Решение общего собрания учредителей необходимо оформить протоколом, обязательно нужно соблюдать ряд правил.
В случае нарушения требования к оформлению протокола, решения принятые на собрании могут оспорить другие участники. И ещё, факт принятия решения, и количество присутствовавших учредителей необходимо подтвердить у нотариуса или в особом порядке. Иначе решение участников станет ничтожным.
Подготовить протокол общего собрания и внести изменения в ЕГРЮЛ и Устав.
Решения принятые на общем собрании учредителей оформляют протоколом.
Требования к оформлению и содержанию и протокола общего собрания устанавливаются в п. 4 и п. 5 статьи 181.2 ГК РФ.
И ещё, закон может содержать специальные указания для определенных случаев. Например, условия одобрение крупной сделки или одобрение сделки с заинтересованностью.
По общему правилу, протокол собрания участников подписывают: председатель собрания и секретарь (п. 3 ст. 181. 2 ГК РФ). Протокол можно использовать как средство подтверждения того, что все участники присутствовали на собрании. Это необходимо в том случае, если учредитель начнет оспаривать решение и станет заявлять, что не присутствовал на собрании.
Для этого, протокол ведут и оформляют прямо на собрании, в присутствии все участников и представителей, чтобы сразу после проведения собрания распечатать его и дать подписать всем участникам. В этом случае решения принятые на общем собрании будет сложно оспорить.
Также можно использовать бюллетени для голосования. В них участники оставляют свои голоса по каждому вопросу повестки дня и ставят подписи – каждый в своем бюллетене. Это исключает возможность ссылаться на то, что участник голосовал иначе или не принимал участия в собрании. Порядок использования бюллетеней можно прописать в Положении об общем собрании учредителей или прямо в протоколе общего собрания.
Участники общества, оспаривающие решения собраний, приводят в обоснование недействительности, что их не было на собрании и поэтому не было кворума. Присутствующие участники не имели права принимать спорное решение без кворума. В этом случае участник-истец не обязан доказывать, что отсутствовал на общем собрании. ООО обязано привести доказательства, того, что участник присутствовал на собрании.
Суд признал недействительным решения принятые на собрания: В ООО было 2 участника с распределение УК по 50%. Прошло собрание, из протокола следовало, что на нем были оба участника. Один из учредителей обратился в суд с требованием признать недействительным принятое решение.
Учредитель заявил, о том, что не был на собрании, и даже не знал о его проведении. По его мнению протокол общего собрания содержит недостоверные сведения. Суд удовлетворил требования.
При организации собрания, директор обязан, уведомить каждого участника. Так же, он должен был обеспечить ведение протокола. Листы регистрации перед собранием не оформлял. Директор не смог доказать, что учредитель присутствовал на собрании.
Экспертиза установила, что на протоколе подпись поддельная.
На собрании обязательно необходимо зафиксировать факт принятия решений и состав присутствовавших учредителей.
Иначе, решение станет ничтожным (абз. 3 п. 107 постановления Пленума Верховного суда от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»; далее – постановление № 25).
Нотариус имеет право потребовать другие документы.
В конце собрания нотариус оформляет свидетельство об удостоверении факта принятия решения и о составе присутствовавших учредителей. И передает директору.
Присутствие нотариуса на собрании, защищает ООО от возможных фальсификации. Если протокол и печать нотариуса подделают, достаточно станет доказать, что нотариального действия нет в реестре нотариуса.
Закон разрешает не исполнять требование о нотариальном удостоверении. В случае если иной способ подтверждения участники предусмотрели в уставе или в решении, принятом единогласно (подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ). Как правило – это подписание протокола всеми участниками ООО.
Примеры положения устава или формулировка в решении:
В последующих протоколах указывайте пункт устава или реквизиты решения, на основании которого вы применяете альтернативный способ подтверждения. Это необязательно, но поможет избежать споров.
НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА:
ГК РФ Статья 181.2. Принятие решения собрания
Члены гражданско-правового сообщества могут участвовать в заседании дистанционно с помощью электронных либо иных технических средств, если при этом используются любые способы, позволяющие достоверно установить лицо, принимающее участие в заседании, участвовать ему в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать. Такие возможность и способы могут быть установлены законом, единогласным решением участников гражданско-правового сообщества или уставом юридического лица.
1.1. Решение собрания может быть принято без проведения заседания (заочное голосование) посредством отправки, в том числе с помощью электронных либо иных технических средств, не менее чем пятьюдесятью процентами от общего числа участников соответствующего гражданско-правового сообщества документов, содержащих сведения об их голосовании. При этом решение считается принятым, если за него проголосовало большинство направивших эти документы участников гражданско-правового сообщества.
1.2. Законом, единогласным решением участников гражданско-правового сообщества или уставом юридического лица может быть предусмотрено совмещение голосования на заседании и заочного голосования.
1) дата и время проведения заседания, место проведения заседания и (или) способ дистанционного участия членов гражданского-правового сообщества в заседании, а в случаях заочного голосования — дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества, и способ отправки этих документов;
2) сведения о лицах, принявших участие в заседании, и (или) о лицах, направивших документы, содержащие сведения о голосовании;
3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
4) сведения о лицах, проводивших подсчет голосов, если подсчет голосов был поручен определенным лицам;
5) сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол;
6) сведения о ходе проведения заседания или о ходе голосования, если участник гражданско-правового сообщества требует их внести в протокол;
7) сведения о лицах, подписавших протокол.
4.1. При использовании иного способа подтверждения проведения заседания участников гражданско-правового сообщества и результатов голосования на заседании, а также результатов заочного голосования (пункт 3 настоящей статьи) должны обеспечиваться хранение и воспроизведение в неизменном виде сведений, перечисленных в подпунктах 1 — 6 пункта 4 настоящей статьи.
Статья 63. Протокол общего собрания акционеров
В протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.
