Оформить протокол общего собрания и внести изменения в ЕГРЮЛ или Устав.

Основные этапы проведения внеочередного общего собрания:

1. Регистрация участников собрания: учредители, представители учредителей.
2. Начало собрания участников: открытие собрания.
3. Определение повестки собрания: вопросы, рассматриваемые на собрании.
4. Порядок голосования и принятие решений по вопросам повестки.
5. Оформление результатов собрания, нотариальное заверение.

Директор общества по поступившему требованию или по своей инициативе принял решение провести внеочередное общее собрание в очной форме – присутствие всех участников лично. К назначенной дате нужно подготовиться и все заранее продумать, что бы собрание участников прошло без нарушений закона, решения принятые на собрании были правильно оформлены и отсутствовали основания их оспаривания.

ШТРАФЫ

Наказание за правонарушение предусматривает  Кодекс об Административных правонарушениях —  ч. 11 ст. 15.23.1:

• для юридических лиц – от 500 000 – 700 000 руб.;
• для директора или членов органа, созвавшего собрание, – от 20 000 до 30 000 руб.

Пере тем, как пользоваться настоящей рекомендацией, необходимо ознакомится с правилами проведения общего собрания участников содержащихся в Уставе ООО, возможно Устав предусматривает особый порядок проведения собрания участников.

В случае если устав ООО предусматривает особенный порядок (подп. 5 п. 3 ст. 66.3 ГК РФ) проведения собрания, то собрание необходимо провести в строгом соответствии с ним, а не по правилам ФЗ-14 «Об ООО».

Участники имеют право закрепить в Уставе ООО порядок, который (подп. 5 п. 3 ст. 66.3 ГК РФ):

Регистрация участников собрания: учредители, представители учредителей.

Регистрацию участников собрания осуществляет директор или назначенное им должностное лицо.

В процессе регистрации участников необходимо:

• проверить полномочия каждого из них;
• провести фиксацию факта прибытия участников.

Проверка полномочий участников собрания.

На общем собрании участников ООО имеют право присутствовать (абз. 2 п. 2 ст. 37 ФЗ-14 «Об ООО»):

• учредители Общества – физ. лица;
• руководители юр. лиц — участников и иные физ. лица, которые действуют от имени компаний без доверенностей;
• представители участников (как физ., так и юр. лиц).

У каждого нужно проверить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Руководителю юр. лица — участника общества, нужно предоставить  документ, подтверждающий его полномочия. В этом случае можно предоставить свежую выписку из ЕГРЮЛ в отношении организации-участника,  протокол  и приказ о назначении руководителя.

Доверенность должна содержать:

• информацию об участнике – имя или наименование (юр. лица), место регистрации, паспортные данные физ. лица;
• сведения о представителе участника – ФИО, место регистрации, данные паспорта.

Доверенность от физического лица физическому лицу обязан удостоверить нотариус. От организации, доверенность имеет право заверить ее директор. В этом случае от представителя можно  запросить документы, подтверждающие полномочия руководителя оформившего доверенность.

Необходимо внимательно проверить указанные в доверенности полномочия представителя.

В доверенности должно прямо указано, что представитель имеет вправо участвовать в собрании участников и голосовать по всем вопросам повестки дня. Лучше не допускать в доверенности общих формулировок (например, «на представление интересов участника во всех органах и организациях»).

Учредитель или представитель учредителя, явился на собрание, не представил необходимые документы или документы были с ошибками и/или неточностями, нужно отказать в допуске к собранию. Отказ нужно оформить в порядке, предусмотренном в уставе или положении об общем собрании участников.

Порядок отказа не конкретизирован, можно отразить факт отказа и его причины:

• в листе регистрации;
• в протоколе собрания (в разделе, где указывают присутствующих участников).

Фиксация факта прибытия.

Для фиксации нужно использовать лист регистрации.

В листе регистрации участников указывают:

• дата, время и место проведения общего собрания;
• время начала и окончания регистрации участников;
• ФОИ или наименования прибывших участников;
• паспортные данные участников и их представителей;
• реквизиты доверенностей;
• причины для отказа в допуске к собранию.

Лист регистрации лучше оформить виде таблицы.

В соответствующей графе каждый участник или представитель ставит личную подпись.

Участник собрания не имеет право голосовать по вопросам, если лист регистрации (абз. 2 п. 2 ст. 37 ФЗ-14 «Об ООО»):

• не содержит информации о том, что участник (его представитель) явился на регистрацию, или
• указывает на причины, по которым участника (представителя) не пустили на собрание.

Начало собрания участников: открытие собрания.

Собрание участников лучше начать в то время, которое указанно в уведомлении о проведении.

В случает если все участники ООО прошли регистрацию до наступления начала собрания, то собрание можно открыть и раньше (п. 3. ст. 37 ФЗ-14 «Об ООО»).

На открытии собрания должно присутствовать лицо, в обязанности которого входит ведение протокола (п. 6 ст. 37 ФЗ-14 «Об ООО»). Проследить за этим обязан директор или члены правления (в зависимости от того, к чьей компетенции устав относит данный вопрос). Вести протокол, как правило, обязан секретарь собрания.

Открывает собрание директор общества или председатель правления (п. 4 ст. 37 ФЗ-14 «Об ООО»). Если собрание созвал совет директоров, то за открытие отвечает его председатель.

Лицо, открывающее собрание, проводит выборы председателя собрания  из числа присутствующих участников. Каждый из них имеет один голос. Решение об избрании нужно принять большинством голосов. Устав может предусматривать иной порядок избрания (п. 5 ст. 37 ФЗ-14 «Об ООО»).

Определение повестки собрания: вопросы, рассматриваемые на собрании.

Председатель собрания обязан зачитать перед участниками все вопросы повестки дня. Их число и формулировки должны быть такими же, как в окончательном уведомлении о проведении собрания.

Если на собрании присутствуют все участники, любой из них вправе внести в повестку дополнительные вопросы (п. 7 ст. 37 ФЗ-14 «Об ООО»). Для этого нужно обратиться к председателю собрания  с соответствующим предложением.

Председатель собрания вправе отказаться изменить повестку дня по тем же основаниям, которые «работают» в отношении заранее поступивших предложений (абз. 2 п. 2 ст. 36 ФЗ-14 «Об ООО»).

В частности, вопрос можно (и нужно) отклонить, если он:

• не относится к компетенции общего собрания участников и (или)
• не соответствует требованиям федеральных законов.

В реальности поводов для отказа может быть больше. К примеру, если участник предложил принять решение о слиянии с другим обществом, то для этого как минимум требуется утвердить договор о слиянии (п. 2 ст. 52 ФЗ-14 «Об ООО»). В такой ситуации председателю собрания нужно разъяснить, что договор нужно было составлять заранее и поэтому в настоящий момент собрание не может решить вопрос о слиянии.

В протоколе собрания нужно отразить:

• информация о том, что участник предложил внести на рассмотрение дополнительные вопросы;
• соответствующее решение председателя (отказ в принятии или нет).

Порядок голосования и принятие решений по вопросам повестки.

Голосовать  можно только по вопросам окончательной повестки дня. Решение по любому другому вопросу не имеет силы, причем независимо от того, обжалуют ли его потом в суде (п. 6 ст. 43 ФЗ-14 «Об ООО»).

Вопросы повестки собрания участников утверждаются:

• либо единогласно;
• либо квалифицированным большинством в 2/3 голосов от их общего числа;
• либо простым большинством (50% и один голос). Простым большинством нужно принять решения по вопросам, которые не входят ни в один из указанных выше перечней.

Устав ООО может предусматривать:

• необходимость большего числа голосов по любому вопросу (п. 8 ст. 37 ФЗ-14 «Об ООО»);
• кумулятивное голосование по вопросам об избрании членов совета директоров, правления или ревизионной комиссии (п. 9 ст. 37 ФЗ-14 «Об ООО»).

Решения, которые приняты без необходимого большинства голосов, не имеют силы, причем независимо от того, обжалуют ли их потом в суде (п. 6 ст. 43 ФЗ-14 «Об ООО»)

Участники могут  использовать открытое голосование. В этом случае, их выбор не скрывается – все видят, как принимают решения другие участники. Но, устав общества  может предусматривать иной способ голосования, к примеру, использовать бюллетени (п. 10 ст. 37 ФЗ-14 «Об ООО»).

Оформление результатов собрания, нотариальное заверение.

Председатель собрания подсчитывает голоса и подводит итоги. Для подсчета голосов, в обществе можно образовать специальную счетную комиссию. Или Устав общества или положение об общем собрании участников может наделять такими полномочиями секретаря либо иное лицо.

Необходимо в нотариальном или ином допустимом порядке подтверждать тот факт, что общее собрание участников приняло решение, и состав участников, присутствовавших при этом.

Такое правило устанавливает подпункт 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ:

Для этого, нужно:

• обратиться к нотариусу;
• воспользоваться иным способом подтверждения.

В противном случае, принятые на собрании решения будут считаться ничтожным. В частности, это означает, что по итогам такого решения не удастся внести изменения в ЕГРЮЛ. А если ФНС решения зарегистрирует, то заинтересованные лица смогут оспорить данные изменения.

Нотариальное удостоверение.

Обществу необходимо:

• пригласить нотариуса в то место, где будет проходить собрание;
• договориться с нотариусом провести собрание прямо у него в нотариальной конторе.

При этом нотариусу нужно представить следующие документы:

• устав общества;
• внутренний документ общества, устанавливающий порядок проведения собрания (например, положение об общем собрании участников);
• решение о проведении собрания и об утверждении повестки дня;
• список участников общества;
• документ, подтверждающий полномочия обратившегося лица по организации собрания (если они не следуют из других представленных документов).

По итогам проведения общего собрания нотариус выдает свидетельство:

• об удостоверении того факта, что собрание приняло решение;
• состав участников, присутствовавших при этом.

Процедура  привлечения нотариуса направлено против фальсификации решений. Его присутствие затрудняет процесс подделки. При подмене протокола с применением печати нотариуса достаточно будет доказать только тот факт, что нотариальное действие не значится в реестре нотариуса.

Иные способы удостоверения.

Закон разрешает не исполнять требование о нотариальном удостоверении, если иной способ подтверждения участники предусмотрели (подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ):

• в уставе или
• в решении общего собрания участников, принятом единогласно. Если хотя бы один из участников не проголосовал за иной способ подтверждения, использовать его нельзя.

Исключение составляет случай, когда участники принимают решение об увеличении уставного капитала. В такой ситуации использовать иные способы подтверждения нельзя – всегда требуется нотариальное удостоверение (п. 3 ст. 17 ФЗ-14 «Об ООО»).

Под иным способом подтверждения имеется в виду:

• подписание протокола всеми участниками общества;
• использование технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения (аудио-, видеозапись и др.);
• иные способы, не противоречащие закону (при этом закон не устанавливает каких-либо ограничений).

Участники могут сами выбирать, как именно удостоверить принятие решения и состав участников на общем собрании.

На практике можно использовать следующие варианты:

• принять решение о внесении изменений в устав общества, указав в нем наиболее удобный порядок удостоверения (например, заверение протокола подписями председателя и секретаря собрания, которые являются участниками общества);
• принимать решения о способе подтверждения каждый раз при проведении общего собрания. Этот способ можно использовать, если участники всегда собираются в полном составе;
• обращаться к нотариусу, чтобы он подтверждал принятие решения на собраниях участников и состав участников.

Требованиям закона будет соответствовать вариант:  при котором, можно провести собрание участников в полном составе и на этом собрании единогласно принять решение о способе удостоверения, в том числе и на всех последующих собраниях (без внесения изменений в устав). В этом варианте, на последующих собраниях не потребуется стопроцентная явка участников, в решениях можно будет просто делать ссылку на этот протокол и прикладывать его копию.

The post Порядок проведения ВНЕОЧЕРЕДНОГО ОБЩЕГО собрания участников в ОЧНОЙ форме. first appeared on ЭнтерФин.