В этой рекомендации, о том как правильно провести внеочередное общее собрание участников ООО в очной форме, что бы не попасть на штраф и принятые решения не признали ничтожными.
Оформить протокол общего собрания и внести изменения в ЕГРЮЛ или Устав.
Директор общества по поступившему требованию или по своей инициативе принял решение провести внеочередное общее собрание в очной форме – присутствие всех участников лично. К назначенной дате нужно подготовиться и все заранее продумать, что бы собрание участников прошло без нарушений закона, решения принятые на собрании были правильно оформлены и отсутствовали основания их оспаривания.
ШТРАФЫ
Пере тем, как пользоваться настоящей рекомендацией, необходимо ознакомится с правилами проведения общего собрания участников содержащихся в Уставе ООО, возможно Устав предусматривает особый порядок проведения собрания участников.
В случае если устав ООО предусматривает особенный порядок (подп. 5 п. 3 ст. 66.3 ГК РФ) проведения собрания, то собрание необходимо провести в строгом соответствии с ним, а не по правилам ФЗ-14 «Об ООО».
Участники имеют право закрепить в Уставе ООО порядок, который (подп. 5 п. 3 ст. 66.3 ГК РФ):
Регистрацию участников собрания осуществляет директор или назначенное им должностное лицо.
Проверка полномочий участников собрания.
У каждого нужно проверить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Руководителю юр. лица — участника общества, нужно предоставить документ, подтверждающий его полномочия. В этом случае можно предоставить свежую выписку из ЕГРЮЛ в отношении организации-участника, протокол и приказ о назначении руководителя.
Доверенность от физического лица физическому лицу обязан удостоверить нотариус. От организации, доверенность имеет право заверить ее директор. В этом случае от представителя можно запросить документы, подтверждающие полномочия руководителя оформившего доверенность.
Необходимо внимательно проверить указанные в доверенности полномочия представителя.
В доверенности должно прямо указано, что представитель имеет вправо участвовать в собрании участников и голосовать по всем вопросам повестки дня. Лучше не допускать в доверенности общих формулировок (например, «на представление интересов участника во всех органах и организациях»).
Учредитель или представитель учредителя, явился на собрание, не представил необходимые документы или документы были с ошибками и/или неточностями, нужно отказать в допуске к собранию. Отказ нужно оформить в порядке, предусмотренном в уставе или положении об общем собрании участников.
Для фиксации нужно использовать лист регистрации.
Лист регистрации лучше оформить виде таблицы.
В соответствующей графе каждый участник или представитель ставит личную подпись.
Собрание участников лучше начать в то время, которое указанно в уведомлении о проведении.
В случает если все участники ООО прошли регистрацию до наступления начала собрания, то собрание можно открыть и раньше (п. 3. ст. 37 ФЗ-14 «Об ООО»).
На открытии собрания должно присутствовать лицо, в обязанности которого входит ведение протокола (п. 6 ст. 37 ФЗ-14 «Об ООО»). Проследить за этим обязан директор или члены правления (в зависимости от того, к чьей компетенции устав относит данный вопрос). Вести протокол, как правило, обязан секретарь собрания.
Открывает собрание директор общества или председатель правления (п. 4 ст. 37 ФЗ-14 «Об ООО»). Если собрание созвал совет директоров, то за открытие отвечает его председатель.
Лицо, открывающее собрание, проводит выборы председателя собрания из числа присутствующих участников. Каждый из них имеет один голос. Решение об избрании нужно принять большинством голосов. Устав может предусматривать иной порядок избрания (п. 5 ст. 37 ФЗ-14 «Об ООО»).
Председатель собрания обязан зачитать перед участниками все вопросы повестки дня. Их число и формулировки должны быть такими же, как в окончательном уведомлении о проведении собрания.
Если на собрании присутствуют все участники, любой из них вправе внести в повестку дополнительные вопросы (п. 7 ст. 37 ФЗ-14 «Об ООО»). Для этого нужно обратиться к председателю собрания с соответствующим предложением.
Председатель собрания вправе отказаться изменить повестку дня по тем же основаниям, которые «работают» в отношении заранее поступивших предложений (абз. 2 п. 2 ст. 36 ФЗ-14 «Об ООО»).
В частности, вопрос можно (и нужно) отклонить, если он:
В реальности поводов для отказа может быть больше. К примеру, если участник предложил принять решение о слиянии с другим обществом, то для этого как минимум требуется утвердить договор о слиянии (п. 2 ст. 52 ФЗ-14 «Об ООО»). В такой ситуации председателю собрания нужно разъяснить, что договор нужно было составлять заранее и поэтому в настоящий момент собрание не может решить вопрос о слиянии.
Голосовать можно только по вопросам окончательной повестки дня. Решение по любому другому вопросу не имеет силы, причем независимо от того, обжалуют ли его потом в суде (п. 6 ст. 43 ФЗ-14 «Об ООО»).
Решения, которые приняты без необходимого большинства голосов, не имеют силы, причем независимо от того, обжалуют ли их потом в суде (п. 6 ст. 43 ФЗ-14 «Об ООО»)
Участники могут использовать открытое голосование. В этом случае, их выбор не скрывается – все видят, как принимают решения другие участники. Но, устав общества может предусматривать иной способ голосования, к примеру, использовать бюллетени (п. 10 ст. 37 ФЗ-14 «Об ООО»).
Председатель собрания подсчитывает голоса и подводит итоги. Для подсчета голосов, в обществе можно образовать специальную счетную комиссию. Или Устав общества или положение об общем собрании участников может наделять такими полномочиями секретаря либо иное лицо.
Необходимо в нотариальном или ином допустимом порядке подтверждать тот факт, что общее собрание участников приняло решение, и состав участников, присутствовавших при этом.
В противном случае, принятые на собрании решения будут считаться ничтожным. В частности, это означает, что по итогам такого решения не удастся внести изменения в ЕГРЮЛ. А если ФНС решения зарегистрирует, то заинтересованные лица смогут оспорить данные изменения.
Обществу необходимо:
По итогам проведения общего собрания нотариус выдает свидетельство:
Процедура привлечения нотариуса направлено против фальсификации решений. Его присутствие затрудняет процесс подделки. При подмене протокола с применением печати нотариуса достаточно будет доказать только тот факт, что нотариальное действие не значится в реестре нотариуса.
Исключение составляет случай, когда участники принимают решение об увеличении уставного капитала. В такой ситуации использовать иные способы подтверждения нельзя – всегда требуется нотариальное удостоверение (п. 3 ст. 17 ФЗ-14 «Об ООО»).
Участники могут сами выбирать, как именно удостоверить принятие решения и состав участников на общем собрании.
Требованиям закона будет соответствовать вариант: при котором, можно провести собрание участников в полном составе и на этом собрании единогласно принять решение о способе удостоверения, в том числе и на всех последующих собраниях (без внесения изменений в устав). В этом варианте, на последующих собраниях не потребуется стопроцентная явка участников, в решениях можно будет просто делать ссылку на этот протокол и прикладывать его копию.
