККТ пробейте чек с признаком «возврат прихода». Это нужно делать как при возврате в день покупки, так и когда возврат оформляете спустя какое-то время (например, на следующий день или через неделю).

Организация-продавец обязана заменить товар или вернуть деньги покупателю, если он предъявил хотя бы один из следующих документов:

• кассовый чек;
• товарный чек;
• иной документ, который подтверждает оплату.

Продавец вправе потребовать от покупателя предъявить документ, удостоверяющий его личность, для его идентификации. Когда покупатель не сможет предъявить ни один из этих документов, он вправе сослаться на свидетельские показания, чтобы подтвердить факт покупки товара у продавца. 

Если любым из этих способов покупатель сможет доказать, что он купил товар у данного продавца, организация должна будет заменить товар или вернуть деньги.

Такой порядок следует из пункта 1  Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У, пункта 6.1  Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, статьи 493 ГК и абзаца 3 пункта 1 статьи 25 Закона от 07.02.1992 № 2300-1.

При возврате денег на онлайн-ККТ оформите чек с признаком «возврат прихода» и выдайте его покупателю (письмо Минфина от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, 03-01-15/42315).

При этом не важно, покупатель возвращает товар надлежащего качества или нет. Чек через оператора фискальных данных поступит в налоговую инспекцию. Ведь ККТ применяют при расчетах с покупателями, а это не только получение наличных, но и их выдача.

Покупатель может вернуть только часть из приобретенных товаров. Например, он купил несколько товаров, а возвращает только один. В этом случае пробейте чек с признаком «возврат прихода» только на те позиции, которые покупатель возвращает. День покупки не имеет значения.

Вернуть деньги можно из любой операционной кассы магазина, где был ранее приобретен товар. Если у организации несколько магазинов, покупатель может вернуть товар в любом из них. Запрета на это в законодательстве нет. Возврат сделайте по кассовому чеку покупателя.

Выписывать на каждый возврат денег расходный кассовый ордер не нужно. Организация может выписать один РКО в конце смены на общую сумму возврата по кассовым чекам. Например, в течение дня поступила оплата наличными 200 000 руб. и были возвраты на сумму 20 000 руб. В таком случае оформите приходный ордер на 200 000 руб. и расходный ордер на 20 000 руб.

Такой порядок следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2, пункта 1 статьи 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, пунктов 4.1, 6.2 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Отметим, что, если покупатель расплачивался за товар картой, сумму возврата перечислите покупателю на банковскую карту. Вернуть наличными через кассу нельзя.

Это следует из пункта 1  Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У.

Если покупатель заменяет товар на другой с доплатой, на онлайн-ККТ оформите:

• чек с признаком «возврат прихода» на стоимость возвращенного товара;
• чек с признаком «приход» на стоимость товара, который передали взамен возвращенного.

В аналогичном порядке поступайте и в случае, когда товар на замену дешевле возвращаемого.

Возможна ситуация, когда необходимой суммы для возврата нет в денежном ящике. Тогда возьмите из главной кассы разменную монету и купюры в необходимом для расчетов с покупателями количестве.

Сам возврат товара оформите документами:

• заявлением покупателя о возврате товара в произвольной форме;
• накладной, например, по форме № ТОРГ-13. Составляют в двух экземплярах, подписывают и продавец, и покупатель. Именно этот документ будет основанием для корректировочных записей в учете.

Такой порядок установлен пунктом 10.3 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5, и рекомендован налоговым ведомством (см., например, письмо УФНС по г. Москве от 26.12.2006 № 22-12/115771).

До того как приедет инкассатор, кассир-операционист должен подготовить выручку и сформировать отчет о закрытии смены на онлайн-ККТ.Если организация небольшая, например с одной-двумя операционными кассами, кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору. В крупных организациях отчет и выручку сдают старшему или главному кассиру.

Такой порядок предусмотрен пунктами 4, 4.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, указаниями по заполнению формы № КО-5, утвержденными постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

В конце рабочей смены кассир-операционист формирует отчет о закрытии смены на онлайн-ККТ. Этот отчет касса автоматически направит оператору фискальных данных. Старшему кассиру главной кассы верните сумму денег, полученную в начале смены для размена и первоначальных расчетов с покупателями.

Такой возврат отразите в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5. В подтверждение возврата данной суммы старший кассир расписывается в графе 9.1

Такой порядок предусмотрен пунктом 6 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, пунктами 4, 4.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, указаниями по заполнению формы № КО-5, утвержденными постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.