Как работать с кассовым аппаратом

Александр Сорокин заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

 

Допуск сотрудника к работе на ККТ

 

Какого-либо строгого порядка по допуску к работе с кассой сейчас нет. Раньше такой порядок существовал. В настоящее время часть указанных ниже требований соблюдают добровольно. Выделим основные.

К работе на ККТ допускают сотрудников, например, кассиров-операционистов, которые ознакомились с Типовыми правилами эксплуатации ККТ. С этими сотрудниками также нужно заключить договоры о полной материальной ответственности.

 

Это следует из положений пункта 2.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104, которые применяют в части, не противоречащей Закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

 

Издавать документы об обучении работе с ККТ не надо. Достаточно завести журнал, в котором сотрудники поставят подпись о том, что ознакомлены с правилами работы на ККТ.

 

Начало смены

 

Перед началом работы кассиру-операционисту нужно выдать:

  •  ключи от кассовой кабины;
  •  ключи от денежного ящика;
  •  необходимые расходные материалы (чековую и контрольную ленты, ленту для печатающего устройства, чистящие средства и т. п.);
  •  разменную монету и купюры.

 

Прежде чем принять оплату от покупателя, сформируйте отчет об открытии смены. Касса автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке ККТ получит подтверждение приема документа оператором. После этого можно приступить к расчетам с покупателями.

 

Это следует из пунктов 2 и 3 статьи 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

 

Часы кассового аппарата

 

Часы кассового аппарата настройте в соответствии с часовым поясом.

Изготовители кассовой техники оборудуют аппараты встроенными часами реального времени. При регистрации ККТ вы указываете адрес местонахождения ККТ. Время запрограммируйте с учетом вашего часового пояса. То есть в кассовом чеке должно быть местное время и дата покупки.

 

Это следует из пункта 1 статьи 4, пункта 1 статьи 4.3, пункта 1 статьи 4.7, пункта 2 статьи 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Аналогичные разъяснения – в письме Минфина от 05.05.2017 № 03-01-15/28072.

 

ВНИМАНИЕ

Расхождение между временем в кассовом чеке и реальным временем оплаты не допускается.

При малейшем отклонении от реального времени организацию могут оштрафовать. Ведь организация должна сформировать кассовый чек и передать его в ФНС через оператора фискальных данных в момент приема или выплаты денег (п. 2 и 6 ст. 1.2, ст. 1.1, п. 4 ст. 4.1

 

Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Ранее допускалось расхождение во времени в пределах пяти минут (постановление Верховного суда от 24.11.2015 № 308-АД15-10504, информация ФНС от 30.12.2015). Однако такие допущения были основаны на прежней редакции Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

 

В настоящее время отклонение во времени не предусмотрено. Это подтверждают представители контролирующих ведомств в устных разъяснениях.

Расчеты с покупателями

 

При расчетах с каждым покупателем кассир-операционист обязан:

  • определить итоговую сумму покупки по показаниям индикатора кассовой техники и назвать ее покупателю;
  • получить деньги, четко назвать их сумму и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя;
  • провести операцию через онлайн-ККТ на полученную сумму;
  • назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком или бланком строгой отчетности.

 

Чек или бланк строгой отчетности выдайте:

  • на бумаге, документ распечатайте на ККТ;
  • и (или) в электронной форме, документ на ККТ не печатайте, а перешлите его на абонентский номер или адрес электронной почты покупателя.

 

СОВЕТ

СОВЕТ

Поручите оператору фискальных данных пересылать покупателю электронный чек.

Пропишите такое условие в договоре на обработку фискальных данных. Тогда вам не потребуется устанавливать дополнительное оборудование или программы для отправки электронных чеков покупателям. За вас это сделает оператор фискальных данных. Главное – правильно ввести номер телефона или e-mail покупателя при оформлении кассового чека.

Это следует из статьи 1.2, пункта 2 статьи 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, пункта 5 протокола Минфина от 24.11.2016 № 10.

 

Если возник спор о неправильной сдаче, покупатель может потребовать снять показания кассы. Делать это без разрешения руководителя организации, его заместителя или заведующего секцией кассир-операционист не вправе.

Когда формировать чек

 

Когда формировать кассовый чек и передавать его покупателю, зависит от порядка расчета.

Расчеты наличными и с предъявлением банковской карты

Чек пробейте в момент расчета и передайте его покупателю. Если покупатель расплачивается наличными, чек сформируйте, когда примете от него деньги. Когда оплата по карте – пробить чек нужно, когда получили подтверждение об оплате. Чек покупателю передайте сразу же.

Расчеты электронными средствами платежа через интернет

Чек нужно формировать сразу в момент расчета: пользователю придет мгновенно уведомление банка или процессинг-уведомление о том, что платеж исполнен. Сразу же в этот момент кассовый чек нужно отправить на электронный адрес покупателя или его абонентский номер.

Оплата в безналичном порядке (за исключением оплаты через интернет)

Чек нужно пробить до передачи товара, но не позже следующего рабочего дня после расчета (п. 5.4 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

 

При оплате за коммунальные услуги чек нужно пробить в течение пяти рабочих дней с даты, когда деньги поступили на расчетный счет (п. 5.10 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

 

Сроки, когда нужно передавать чеки покупателям

Когда передать чек покупателю, зависит от того, что покупатель оплачивает и предоставил ли он данные для отправки электронного чека.

Ситуация Срок, когда нужно передать чек покупателю
Покупатель предоставил адрес электронной почты или абонентский номер при расчетах за товары, работы и услуги Чек в электронном виде нужно отправить в момент, когда сформировали чек
Покупатель не предоставил адрес электронной почты или абонентский номер при расчетах за товары Чек на бумаге нужно отправить вместе с товаром
Покупатель не предоставил адрес электронной почты или абонентский номер при расчетах за работы, услуги Чек на бумаге нужно отправить покупателю при его первом непосредственном взаимодействии с продавцом
Покупатель оплатил коммунальные услуги в безналичном порядке (через банк, онлайн-банк, электронные системы) Чек нужно выдать, только если есть запрос от покупателя. Срок – в течение пяти рабочих дней с даты получения запроса. Покупатель может сделать запрос в течение трех месяцев с даты оплаты услуг

 

Это предусмотрено пунктами 5.3, 5.10 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Чек можно не выдавать и не направлять покупателю при расчетах:

  • с использованием электронных средств платежа с применением автоматических устройств при оказании услуг по перевозке;
  • за товар (кроме подакцизной продукции, технически сложных или подлежащих обязательной маркировке товаров) с использованием устройств, которые выдают товар;
  • за услуги с использованием автоматических устройств;
  • за коммунальные услуги, оплаченные в безналичном порядке, если клиент не запросил чек.

 

С 1 февраля 2020 года при расчетах за товары через устройства, которые их выдают, чек можно будет не выдавать при условии, что на дисплеях таких автоматов отображается QR-код для считывания кассового чека. До этой даты такое требование не обязательно.

Чек можно не выдавать, если, помимо вышесказанного, на корпусе автоматического устройства для расчетов есть легко читаемый заводской номер этого устройства. Номер должен быть расположен в месте, доступном для осмотра без перемещения или разборки автоматического устройства для расчетов.

Об этом сказано в пунктах 5.1 и 5.2, 5.10 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, пункте 3 статьи 4 Закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ, письме Минфина от 03.08.2018 № 03-01-15/55032.

Упрощенный порядок выдачи чека

 

По общему правилу чек нужно выдать покупателю в момент расчета или направить на адрес электронной почты либо номер мобильного телефона. Но есть категории налогоплательщиков, которые могут выдавать покупателю чек по упрощенным правилам. Упрощенные правила – это право, а не обязанность организации. Компания сама решает, применять их или выдавать чеки в общем порядке. 

 

Организации и ИП, которые выдают БСО по утвержденным формам

Организации и ИП, которые выдают БСО, утвержденные законодательством, могут выдавать покупателю чек одним из способов:

1. Выдавать бумажный БСО и кассовый чек.

2. Выдавать покупателю бумажный БСО с напечатанными на нем QR-кодом или реквизитами чека:

  •  дата и время расчета;
  •  порядковый номер фискального документа;
  •  признак расчета;
  •  сумма расчета;
  •  заводской номер фискального накопителя;
  •  фискальный признак документа.

В этом случае обязанность по выдаче чека клиенту будет исполнена и дополнительно направлять клиенту чек не нужно.

3. Формировать бланк с помощью автоматизированной системы БСО.

 

Об этом – в пункте 5.8 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

 

Водители и кондукторы, которые продают билеты в салонах пассажирского транспорта

 

Водители и кондукторы, которые продают билеты в салонах пассажирского транспорта, могут применять один из способов:

  1.  Выдавать пассажирам бумажный билет или талон с напечатанной на нем ссылкой или кодом. По ним пассажир сможет получить электронный чек. Эта ссылка или код формируются автоматизированной системой на транспорте. При этом чек транспортная компания вправе пробить не в момент расчета, а в любое время в течение дня. Например, после того, как транспорт вернется из рейса, или в конце дня по всем поездкам. Пассажир сможет получить электронный чек на следующий день.
  2.  Предоставить покупателю возможность считать QR-код с экрана смартфона или планшета.
  3.  Направить на номер телефона или адрес почты:

– сведения, которые позволяют идентифицировать кассовый чек (регистрационный номер ККТ, сумму, дату и время расчета, фискальный признак документа);
– адрес сайта, по которому покупатель может получить электронный чек.

 

Об этом – в пунктах 5.7 и 5.9 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

 

Организации и ИП при дистанционной торговле, а также при оказании услуг вне офисного помещения

 

Можно применять один из способов:

  1.  Выдать чек в общем порядке в момент расчета.
  2.  Предоставить покупателю возможность считать QR-код с экрана смартфона или планшета. В этом случае покупатель получает чек самостоятельно.
  3.  Направить на номер телефона или адрес почты:

– сведения, которые позволяют идентифицировать кассовый чек (регистрационный номер ККТ, сумму, дату и время расчета, фискальный признак документа);
– адрес сайта, по которому покупатель может получить электронный чек.

 

Об этом – в пунктах 5.6 и 5.7 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

 

Организации при получении оплаты коммунальных услуг

 

При получении коммунальных платежей, включая оплату услуг ресурсоснабжающих организаций, чек выдавайте:

  •  в общем порядке в момент расчета – если оплата наличными или с предъявлением ЭСП в присутствии клиента (например, при расчете картой в офисе организации);
  •  по запросу клиента – при безналичных платежах без личного присутствия клиента. Это нужно сделать в течение пяти рабочих дней с даты такого запроса. У клиента есть три месяца на то, чтобы запросить чек.

 

Если в течение этого срока организация не получит запрос, обязанность по выдаче чека считается исполненной и чек можно не отправлять. Сам чек при таких платежах нужно пробить в течение пяти рабочих дней с даты, когда деньги поступили на счет.

 

Об этом – в пункте 5.10 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

 

Конец смены

 

Отчет о закрытии рабочей смены сформируйте не позднее 24 часов после ее начала. Если прошло больше 24 часов после открытия смены, кассовый чек пробить не получится. В конце смены до прибытия инкассатора сформируйте отчет о закрытии смены на ККТ.

 

Онлайн-ККТ автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных (п. 2, 3 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

 

Далее подготовьте и сдайте выручку старшему (главному) кассиру. Если организация небольшая (с одной–двумя операционными кассами), кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору. Это следует из пункта 2 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, пунктов 6.1, 6.3 

 

Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30.08.1993 № 104, которые применяют в части, не противоречащей Закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

 

Поломка кассы, отключение электричества или интернета

 

Если онлайн-касса сломалась или не работает по причине отключения электричества, торговлю нужно приостановить. Продавать товары, работы, услуги без применения ККТ и выдавать взамен кассового чека товарный чек, БСО или иной документ нельзя. Торговля при неработающей кассе – это административное нарушение, за которое предусмотрен штраф (ч. 2 ст. 14.5 КоАП).

Отметим, что к ответственности не привлекают, если в нарушении нет вины налогоплательщика. Однако в этом случае, по мнению налоговых органов, вина есть. Поскольку организация обязана организовать работу так, чтобы не нарушать законодательство. Например, на случай поломки кассы рекомендуют иметь подменную кассу. Если этого нет, то торговлю необходимо остановить до того, как восстановят работу кассы.

Вместе с тем, если вы решили продолжить торговлю без выдачи чеков, вы можете избежать ответственности, если успеете устранить нарушение и сообщить об этом в ИФНС до того, как инспекторы обнаружат, что вы торговали без кассы.

Однако это рискованно. Если работу кассы не получится возобновить через короткое время, инспекторы могут обнаружить, что вы работаете без кассы, раньше, чем вы успеете исправить нарушение и сообщить о нем. Например, кто-то из покупателей может сообщить в инспекцию. Кроме того, ИФНС может отслеживать работу касс в режиме онлайн.

И если в течение длительного времени к ней не будут поступать чеки, это вызовет подозрение и будет основанием для проверки. Поэтому, если вы решили продавать, не выбивая чеки, будьте готовы к возможным штрафам.

Порядок действий для устранения нарушения в целом такой же, как в случае, когда не пробили чек по ошибке кассира (см., что делать, если не пробили кассовый чек). Дополнительно рекомендуем взять справку от энергоснабжающей организации об отключении электроэнергии с указанием времени, когда был сбой. Эту справку приложите к заявлению, которое вы отправите в налоговую.

Если у вас есть резервная ККТ, зарегистрируйте (перерегистрируйте) ее на тот адрес, где торгуете, взамен сломанной.

Важно: если вы купили резервную кассу, то сразу ее не активируйте и не регистрируйте. Сделайте это при необходимости. Ведь срок действия фискального накопителя начинает идти с момента активации и регистрации онлайн-ККТ (п. 6 ст. 4.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

 

Если касса сломалась в момент приема платежей, действуйте одним из способов (в зависимости от ситуации):

1. Платежи отражены и в учетной программе, и в фискальном накопителе. Но часть платежей не отправлена оператору фискальных данных. В этом случае нужно получить из фискального накопителя сведения о том, какие чеки отправлены оператору фискальных данных, а какие нет. Извлечь такую информацию сможет производитель фискального накопителя, или такую информацию можно получить у ОФД. Неотправленные чеки, выгруженные из фискального накопителя, направьте через кабинет ККТ в ФНС вместе с заявлением о сложившейся ситуации.

2. Данные о расчетах отражены только в учетной программе организации, но в фискальный накопитель не попали. В этом случае необходимо:
– пробить чек коррекции (БСО коррекции) с признаком расчета «приход» на сумму выручки, на каждую хозяйственную операцию, проведенную за время, когда не работала ККТ. Корректировку нужно сделать в открытой смене;
– отправить в налоговую сообщение с указанием причины неприменения ККТ в течение трех рабочих дней (подп. 11 п. 9 приказа ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/483). Также в сообщении нужно написать о проведенной корректировке и указать реквизиты чеков коррекции.
Сообщение нужно направить в ИФНС до того, как инспекторы сами обнаружат факт неприменения ККТ. В этом случае организацию не оштрафуют.

 

Такие разъяснения – на сайте ФНС в сообщениях от 30.08.2017 и от 20.12.2017, а также в письмах Минфина от 28.12.2017 № 03-01-15/88042, ФНС от 07.12.2017 № ЕД-4-20/24899.

 

Массовый технический сбой

 

С тех пор как перешли с обычных касс на онлайн-кассы, массовый технический сбой в работе кассовой техники был один раз – 20 декабря 2017 года.

 

В связи с этим событием ФНС выпустила официальное письмо, в котором разрешила работать без кассы и выдавать покупателю товарный чек или другой бумажный документ, подтверждающий покупку (письмо ФНС от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867).

 

Кроме того, ФНС разрешила после устранения сбоя пробить чек коррекции на общую сумму выручки, не проведенной по кассе. В этом случае организации и ИП освобождались от административной ответственности за неприменение кассы.

Однако учитывайте, что это было единовременное послабление для организаций и ИП в связи с внештатной ситуацией. Если аналогичный сбой повторится, скорее всего, ФНС выпустит очередное письмо. Если никаких разъяснений налоговой службы не будет, организация может по аналогии руководствоваться ранее выпущенными разъяснениями.

Однако необходимо отличать массовый технический сбой, когда вины пользователя не было, и обычную поломку кассы (см. что делать, если сломалась касса).

 

Поломка фискального накопителя

 

Если сломался фискальный накопитель, порядок действий такой.

Шаг 1. Подайте в ИФНС заявление о перерегистрации онлайн-кассы или снятии ее с учета. Срок – в течение пяти рабочих дней с даты поломки.

Шаг 2. Передайте фискальный накопитель изготовителю на экспертизу. Срок не установлен, но при этом определен максимальный срок для предоставления сведений из фискального накопителя – 60 дней.

Поэтому безопаснее это сделать сразу после того, как представите в ИФНС заявление, чтобы уложиться в срок подачи в налоговую сведений о результатах. Если производитель уклоняется от обязанности провести экспертизу и выдать заключение, обратитесь в налоговую инспекцию и подробно опишите ситуацию.

В этом случае налоговый орган вынесет соответствующее предписание, которое обяжет его исполнить требование законодательства. 

Шаг 3. Получите заключение по результатам экспертизы от изготовителя. Изготовитель направит его пользователю ККТ и в ИФНС в течение 30 календарных дней со дня получения фискального накопителя.

Если поломка произошла по причине заводского брака, пользователь не должен платить за экспертизу.

Шаг 4. Направьте в ИФНС сведения из фискального накопителя, если по результатам экспертизы установлено, что данные с фискального накопителя можно считать. Срок – в течение 60 календарных дней с даты подачи заявления о перерегистрации или снятии с учета кассы.

Если изготовитель подтвердил, что данные с фискального накопителя нельзя считать, ничего в ИФНС подавать не нужно.

 

Такой порядок предусмотрен пунктом 8.1 статьи 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и разъяснен в письме ФНС от 12.12.2018 № ЕД-4-20/24091.

 

ВНИМАНИЕ

Если изготовитель по результатам экспертизы установит, что заводского брака не было, компанию и должностных лиц могут оштрафовать за нарушение порядка применения ККТ либо за неприменение ККТ (п. 2, 3, 4 ст. 14.5 КоАП).

Хранение чеков

 

Продавец у себя чеки хранить не должен. Ведь чек он обязан выдать покупателю в момент расчета (п. 1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Обязанность хранить чеки и другие фискальные документы, например отчеты о закрытии смены, законодательством не установлена.

Однако по желанию отчет о закрытии смены организация может распечатывать и хранить определенное время, если это нужно для учета.

Продавец обязан хранить только фискальный накопитель, в котором содержится информация о пробитых чеках. Срок хранения – пять лет с даты, когда завершили его использование (п. 2 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Кроме фискального накопителя, информация о чеках хранится у оператора фискальных данных и в налоговой инспекции. Операторы фискальных данных должны хранить в течение пяти лет все кассовые чеки, которые пробили продавцы, а также другие фискальные документы, например, отчеты о закрытии смены (п. 2 ст. 4.5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Налоговые инспекции при проверке могут запросить любые фискальные документы, включая чеки, у операторов фискальных данных, поэтому у продавца нет необходимости хранить эти документы.

Покупатели-физлица могут хранить кассовый чек в течение срока, когда они могут вернуть товар.

 

По законодательству этот срок составляет 14 дней с момента покупки (п. 1 ст. 502 ГК, ст. 25 Закона от 07.02.1992 № 2300-1, п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства от 19.01.1998 № 55). Дольше хранить чек нет необходимости.

 

Покупатели – организации и ИП должны хранить чеки не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Однако чеки быстро выцветают и становятся нечитаемыми уже через несколько месяцев.

Чтобы исполнить обязанность по хранению чека, рекомендуем просить продавца, чтобы он направлял чеки в электронном виде. Для этого подотчетный сотрудник до момента расчета должен назвать продавцу номер мобильного телефона или адрес электронной почты (п. 2 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).1

Еще один способ получить чек в электронном виде – считать со смартфона или планшета продавца QR-код.

 

Это возможно для случаев дистанционной торговли, удаленных услуг и также при проезде в общественном транспорте (п. 3.1 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

 

Если все же электронный чек получить не удалось, как только подотчетный сотрудник принес бумажный чек, сразу запишите и сохраните следующие реквизиты чека:

  •  тип операции (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);
  •  дату и время расчета;
  •  итоговую сумму по чеку;
  •  № ФН;
  •  № ФД;
  •  № ФПД.

 

По этим реквизитам можно найти и сохранить электронный чек через мобильное приложение ФНС «Проверка чека». Также электронный чек можно получить через специальное онлайн-приложение оператора фискальных данных (если такие данные указаны в чеке).

Еще один вариант сохранить чек – сразу снять копию с бумажного чека и подшить ее к оригиналу.

Добавить комментарий

Закрыть меню