Приказ о проведении вакцинации и письменные согласия от сотрудников подтвердят, что расходы связаны с деятельностью организации. Укажите в документах основания и сроки проведения вакцинации.

Большинство работодателей проводят вакцинацию сотрудников добровольно. Обязательную вакцинацию проводят для сотрудников, которые заняты в определенных сферах деятельности и входят в группы повышенного риска. Например, это медицинские и педагогические работники, работники предприятий торговли, общественного питания, транспорта.

Обязательную вакцинацию также проводят по прямой рекомендации государственных учреждений здравоохранения.

 

Например, с наступлением осенне-зимнего сезона в организацию может поступить предписание из соответствующего учреждения, в частности Роспотребнадзора (п. 11.2 Санитарно-эпидемиологических правил СП 3.1.2.3117-13, утв. постановлением главного санитарного врача от 18.11.2013 № 63, ст. 11 Закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ).

 

Образцы, чтобы обосновать расходы

 

Как обосновать и оформить:

• пропишите обязанность работодателя проводить вакцинацию в разделе «Охрана труда» коллективного договора;
• издайте приказ о проведении вакцинации с указанием конкретных сроков;
• получите письменное согласие от сотрудников, которым будут делать прививки.

 

Как учесть

 

Необходимость покупки новых или дополнительных обогревателей поможет обосновать акт о том, что температура в помещении ниже нормы. Температура воздуха в рабочих помещениях в холодный период должна соответствовать оптимальным величинам.

Например, для сидячей работы с незначительным физическим напряжением оптимальная температура воздуха в холодное время года 22–24 °C (таблица 1 СанПиН 2.2.4.548-96.2.2.4).

Если центральной системы отопления не хватает, чтобы поддерживать температуру по нормативам, устанавливают дополнительные автономные обогреватели.

 

Оптимальную температуру для разных видов работ смотрите на схеме:

 

Образец, чтобы обосновать расходы

Акт о том, что температура в помещении ниже нормы

 

Как обосновать и оформить

– включите установку обогревателей в собственный перечень мероприятий по улучшению условий труда;

– составьте акт о том, что температура в помещении не соответствует нормам.

 

Как учесть

На упрощенке учесть расходы на обогреватели не получится. Расходы на улучшение условий труда отсутствуют в перечне, установленном в пункте 1 статьи 346.16 НК.

 

Такой вывод Минфин сделал в письме от 26.01.2007 № 03-11-04/2/19, и он по-прежнему актуален.

 

Увеличение расходов на содержание территории поможет обосновать приказ для улучшения пешеходных и подъездных зон в зимнее время. С выпадением снега появятся дополнительные расходы на его уборку. Чтобы обезопасить пешеходные зоны, которые относятся к территории работодателя, используют как реагенты, так и специальный инвентарь, а иногда и снегоуборочную технику.

 

На упрощенке учесть расходы на уборку крыш и прилегающих территорий от снега и наледи не удастся. Такие затраты не включены в перечень расходов по УСН, который установлен в пункте 1 статьи 346.16 НК (письмо Минфина от 20.02.2012 № 03-11-06/2/27).

 

Право учесть подобные затраты как материальные расходы удавалось доказать только в суде (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.02.2010 по делу № А46-13159/2009).

 

Расходы на установку велопарковки около офиса можно учесть при расчете налога на прибыль, если они непосредственно связаны с производственной деятельностью компании. Предположим, компания занимается доставкой товаров и имеет свою курьерскую службу.

Она приобрела и установила на прилегающей к офису территории велопарковку. Ее используют курьеры организации и клиенты – физические лица, которые получают товар в офисе организации.

В этом случае парковка необходима, во-первых, для того, чтобы обеспечить сохранность имущества компании и ее клиентов. Во-вторых, это оборудование, предназначенное для эффективной работы по доставке товаров клиентам. Расходы на парковку экономически обоснованны, так как направлены на увеличение потока клиентов и доходов организации.

Производственная велопарковка – это не объект внешнего благоустройства. Поэтому к расходам на такую парковку неприменим запрет на амортизацию из подпункта 4 пункта 2 статьи 256 НК.

 

Отразите все эти аргументы в приказе на установку велопарковки. Тогда затраты можно будет признать либо как материальные расходы, либо через амортизацию (ст. 254, 256 НК).

 

Если установка велопарковки не связана с коммерческой деятельностью организации и представляет собой объект внешнего благоустройства, расходы на нее не учитывайте.

 

Некоторые компании сдают зимнюю технику и автошины на хранение в специализированные организации. Это нужно, если у компании нет своего помещения для хранения спецтехники и автомобильных шин, которые временно не используются.

Четко укажите эту причину в приказе руководителя о затратах на хранение. Это поможет учесть эти затраты при расчете налога на прибыль – как расходы на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК).

Помимо такого приказа, договора и акта выполненных услуг важно иметь правильно оформленные акты о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение. В них должны быть четко указаны наименования всех вещей, которые компания передала на склад специализированной компании.

 

Такие акты подтверждают, что услуги по хранению были реальными, а не фиктивными (постановление ФАС от 17.06.2010 № КА-А40/5793-10).

 

Если в штате компании есть уборщики, то покажите в документах, зачем для мытья окон нужно было привлекать специализированную клининговую компанию. Например, услуги, которые выполнил сторонний подрядчик, не входят в обязанности штатных уборщиков.

Или у штатных уборщиков нет навыков и оборудования, которые нужны для особой работы. Ведь для мытья окон с внешней стороны здания обычно привлекают промышленных альпинистов со спецоснасткой.

Укажите эти причины в приказе руководителя и перечислите виды работ в акте выполненных работ.

 

Эти документы подтвердят, что расходы на сезонную мойку окон экономически обоснованны (постановление ФАС Московского округа от 18.01.2013 № А40-32442/12-129-151).

 

Если оплатили мытье окон в арендуемом помещении, то посмотрите, что написано в договоре. Обычно по договору арендатор обязан содержать помещения в надлежащем состоянии.

 

Для этого он может проводить в них любую необходимую уборку и учитывать затраты на нее в расходах (постановление ФАС Московского округа от 18.02.2013 № А40-30193/12-129-142). Не учитывайте расходы, только если в договоре напрямую прописано, что мыть окна обязан арендодатель.

 

Бывает, что закон города возлагает обязанность мыть фасады и окна на собственников зданий. В этом случае арендодатель вправе учесть расходы на мойку окон при расчете налога на прибыль.

 

Стандартные условия договора о том, что арендатор обязан содержать помещения в надлежащем состоянии, не помеха (постановление ФАС Поволжского округа от 03.03.2009 № А12-15054/2008).

 

Расходы на установку спортивного оборудования рядом с офисом можно учесть при расчете налога на прибыль, только если они непосредственно связаны с производственной деятельностью работников.

Например, компания организует спортивные мероприятия или оказывает услуги по охране, и ей в связи с этой производственной деятельностью нужна спортивная площадка для физических тренировок персонала.

В этом случае расходы на спортивный инвентарь экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК). Их можно учесть для налоговых целей либо как материальные расходы (ст. 254 НК), либо как расходы на основные средства через амортизацию (ст. 256, 257 НК), либо как прочие расходы на нормальные условия труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК).

Если расходы на спортинвентарь непосредственно не связаны с производственной деятельностью работников, при расчете налога на прибыль их не учитывайте. Например, нельзя списать расходы на спортивную площадку рядом с офисом для административных работников. Это следует из пункта 29 статьи 270 НК.

 

Она запрещает учитывать расходы на занятия в спортивных секциях, кружках или клубах, а также другие аналогичные расходы в пользу работников, в том числе расходы на спортинвентарь (письма Минфина от 27.11.2017 № 03-03-06/1/78341, от 13.10.2017 № 03-04-06/67116, от 14.04.2017 № 03-03-06/1/22241 и от 16.12.2016 № 03-03-06/1/75464).

Посредники на УСН включают в налоговую базу посредническое вознаграждение (п. 1 ст. 346.18 НК). Такой порядок действует лишь в тех случаях, когда средства по сделке поступают после заключения посреднического договора.

 

Если посредник получил эти средства до подписания договора, он включает в состав налогооблагаемых доходов всю сумму. Об этом сказано в письме ФНС от 19.08.2011 № АС-4-3/13628.

 

Посредническое вознаграждение включите в доходы, когда фактически получили деньги (п. 1 ст. 346.15, п. 2 ст. 249 НК). То есть в день поступления денег от заказчика на банковский счет или в кассу посредника, если посредник не участвует в расчетах.

 

Включите в состав доходов также полученные авансы за исполнение обязанностей по договору (п. 1 ст. 346.15, подп. 1 п. 1 ст. 251, п. 1 ст. 346.17 НК). 

 

В доходы посредника не включайте:

• при продаже товаров – платежи от покупателя в пользу заказчика;
• при покупке товаров – платежи от заказчика в пользу поставщика.
• платежи от заказчика в счет возмещения затрат посредника по условиям посреднического договора.

 

Это следует из подпункта 1 пункта 1.1 статьи 346.15 и подпункта 9 пункта 1 статьи 251 НК.

 

При УСН «доходы» никакие расходы для целей налогообложения не учитывайте (п. 1 ст. 346.14 НК). Скидки, которые предоставляете покупателям за счет посреднического вознаграждения, налоговую базу также не уменьшают (письмо Минфина от 25.05.2010 № 03-11-06/2/80).

 

Организации, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, ведут учет и доходов, и расходов (п. 2 ст. 346.18, ст. 346.24 НК). Налоговую базу уменьшают расходы, которые по условиям посреднического договора заказчик не компенсирует.

 

В зависимости от вида расходов, учтите их по соответствующей статье затрат. Например, расходы на оплату услуг субкомиссии можно отнести к материальным расходам (письмо УМНС по г. Москве от 29.06.2004 № 21-09/42913).

 

Не включайте в расходы:

• стоимость имущества, деньги, которые посредник передает заказчику в связи с исполнением обязательств по посредническому договору;
• затраты, которые заказчик должен возместить посреднику по условиям договора.

 

Это предусмотрено пунктом 2 статьи 346.16, пунктом 1 статьи 252 и пунктом 9 статьи 270 НК.

 

Расходы признайте в том отчетном периоде, в котором они возникли и были оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК). Поэтому затраты, которые не компенсирует заказчик, в случае их экономической обоснованности учтите при расчете единого налога упрощенке по мере оплаты.

 

Входной НДС по этим расходам признайте в налоговой базе, после принятия на учет самих расходов и перечисления налога (подп. 8 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 2 ст. 346.17 НК).

При упрощенке платят единый налог с доходов либо с разницы между доходами и расходами (п. 1 ст. 346.14 НК). ЕНВД – это налог с вмененного дохода, размер которого не зависит от результатов деятельности (п. 1 ст. 346.29 НК). На упрощенке сумма полученного дохода напрямую влияет на единый налог, на ЕНВД реальные доходы значения не имеют. 

При совмещении спецрежимов необходимо вести раздельный учет доходов и расходов, имущества, обязательств и хозяйственных операций по видам деятельности, подпадающим под разные спецрежимы (п. 8 ст. 346.18, п. 7 ст. 346.26 НК).

Оба спецрежима позволяют сэкономить на налогах. На упрощенке можно не платить налог на прибыль.

Исключение – дивиденды и проценты по государственным (муниципальным) ценным бумагам. НДС упрощенщики платят при импорте и в рамках договоров о совместной деятельности, доверительного управления имуществом или концессионных соглашений. Доходы от деятельности на ЕНВД освобождены от налога на прибыль. НДС вмененщики платят только при импорте.

И упрощенка, и вмененка позволяют не платить налог на имущество по объектам, налоговая база для которых – среднегодовая (средняя) стоимость имущества. По недвижимости, налоговая база для которой – кадастровая стоимость, налог на имущество придется платить. 

 

Такой порядок следует из положений пункта 2 статьи 346.11, пункта 4 статьи 346.26 НК.

 

Порядок ведения раздельного учета при совмещении упрощенки и ЕНВД законодательно не установлен. Поэтому разработайте его самостоятельно и закрепите в учетной политике или в другом локальном документе, утвержденном руководителем организации. При разработке порядка ведения раздельного учета руководствуйтесь общими нормами ведения бухучета.

Организовать раздельный учет можно с помощью распределения всех доходов и расходов на несколько групп.

 

Доходы разделите на две группы: от деятельности на упрощенке и от деятельности на ЕНВД. Расходы разделите на три группы:

• связанные с деятельностью на упрощенке;
• связанные с деятельностью на ЕНВД;
• одновременно связанные с деятельностью организации на упрощенке и на ЕНВД (например, общехозяйственные расходы).

 

Раздельный учет по разным видам деятельности можно вести с помощью дополнительных субсчетов, открытых к счетам учета доходов и расходов.

 

Общие расходы, которые одновременно относятся к разным видам деятельности, распределите пропорционально доле доходов от каждого из них в общем объеме доходов (п. 8 ст. 346.18 НК).1

 

Долю доходов от деятельности на упрощенке рассчитайте по формуле:

 

Сумму общих расходов, которая относится к деятельности на упрощенке, рассчитайте так:

Сумму расходов, которая относится к деятельности на ЕНВД, рассчитайте по формуле:

 

При расчете пропорции в состав доходов включайте не только выручку от реализации, но и внереализационные доходы.

 

Доходы, перечисленные в статье 251 НК, при формировании пропорции не учитывайте. Об этом сказано в письмах Минфина от 28.04.2010 № 03-11-11/121, от 23.11.2009 № 03-11-06/3/271 и от 17.11.2008 № 03-11-02/130.

 

Пропорцию формируйте исходя из доходов, полученных в календарном месяце. Чтобы рассчитать величину расходов нарастающим итогом с начала года, расходы, определенные с учетом пропорции (в части, относящейся к деятельности на упрощенке), суммируйте.

 

Об этом сказано в письме Минфина от 23.05.2012 № 03-11-06/3/35.

 

Организации, совмещающие упрощенку и ЕНВД, должны платить налог на имущество с объектов недвижимости, налоговой базой для которых является кадастровая стоимость (п. 2 ст. 346.11, п. 4 ст. 346.26 НК).

Рассчитывать и перечислять в бюджет суммы налога на имущество (авансовых платежей по налогу на имущество) нужно в целом по организации. Однако для правильного отражения этих сумм в расчете единого налога при упрощенке может понадобиться их раздельный учет.

 

Раздельный учет налога на имущество потребуется, если одновременно выполняются два условия:

• «кадастровый» объект недвижимости используется в рамках обоих налоговых режимов;
• организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

 

В такой ситуации раздельный учет должен обеспечивать правильное определение суммы налога на имущество (авансовых платежей), которую организация может включить в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по единому налогу при упрощенке. 

 

Это следует из положений пункта 8 статьи 346.18 и пункта 7 статьи 346.26 НК.

 

Если «кадастровое» имущество используется в рамках одного специального налогового режима, распределять сумму налога на имущество не нужно. При использовании в деятельности на упрощенке с объектом налогообложения «доходы за вычетом расходов» после уплаты эту сумму можно будет полностью включить в расходы на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 346.16 НК.

В остальных случаях (когда имущество целиком используется в деятельности на ЕНВД или в деятельности на упрощенке с объектом налогообложения «доходы») сумма налога на имущество на расчет единых налогов не повлияет. Это следует из положений пункта 1 статьи 346.18 и пункта 2 статьи 346.29 НК.

Итак, если одно и то же «кадастровое» имущество используется в обоих видах деятельности, а в рамках упрощенки организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то сумму уплаченного налога на имущество нужно распределить.

Так же как и остальные общепроизводственные (общехозяйственные) расходы, распределяйте налог пропорционально доле доходов, полученных по каждому виду деятельности.