Приказ о проведении вакцинации и письменные согласия от сотрудников подтвердят, что расходы связаны с деятельностью организации. Укажите в документах основания и сроки проведения вакцинации.
Большинство работодателей проводят вакцинацию сотрудников добровольно. Обязательную вакцинацию проводят для сотрудников, которые заняты в определенных сферах деятельности и входят в группы повышенного риска. Например, это медицинские и педагогические работники, работники предприятий торговли, общественного питания, транспорта.
Обязательную вакцинацию также проводят по прямой рекомендации государственных учреждений здравоохранения.
Например, с наступлением осенне-зимнего сезона в организацию может поступить предписание из соответствующего учреждения, в частности Роспотребнадзора (п. 11.2 Санитарно-эпидемиологических правил СП 3.1.2.3117-13, утв. постановлением главного санитарного врача от 18.11.2013 № 63, ст. 11 Закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ).
На упрощенке расходы на вакцинацию можно учесть только в том случае, если они включены в договор ДМС (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, подп. 16 ст. 255 НК).
Необходимость покупки новых или дополнительных обогревателей поможет обосновать акт о том, что температура в помещении ниже нормы. Температура воздуха в рабочих помещениях в холодный период должна соответствовать оптимальным величинам.
Например, для сидячей работы с незначительным физическим напряжением оптимальная температура воздуха в холодное время года 22–24 °C (таблица 1 СанПиН 2.2.4.548-96.2.2.4).
Если центральной системы отопления не хватает, чтобы поддерживать температуру по нормативам, устанавливают дополнительные автономные обогреватели.
Акт о том, что температура в помещении ниже нормы
– включите установку обогревателей в собственный перечень мероприятий по улучшению условий труда;
– составьте акт о том, что температура в помещении не соответствует нормам.
При расчете налога на прибыль стоимость обогревателей можете учесть в расходах на нормальные условия труда.
Такой вывод есть в письме Минфина и от 03.10.2012 № 03-03-06/2/112. Несмотря на давность письма, выводы в нем актуальны и сейчас.
Обогреватели стоимостью не больше 100 000 руб. учтите в расходах сразу в полной сумме на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК. Если они дороже 100 000 руб., то списывайте затраты через амортизацию.
Обосновать расходы можно тем, что улучшать условия и охрану труда – обязанность работодателя. Типовой перечень мероприятий для этого – в приказе Минздравсоцразвития от 01.03.2012 № 181н. Под пунктом 15 значится: «устройство новых и реконструкция имеющихся отопительных и вентиляционных систем в производственных и бытовых помещениях».
Чтобы обосновать затраты на отопительные системы и на мобильные обогреватели, включите подобные мероприятия в собственный перечень.
На упрощенке учесть расходы на обогреватели не получится. Расходы на улучшение условий труда отсутствуют в перечне, установленном в пункте 1 статьи 346.16 НК.
Такой вывод Минфин сделал в письме от 26.01.2007 № 03-11-04/2/19, и он по-прежнему актуален.
Приказ и акт обоснуют сезонное увеличение нормативов расхода ГСМ. Зимой возрастают расходы на топливо, поэтому не забудьте увеличить и норматив расходов по ГСМ для целей налогового учета.
Применяйте повышающие коэффициенты, которые установил Минтранс. Коэффициенты Минтранса учитывают не только марку автомобиля, но и регион, время года, тип местности, использование обогревателя и другие. Если компания не укладывается в нормы Минтранса, она вправе разработать собственные для зимы и лета.
Приказ о сезонном увеличении нормативов ГСМ
Акт, который обоснует новую норму
– подтвердите расчет нового норматива актом контрольного заезда автомобиля;
– пропишите сроки перехода с летних норм на зимние в приказе.
Учесть расходы на ГСМ в пределах новых повышенных нормативов могут как организации на общем режиме налогообложения, так и на УСН с объектом «доходы минус расходы».
Акты на списание автошин, о сезонной замене автомобильных шин и карточка учета работы автомобильной шины обоснуют реальность расходов на их покупку и замену. В большинстве регионов в октябре приходит время менять резину на служебных автомобилях – с летней на зимнюю. Дополнительно возможны расходы на замену шин и на покупку новых, если предыдущие пора списывать.
Увеличение расходов на содержание территории поможет обосновать приказ для улучшения пешеходных и подъездных зон в зимнее время. С выпадением снега появятся дополнительные расходы на его уборку. Чтобы обезопасить пешеходные зоны, которые относятся к территории работодателя, используют как реагенты, так и специальный инвентарь, а иногда и снегоуборочную технику.
Если такие обоснования есть, затраты на уборку территорий можно включить в состав прочих расходов на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК.
На упрощенке учесть расходы на уборку крыш и прилегающих территорий от снега и наледи не удастся. Такие затраты не включены в перечень расходов по УСН, который установлен в пункте 1 статьи 346.16 НК (письмо Минфина от 20.02.2012 № 03-11-06/2/27).
Право учесть подобные затраты как материальные расходы удавалось доказать только в суде (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.02.2010 по делу № А46-13159/2009).
Расходы на установку велопарковки около офиса можно учесть при расчете налога на прибыль, если они непосредственно связаны с производственной деятельностью компании. Предположим, компания занимается доставкой товаров и имеет свою курьерскую службу.
Она приобрела и установила на прилегающей к офису территории велопарковку. Ее используют курьеры организации и клиенты – физические лица, которые получают товар в офисе организации.
В этом случае парковка необходима, во-первых, для того, чтобы обеспечить сохранность имущества компании и ее клиентов. Во-вторых, это оборудование, предназначенное для эффективной работы по доставке товаров клиентам. Расходы на парковку экономически обоснованны, так как направлены на увеличение потока клиентов и доходов организации.
Производственная велопарковка – это не объект внешнего благоустройства. Поэтому к расходам на такую парковку неприменим запрет на амортизацию из подпункта 4 пункта 2 статьи 256 НК.
Отразите все эти аргументы в приказе на установку велопарковки. Тогда затраты можно будет признать либо как материальные расходы, либо через амортизацию (ст. 254, 256 НК).
Если установка велопарковки не связана с коммерческой деятельностью организации и представляет собой объект внешнего благоустройства, расходы на нее не учитывайте.
Некоторые компании сдают зимнюю технику и автошины на хранение в специализированные организации. Это нужно, если у компании нет своего помещения для хранения спецтехники и автомобильных шин, которые временно не используются.
Четко укажите эту причину в приказе руководителя о затратах на хранение. Это поможет учесть эти затраты при расчете налога на прибыль – как расходы на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК).
Помимо такого приказа, договора и акта выполненных услуг важно иметь правильно оформленные акты о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение. В них должны быть четко указаны наименования всех вещей, которые компания передала на склад специализированной компании.
Такие акты подтверждают, что услуги по хранению были реальными, а не фиктивными (постановление ФАС от 17.06.2010 № КА-А40/5793-10).
Если в штате компании есть уборщики, то покажите в документах, зачем для мытья окон нужно было привлекать специализированную клининговую компанию. Например, услуги, которые выполнил сторонний подрядчик, не входят в обязанности штатных уборщиков.
Или у штатных уборщиков нет навыков и оборудования, которые нужны для особой работы. Ведь для мытья окон с внешней стороны здания обычно привлекают промышленных альпинистов со спецоснасткой.
Укажите эти причины в приказе руководителя и перечислите виды работ в акте выполненных работ.
Эти документы подтвердят, что расходы на сезонную мойку окон экономически обоснованны (постановление ФАС Московского округа от 18.01.2013 № А40-32442/12-129-151).
Если оплатили мытье окон в арендуемом помещении, то посмотрите, что написано в договоре. Обычно по договору арендатор обязан содержать помещения в надлежащем состоянии.
Для этого он может проводить в них любую необходимую уборку и учитывать затраты на нее в расходах (постановление ФАС Московского округа от 18.02.2013 № А40-30193/12-129-142). Не учитывайте расходы, только если в договоре напрямую прописано, что мыть окна обязан арендодатель.
Бывает, что закон города возлагает обязанность мыть фасады и окна на собственников зданий. В этом случае арендодатель вправе учесть расходы на мойку окон при расчете налога на прибыль.
Стандартные условия договора о том, что арендатор обязан содержать помещения в надлежащем состоянии, не помеха (постановление ФАС Поволжского округа от 03.03.2009 № А12-15054/2008).
Расходы на установку спортивного оборудования рядом с офисом можно учесть при расчете налога на прибыль, только если они непосредственно связаны с производственной деятельностью работников.
Например, компания организует спортивные мероприятия или оказывает услуги по охране, и ей в связи с этой производственной деятельностью нужна спортивная площадка для физических тренировок персонала.
В этом случае расходы на спортивный инвентарь экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК). Их можно учесть для налоговых целей либо как материальные расходы (ст. 254 НК), либо как расходы на основные средства через амортизацию (ст. 256, 257 НК), либо как прочие расходы на нормальные условия труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК).
Если расходы на спортинвентарь непосредственно не связаны с производственной деятельностью работников, при расчете налога на прибыль их не учитывайте. Например, нельзя списать расходы на спортивную площадку рядом с офисом для административных работников. Это следует из пункта 29 статьи 270 НК.
Она запрещает учитывать расходы на занятия в спортивных секциях, кружках или клубах, а также другие аналогичные расходы в пользу работников, в том числе расходы на спортинвентарь (письма Минфина от 27.11.2017 № 03-03-06/1/78341, от 13.10.2017 № 03-04-06/67116, от 14.04.2017 № 03-03-06/1/22241 и от 16.12.2016 № 03-03-06/1/75464).
