Декларацию по налогу при упрощенке можно сдать на бумаге или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Декларацию на бумаге можно сдать через уполномоченного представителя налогоплательщика или по почте.

В организациях на УСН среднесписочная численность сотрудников не превышает 100 человек. Поэтому сдавать налоговую отчетность в электронном виде они вправе по своей инициативе.

Требовать от таких организаций декларацию по ТКС инспекции не вправе.Такие выводы следуют из пунктов 3 и 4 статьи 80 НК.

При заполнении декларации руководствуйтесь Порядком, утвержденным приказом ФНС от 26.02.2016 № ММВ-7-3/99.

Декларация по УСН состоит из титульного листа и шести разделов. Но все их заполнять не придется. В частности, раздел 3 заполняйте, если получали целевые средства.

На УСН с объектом «доходы» заполните:

• титульный лист;
• раздел 1.1;
• раздел 2.1.1.

Для плательщиков торгового сбора на УСН с объектом «доходы» предусмотрен дополнительный раздел 2.1.2.

На УСН с объектом «доходы минус расходы» составьте:

• титульный лист;
• раздел 1.2;
• раздел 2.2.

Будете ли вы заполнять титульный лист в начале или в конце, значения не имеет. Но, прежде чем заполнить разделы 1.1 или 1.2 с налогом к уплате или уменьшению, сначала посчитайте налог в разделах 2.1.1, 2.1.2 или 2.2.

Все значения стоимостных показателей в декларации при УСН указывайте в полных рублях. Значения показателей менее 50 копеек отбрасываются, а 50 копеек и более округляются до полного рубля.

Такой порядок следует из пункта 2.1 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 26.02.2016 № ММВ-7-3/99.

В декларации по УСН, заполненной от руки, пустые ячейки прочеркивайте.

Декларацию для печати на бумаге можно оформлять без прочерков, даже если о необходимости ставить прочерки в определенных строках прямо говорится в Порядке заполнения, утвержденном приказом ФНС от 26.02.2016 № ММВ-7-3/99.

Разделы 2.1.1 и 2.1.2 заполняют упрощенщики, которые применяют объект «доходы». Раздел 2.1.2 предназначен только для плательщиков торгового сбора.

По строке 102 раздела 2.1.1 упрощенщик указывает признак налогоплательщика:

• «1», если организация или предприниматель выплачивает доходы наемному персоналу;
• «2», если ИП работает без наемного персонала и платит страховые взносы только за себя.

По строкам 110–113 укажите доходы за каждый отчетный период: квартал, полугодие, девять месяцев, год. Данные указывайте нарастающим итогом.

Если в середине года прекратили деятельность на упрощенке, доходы за последний отчетный период укажите также по строке 113. Например, если организация прекратила деятельность на упрощенке в марте, доходы, полученные в I квартале, укажите по строке 110. Эта же сумма дублируется по строке 113, а строки 111–112 не заполняйте или ставьте прочерки.

Внимание! ИФНС на местах могут не принять декларацию по УСН, если организация не заполнила строки 111–112 раздела 2.1.1 или поставила в них прочерки. Если организация прекратила деятельность на упрощенке с начала II квартала, инспекторы предлагают проставить одинаковые доходы в строках 110–113. Но такое требование неправомерно. Во-первых, оно не связано с исчислением налога и не влияет на налоговую базу (абз. 2 п. 7 ст. 80 НК). Во-вторых, контрольные соотношения позволяют не заполнять строки 111–112 (письмо ФНС от 30.05.2016 № СД-4-3/9567).

По строкам 120–123 укажите ставку налога за каждый отчетный период и год – 6 процентов или пониженную ставку, установленную региональными властями.

По строкам 130–133 отразите начисленные авансовые платежи за отчетные периоды и налог за год. Авансовые платежи указывайте нарастающим итогом с начала года и без учета страховых взносов за каждый отчетный период.

Если же деятельность на упрощенке прекратили по окончании одного из периодов, то сумму авансового платежа за последний отчетный период просто продублируйте по строке 133.

По строкам 140–143 раздела 2.1.1 отразите страховые взносы, включая зачтенные в счет пособий, и выплаты по больничным листкам, которые принимаются к вычету. Данные указывайте за каждый отчетный и налоговый период нарастающим итогом.

Раздел 2.1.2: учет торгового сбора при объекте «доходы»

Раздел 2.1.2 заполняют плательщики торгового сбора, который рассчитывают налог с доходов.

По строке 020 раздела 1.1 отразите авансовый платеж к уплате за I квартал (по сроку 25 апреля). Сумму считайте по формуле:

Когда в результате вычитания получается отрицательный результат, строка 020 раздела 1.1 не заполняется.

По строке 040 – авансовый платеж, начисленный к уплате за полугодие (по сроку 25 июля). Сумму считайте по формуле:

Когда в результате вычитания получается отрицательный результат, его указывают в строке 050 – авансовый платеж за полугодие к уменьшению. Строка 020 раздела 1.1 в этом случае не заполняется.

По строке 070 раздела 1.1 отразите авансовый платеж к уплате за 9 месяцев. Формула расчета зависит от того, какие авансовые платежи вы начисляли по итогам полугодия – к уплате или к уменьшению.

По итогам полугодия начисляли авансы к уплате. Значит, авансы за 9 месяцев считайте так:

По итогам полугодия начисляли авансы к уменьшению. В этом случае используйте формулу:

Когда в результате вычислений получается отрицательный результат, его указывают в строке 080 – авансовый платеж к уменьшению по итогам девяти месяцев. Строка 070 раздела 1.1 в этом случае не заполняется.

По строке 100 раздела 1.1 укажите налог к доплате за год. Формула расчета зависит от того, начисляли ли вы авансовые платежи к уплате или к уменьшению.

Если начисляли авансовые платежи к уменьшению по строке 050 или строке 080, их к исчисленному налогу и вычетам нужно прибавлять.

Когда в результате вычислений получается отрицательный результат, его указывают по строке 110 как налог к уменьшению.Это следует из раздела IV Порядка, утвержденного приказом ФНС от 26.02.2016 № ММВ-7-3/99.

В разделе 2.2 считают налоговую базу при объекте «доходы минус расходы».

По строкам 210–213 укажите доходы за каждый отчетный период: квартал, полугодие, девять месяцев, год. Данные указывайте нарастающим итогом.

Если в середине года прекратили деятельность на упрощенке, доходы за последний отчетный период укажите также по строке 213. Например, если организация прекратила деятельность на упрощенке в марте, доходы за I квартал укажите по строке 210. Эта же сумма дублируется по строке 213, а строки 211–212 не заполняются или ставятся прочерки.

Внимание! ИФНС на местах могут не принять декларацию по УСН, если строки 211–212 раздела 2.2 организация не заполнила или поставила в них прочерки. Если организация прекратила деятельность на упрощенке с начала II квартала, инспекторы предлагают проставить одинаковые доходы в строках 210–213. Но такое требование неправомерно. Во-первых, оно не связано с исчислением налога и не влияет на налоговую базу (абз. 2 п. 7 ст. 80 НК). Во-вторых, контрольные соотношения позволяют не заполнять строки 211–212 (письмо ФНС от 30.05.2016 № СД-4-3/9567).

По строкам 220–223 раздела 2.2 укажите расходы за каждый отчетный период нарастающим итогом.

Если деятельность прекратилась, расходы за последний отчетный период продублируйте по строке 223.

По строке 230 раздела 2.2 укажите убыток или часть убытка за предыдущие налоговые периоды, который будет уменьшать базу отчетного года.

Убыток прошлых лет можно списать в полной сумме на протяжении 10 лет. Если налоговая база меньше убытка прошлых лет и поэтому его нельзя списать в полном объеме, несписанный остаток можно перенести на будущее (п. 7 ст. 346.18 НК).

По строкам 240–243 раздела 2.2 укажите налоговую базу за каждый отчетный период, которая определяется как разница между доходами и расходами. При расчете налоговой базы за год из доходов вычтите убыток, указанный по строке 230.

Если разница между доходами и расходами отрицательная, убыток указывайте по строкам 250–253.

По строкам 260–263 раздела 2.2 укажите налоговую ставку за каждый отчетный период и год. Общая ставка равна 15 процентам, при этом в различных регионах она может варьироваться в диапазоне от 0 до 15 процентов.

По строкам 270–273 раздела 2.2 отразите рассчитанные авансовые платежи. Авансовый платеж по этой строке рассчитывайте как произведение налоговой базы (строки 240–243) и ставки налога (строки 260–263).

Если упрощенщик получил убыток за I квартал, полугодие, девять месяцев или год, строки 270–273 раздела 2.2 не заполняются или в них ставятся прочерки (п. 8.14-8.17 Порядка, утв. приказом ФНС от 26.02.2016 № ММВ-7-3/99).

По строке 280 раздела 2.2 укажите минимальный налог, то есть доходы за год по строке 213, умноженные на 1 процент. Его нужно заплатить, если посчитанный обычным способом налог при УСН меньше минимального или получен убыток.

При смене адреса заполните код ОКТМО по строкам 010, 030, 060, 090. Код ОКТМО проставляйте в зависимости от того, в какую ИФНС перечисляли авансовые платежи.

По строке 020 раздела 1.2 отразите авансовый платеж, начисленный к уплате за I квартал. Сумма равна исчисленному авансовому платежу по строке 270 раздела 2.2.

По строке 040 – авансовый платеж, начисленный к уплате за полугодие (по сроку 25 июля). Сумму считайте по формуле:

Если разница отрицательная, укажите ее по строке 050 – авансовый платеж за полугодие к уменьшению. Строку 040 раздела 1.2 в этом случае не заполняйте.

По строке 070 – авансовый платеж, начисленный к уплате за 9 месяцев (по сроку 25 октября). Сумму считайте по формуле:

Если авансовый платеж за полугодие начисляли не к уплате, а к уменьшению, используйте формулу:

Когда в результате вычислений получается отрицательный результат, его указывают по строке 080 – авансовый платеж к уменьшению по итогам 9 месяцев.

По строке 100 раздела 1.2 укажите налог к доплате за год. Расчет зависит от того, начисляли вы авансовые платежи к уплате или к уменьшению.

С авансовыми платежами к уплате формула такая:

Если начисляли авансовые платежи к уменьшению по строке 050 или строке 080 раздела 1.2, их к исчисленному налогу и вычетам нужно прибавлять.

Когда в результате вычислений получается отрицательный результат, его указывают по строке 110 как налог к уменьшению.

По строке 120 раздела 1.2 укажите минимальный налог к уплате за год. Организация обязана заплатить минимальный налог, если его величина больше налога, рассчитанного за год по общим правилам.

То есть если выполняется неравенство:

Минимальный налог к уплате определите с учетом начисленных авансовых платежей. Если величина минимального налога превышает авансовые платежи, то показатель строки 120 раздела 1.2 рассчитайте так:

Если минимальный налог меньше начисленных авансовых платежей, строку 120 раздела 1.2 не заполняйте или поставьте прочерк. То есть в данном случае должно выполняться неравенство:

Это следует из раздела V Порядка, утвержденного приказом ФНС от 26.02.2016 № ММВ-7-3/99.

Раздел 3 заполняйте только в том случае, если организация получала:

• целевое финансирование;
• целевые поступления;
• аналогичные средства, перечисленные в пунктах 1 и 2 статьи 251 НК.

Исключение – субсидии автономным учреждениям. Их в разделе 3 указывать не нужно.

В разделе 3 декларации по УСН отразите данные предыдущего года по полученным, но неиспользованным средствам, срок использования которых не истек.

Укажите:

• в графе 1 – код вида полученных средств. Коды приведены в приложении 5 к Порядку, утвержденному приказом ФНС от 26.02.2016 № ММВ-7-3/99;
• в графах 2 и 5 – дату поступления денежных средств или имущества и срок их использования, установленный передающей стороной. Если срок использования средств или имущества не установлен, графы 2 и 5 заполнять не нужно (письмо ФНС от 20.01.2015 № ГД-4-3/2700);
• в графах 3 и 6 – размер средств, полученных в предыдущих налоговых периодах, срок использования которых не истек, и сумму неиспользованных средств, полученных в предыдущих периодах и не имеющих срока использования.

В графе 7 раздела 3 отразите средства, использованные не по целевому назначению. Такие суммы нужно включить в состав внереализационных доходов в тот момент, когда были нарушены условия их получения (например, истек срок использования). 

Основные средства, нематериальные активы и другое имущество отражайте в отчете по рыночной стоимости. В строке «Итого по отчету» укажите итоговые суммы по графам 3, 4, 6, 7 раздела 3.

Это следует из раздела IX Порядка, утвержденного приказом ФНС от 26.02.2016 № ММВ-7-3/99.

Упрощенщик, который не ведет деятельность и не получает доходы, не освобожден от обязанности сдать нулевую декларацию по УСН (п. 1 ст. 346.23 НК).

Какие листы включать в нулевую декларацию по УСН, зависит от объекта налогообложения – «доходы» или «доходы минус расходы».

В нулевой декларации по УСН заполните титульный лист. При объекте «доходы» оформите разделы 1.1 и 2.1.1, при объекте «доходы минус расходы» – разделы 1.2 и 2.2.

В декларации, заполненной от руки, в пустых ячейках проставьте прочерки. Если заполняете декларацию на компьютере и распечатываете на принтере, пустые ячейки не заполняйте (п. 2.4, 3.2 Порядка, утв. приказом ФНС от 26.02.2016 № ММВ-7-3/99). Затем подпишите декларацию по УСН с нулевыми показателями, укажите дату заполнения, где это предусмотрено.

Если не сдать нулевую декларацию в срок, организацию могут оштрафовать на 1000 руб. (п. 1 ст. 119 НК, письмо Минфина от 14.08.2015 № 03-02-08/47033).

Когда в сданной декларации обнаружена ошибка, из-за которой занизили налог, нужно подать уточненную (п. 1 ст. 81 НК). Если налог не занизили, можно представлять уточненную декларацию, но это не обязательно (абз. 2 п. 1 ст. 81 НК).

В первом случае нужно успеть сдать уточненную декларацию, пока не истек срок представления первоначальной декларации. Такая декларация считается поданной в срок, и никаких санкций инспекция не предъявит (п. 2 ст. 81 НК). Если не успеваете, подайте декларацию и доплатите недоимку и пени до того, как ошибку найдет инспекция. Это обезопасит от штрафа (п. 4 ст. 81 НК).

Во втором случае уточненную декларацию можно сдать в любое время без каких либо последствий (абз. 2 п. 1 ст. 81 НК). При этом достаточно внести корректировки в текущий налоговый учет (п. 1 ст. 54 НК). А именно исправить ошибки в книге учета доходов и расходов за текущий год.

В уточненной декларации по УСН отразите все изменения, связанные с пересчетом налога. Для этого укажите правильные данные, а не разницу между первичными и скорректированными показателями. Такой порядок следует из пункта 1 статьи 81 НК. К уточненному расчету приложите сопроводительное письмо. В нем укажите причину уточненной декларации.

Уточненную декларацию оформляйте так же, как и первичную. Для этого используйте те же бланки, на которых подавалась первичная отчетность. Но есть одно отличие в оформлении титульного листа: нем нужно указать номер корректировки по порядку. Если это первое уточнение, укажите «1—», если второе – «2—», и т. д.

Правила заполнения титульных листов в декларациях по разным налогам могут быть различными, поэтому нужно руководствоваться инструкциями по заполнению деклараций, действовавшими в тех периодах, за которые подается уточненная отчетность.

Это следует из Стандарта заполнения форм, утвержденного приказом ФНС от 06.07.2017 № ММВ-7-17/535.

Книга учета доходов и расходов предназначена для правильного формирования налоговой базы по налогу при упрощенке. Поэтому в ней необязательно отражать хозяйственные операции, не влияющие на расчет налога. Это следует из положений статьи 346.24 НК. Однако есть исключения для некоторых видов расходов.

Форма и порядок заполнения книги учета утверждены приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н. Такую книгу учета доходов и расходов на УСН заполняют организации и предприниматели. При объекте «доходы» и «доходы минус расходы» форма книги учета доходов и расходов одинаковая, отличаются только разделы.

На каждый налоговый период открывайте новую книгу учета (п. 1.4 Порядка, утв. приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н). Для организации, созданной после начала календарного года, налоговым является период со дня создания до конца года (п. 2 ст. 55 НК).

Поэтому даже после реорганизации в форме преобразования, после которой организация продолжила применять упрощенку, нужно заводить новую книгу учета доходов и расходов (письмо Минфина от 02.10.2006 № 03-11-04/2/194).

Книга учета доходов и расходов оформляется в единственном экземпляре в целом по организации.

Если есть обособленные подразделения, книгу учета оформляет головной офис. При этом данные подразделений никак не выделяются. Связано это с тем, что обязанность вести учет возложена на налогоплательщика, а специальные правила для обособленных подразделений не установлены (ст. 346.24 НК).

Данной позиции придерживается и налоговая служба (см., например, письма УФНС по г. Москве от 22.12.2004 № 21-09/82459 и УМНС по г. Москве от 06.05.2004 № 21-09/30814).

Когда обособленное подразделение платит ЕНВД, в книге учета доходов и расходов фиксируйте только показатели по деятельности организации на упрощенке (ст. 346.24 НК). Доходы и расходы по деятельности, переведенной на ЕНВД, в ней отражать не нужно.

Книгу учета доходов и расходов можно вести на бумаге или в электронном виде (п. 1.4 Порядка, утв. приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н).

В зависимости от того, в каком виде ведется книга учета, порядок ее оформления различается.

В книге учета на бумаге необходимо до начала записей:

• заполнить титульный лист;
• сшить и пронумеровать страницы, а на последней странице прошнурованной и пронумерованной книги указать количество содержащихся в ней страниц;
• заверить подписью руководителя, если есть печать, поставить оттиск печати.

Это следует из положений пунктов 1.4 и 1.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н.

Книгу учета в электронном виде нужно по окончании налогового периода:

• вывести на печать;
• сшить, пронумеровать страницы и указать их количество на последней странице;
• заверить подписью руководителя и печатью организации (при наличии).

По итогам каждого отчетного периода и по итогам года книгу учета в электронном виде нужно распечатывать на бумаге. 

Это следует из положений пунктов 1.4 и 1.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н.

Законодательство не требует, чтобы способ ведения книги учета доходов и расходов был отражен в учетной политике. Выбранный порядок ведения книги учета налогоплательщик может закрепить как в учетной политике, так и в приказе руководителя.

НК не возлагает на налогоплательщиков обязанность регистрировать книгу учета доходов и расходов. В статье 346.24 НК сказано только, что организации и ИП на упрощенке должны вести учет доходов и расходов в книге, форма и порядок заполнения которой утверждаются Минфином.

Порядком заполнения книги доходов и расходов, утвержденным приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н, обязанность налогоплательщика заверять книгу в налоговой инспекции также не предусмотрена. Это касается книг на бумажных носителях и в электронном виде.

Таким образом, представлять на регистрацию книги учета не требуется. Минфин и ФНС подтверждают эту позицию (письма от 11.02.2013 № 03-11-11/62, от 16.08.2011 № АС-4-3/13352, от 03.02.2010 № ШС-22-3/84).

По мнению ФНС, книга учета доходов и расходов может быть заверена только по просьбе налогоплательщика.

В книге учета доходов и расходов отражайте хозяйственные операции отчетных и налогового периодов.

Записи вносите в хронологическом порядке на основании первичных документов (п. 1.1 Порядка, утв. приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н). Регистрируйте документы о поступлении или перечислении оплаты, а также документы, подтверждающие расходы (платежные поручения, банковские выписки, кассовые и товарные чеки, квитанции, накладные, акты приема-передачи и т. п.).

Об этом сказано в письме Минфина от 06.12.2016 № 03-11-06/2/72657.

Все показатели указывайте в полных рублях без копеек. Это указано на титульном листе формы книги и подтверждается письмом Минфина от 04.09.2013 № 03-11-11/36391.

Какие разделы оформить, зависит от объекта налогообложения – «доходы» или «доходы минус расходы».

Книга учета доходов и расходов состоит из титульного листа и пяти разделов:

• раздел I «Доходы и расходы»;
• раздел II «Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу за отчетный (налоговый) период»;
• раздел III «Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения за налоговый период»;
• раздел IV «Расходы, предусмотренные пунктом 3.1 статьи 346.21 НК, уменьшающие сумму налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения (авансовых платежей по налогу) за отчетный (налоговый) период»;
• раздел V «Сумма торгового сбора, уменьшающая сумму налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения (авансовых платежей по налогу), исчисленного по объекту налогообложения от вида предпринимательской деятельности, в отношении которого установлен торговый сбор, за отчетный (налоговый) период».

На упрощенке с объектом «доходы» заполняйте в книге учета раздел I, раздел IV и раздел V.

Налогоплательщики с объектом «доходы минус расходы» заполняют в книге учета разделы I–III, а также справку к разделу I.

На упрощенке с объектом «доходы» укажите налоговую базу в разделе I. Раздел IV предусмотрен для вычетов, раздел V – для торгового сбора, который уменьшает авансовые платежи и налог при УСН по итогам года.

Раздел I (доходы и расходы)

В разделе I укажите:

• в графе 1 – порядковый номер операции;
• графе 2 – дату и номер первичного документа, который подтверждает доход;
• графе 3 – содержание операции;
• графе 4 – доходы, учитываемые при расчете налога.

Такие суммы показывайте в графе 5, как это предусмотрено пунктом 1 статьи 346.17 НК. Сумму полученной субсидии отразите в графе 4 раздела I, а в графе 5 укажите суммы расходов, которые организация оплатила за счет этих средств (п. 2.5 Порядка, утв. приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н).

Разница между этими показателями должна быть равна нулю. Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина от 28.09.2017 № 03-11-06/2/62961.

По желанию в графе 5 можно отражать и другие расходы, которые связаны с получением доходов. Но на расчет единого налога эти данные влиять не будут (п. 2.5 Порядка, утв. приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н).

Ошибки в разделе I возникают, если налоговый учет кассовым методом налогоплательщики путают с бухучетом методом начисления.

В книге учета укажите полученные доходы, когда деньги от покупателя поступили в кассу или на расчетный счет.

Авансы полученные – тоже доход, поэтому запишите их в графе 4 раздела I книги учета (п. 1 ст. 346.17 НК, п. 2.4 Порядка, утв. приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н).

Возвращенный покупателю аванс уменьшает налогооблагаемые доходы. Поэтому, вернув деньги, покажите сумму в графе 4 раздела I книги со знаком «минус». В графу 5 возвращенный аванс не записывайте: такой расход не предусмотрен статьей 346.16 НК.

Поступления в валюте учтите в совокупности с теми, что получали в рублях. Сумму определите по курсу ЦБ, действующему на дату признания доходов (п. 3 ст. 346.18 НК).

Доходы по бартерным операциям отражайте в книге учета в момент, когда контрагент выполнил обязательства по бартерному (товарообменному) договору – передал товары или другое имущество. Это следует из пункта 1 статьи 346.17 НК.

Доходы, полученные при зачете взаимных требований, отразите в книге учета доходов и расходов на дату подписания акта о зачете. В этот момент покупатель гасит свое обязательство перед продавцом (ст. 410 ГК). А дата погашения обязательства в любом виде считается датой дохода (п. 1 ст. 346.17 НК). Акт зачета взаимных требований будет основанием для записей в книгу учета доходов и расходов.

Выручку по пластиковым картам отразите в момент, когда деньги поступили на расчетный счет.

По общим правилам те, кто применяют упрощенку, доходы и расходы определяют кассовым методом (ст. 346.17 НК). Датой получения доходов при кассовом методе признается день:

• поступления денег на счета в банках или в кассу;
• получения иного имущества, работ, услуг, имущественных прав;
• погашения задолженности перед организацией другим способом.

Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 346.17 НК.

При расчетах с помощью пластиковых карт деньги зачисляются на расчетный счет продавца позже, чем списываются с карты покупателя. Тем не менее доход у продавца при упрощенке возникает в момент поступления денег на расчетный счет.

На эту дату выручку, которая поступила на счет, отразите в книге учета доходов и расходов. Аналогичные разъяснения – в письмах Минфина от 19.09.2016 № 03-11-11/54526, от 28.07.2014 № 03-11-06/2/36926.

Сумму возмещения ущерба, полученную от похитителя или материально ответственного сотрудника, признайте внереализационным доходом и учтите при расчете единого налога (п. 1 ст. 346.15, п. 3 ст. 250 НК).

В книге учета доходов и расходов такой доход отразите на дату, когда деньги поступили на счет или в кассу (п. 1 ст. 346.17 НК, п. 2.4 Порядка, утв. приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н).

Стоимость украденного имущества учесть в расходах не удастся, даже если единый налог платите с разницы между доходами и расходами. Ведь перечень расходов, уменьшающих налоговую базу по единому налогу, закрыт (п. 1 ст. 346.16 НК). А имущественный вред, нанесенный организации в результате кражи, в этот перечень не входит.

Если организация перешла на упрощенку с общей системы налогообложения, полученные до перехода на спецрежим авансы отразите в графе 4. При этом два условия должны выполняться одновременно:

• организация прежде рассчитывала налог на прибыль методом начисления;
• выполнять обязательства по авансам организация начала, уже перейдя на упрощенку.

Деньги, которые получили после перехода на упрощенку, не придется показывать в доходах при соблюдении условий:

• организация прежде рассчитывала налог на прибыль методом начисления;
• средства поступили в счет погашения дебиторской задолженности, сумму которой уже учли в доходах.

Об этом сказано в пункте 2.4 Порядка, утвержденного приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н.

Упрощенщики с объектом «доходы» вправе уменьшать начисленный налог и авансовые платежи за отчетный период на сумму налогового вычета. Этот вычет отражайте в разделе IV.

Правила заполнения установлены в пунктах 5.1–5.12 Порядка, утвержденного приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н.1

Единый налог с доходов и авансовые платежи за отчетный период организации вправе уменьшить на три вида расходов:

1.  страховые взносы, уплаченные в пределах начисленных сумм в периоде, за который начислен единый налог (авансовый платеж);
2.  взносы по договорам добровольного личного страхования сотрудников на случай болезни. Условий для вычета два –у страховых организаций действующие лицензии, апредусмотренные договорами страховые выплаты не больше больничных, посчитанных по статье 7 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ;
3.  больничные пособия за первые три дня нетрудоспособности, оплаченные организацией. Но только в части, не покрытой страховыми выплатами, и по договорам, указанным в пункте 2.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.1 статьи 346.21 НК.

Суммы, которые включаются в налоговый вычет, отражайте в разделе IV книги учета доходов и расходов.

Раздел IV можно заполнить двумя способами:

• записывать взносы и пособия по мере уплаты, а в конце отчетного (налогового) периода подвести итог в графе 10, чтобы сравнить вычет с лимитом – у организаций это 50 процентов от начисленного авансового платежа или налога за год (п. 3.1 ст. 346.21 НК);
• отразить уплаченные пособия и взносы в пределах лимита, когда отчетный (налоговый) период закончится и можно будет посчитать максимальный вычет.

Раздел V заполняют все упрощенщики с объектом «доходы», а не только плательщики торгового сбора. Если в регионе нет торгового сбора, включите раздел V в книгу учета, укажите отчетный год, а в показателях поставьте прочерк. Так вы исключите риски, что неполный регистр инспекторы приравняют к отсутствующему, а организация заплатит штраф – 10 000 руб. (ст. 120 НК).

Плательщики торгового сбора заполняют раздел V следующим образом:

• в графе 1 – порядковый номер операции;
• графе 2 – дату и номер первичного документа – основания для операции;
• графе 3 – период, за который уплатили торговый сбор;
• графе 4 – сумму уплаченного сбора, на которую плательщик сбора вправе уменьшить единый налог.

Об этом сказано в пунктах 6.1–6.6 Порядка заполнения книги.

Упрощенщики с объектом «доходы минус расходы» считают налоговую базу в разделах I–III, а к разделу I дополнительно оформляют справку.

Раздел I (доходы и расходы)

В разделе I укажите:

• в графе 1 – порядковый номер операции;
• графе 2 – дату и номер первичного документа, который подтверждает доход или расход;
• графе 3 – содержание операции;
• графе 4 – доходы, учитываемые при расчете налога;
• графе 5 – расходы, учитываемые при расчете налога.

В графе 4 раздела I показывайте доходы, учитываемые при расчете единого налога (п. 2.4 Порядка, утв. приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н). Правила такие же, как при УСН «доходы».

Расходы в валюте пересчитайте в рубли по курсу ЦБ и отразите в книге учета, как и рублевые. Даже если позже курс изменится, корректировать расходы не придется. Курсовые разницы, которые возникают в бухучете, в налоговом учете не отражайте и в книге доходов и расходов не показывайте. Это следует из положений пункта 5 статьи 346.17 НК.

Расходы, которые возникли в результате зачета взаимных требований, отразите в книге учета на дату подписания акта о зачете. В этот день организация гасит свое обязательство перед продавцом (ст. 410 ГК). Дата расхода по таким операциям – дата прекращения обязательства (п. 2 ст. 346.17 НК). А акт зачета взаимных требований – основание для записей в книге учета доходов и расходов.

Входной НДС в книге учета доходов и расходов на УСН можно отражать как отдельной строкой, так и в стоимости активов. Минфин предлагает учитывать, что именно купил упрощенщик.

Если затраты на покупку имущества, работ или услуг не учитываются в расходах при УСН, то и входной НДС по ним не уменьшает налоговую базу и в книге учета не отражается (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК, п. 2.5 Порядка заполнения, утв. приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н).

В какой момент отражать НДС в книге учета. Входной НДС отразите в книге учета в момент списания покупок в расходы (п. 2 ст. 346.17, подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК). То есть покупка с НДС должна быть оплачена и выполнены все условия, чтобы учесть ее в расходах (п. 2 ст. 346.17, подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК, письмо Минфина от 17.02.2014 № 03-11-09/6275, которое направлено инспекциям для использования в работе письмом ФНС от 18.03.2014 № ГД-4-3/4801).

Расходы на оплату труда отражайте в книге учета доходов и расходов на дату, когда погашена задолженность перед сотрудниками (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).

В книге учета доходов и расходов отражайте операции, которые влияют на расчет налога при УСН (п. 2.4, 2.5 Порядка, утв. приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н). Показатели, которые характеризуют деятельность на вмененке, в книгу учета не включайте (п. 8 ст. 346.18, п. 7 ст. 346.26 НК).

Если на дату признания расходов неизвестен характер использования ресурсов, книгу учета заполняйте особым образом:

• на дату оплаты укажите в графе 5 всю стоимость приобретенных материалов;
• дату передачи материалов для вмененной деятельности укажите их стоимость в графе 5
  со знаком минус.

Такие разъяснения – в письме Минфина от 29.01.2010 № 03-11-06/2/11.

Когда материалы оплачивают в одном периоде, а используются для вмененной деятельности в другом, налог при УСН и авансовые платежи по нему приходится корректировать. А если годовая декларация сдана, требуется уточненка.

Справку к разделу I заполняйте после того, как посчитаете итоговую сумму доходов и расходов:

• по строке 010 – сумма полученных доходов за год. Ее можно посмотреть в строке «Итого за год» графы 4 раздела I книги учета доходов и расходов;
• строке 020 – сумма расходов за год. Она равна показателю строки «Итого за год» графы 5 раздела I;
• строке 030 – сумма, которую можно получить, если вычесть налог при УСН, рассчитанный в общем порядке, из уплаченного минимального налога. Это расход, который можно учесть при налогообложении (п. 6 ст. 346.18 НК);
• строке 040 – итоговая сумма доходов. Ее вы получите, если из показателя строки 010 вычтите показатели строк 020 и 030. Перенесите этот показатель в строку 120 раздела III книги;
• строке 041 – итоговая сумма убытков. Ее вы получите, если вычтите из суммы строк 020 и 030 сумму строки 010. Отрицательное значение не указывайте. Перенесите убыток по строке 041 в строку 140 раздела III книги.

Расходы на приобретение (создание) основных средств и нематериальных активов отразите в разделе II книги учета доходов и расходов.Как его заполнять, сказано в разделе III Порядка, утвержденного приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н.

Раздел II – это таблица из 16 граф.

В графе 1 – порядковый номер операции.

В графе 2 – наименование основных средств или нематериальных активов. Перепишите из документов – техпаспорта, инвентарной карточки.

В графе 3 – число, месяц и год оплаты основного средства или нематериального актива. Заполните графу на основании первичных документов: платежных поручений или квитанций к приходным кассовым ордерам.

Графу 4 заполните по основным средствам, для которых обязательна госрегистрация. Укажите, когда подали документы на госрегистрацию.

В графе 5 – число, месяц и год ввода в эксплуатацию.

В графе 6 – первоначальная стоимость основного средства или нематериального актива, которые приобретены или изготовлены в период упрощенки.

Первоначальную стоимость нематериальных активов отразите в том отчетном (налоговом) периоде, в котором произошло последнее по времени событие:объект отражен в бухучете илинематериальный актив оплачен.

Такие правила установлены в пункте 3.10 Порядка, утвержденного приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н.

В графе 7 – срок полезного использования основных средств или нематериальных активов. Не заполняйте графу, если объекты приобретены (изготовлены) и введены в эксплуатацию в период упрощенки.

В графе 8 – остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов до перехода на упрощенку.

В графе 9 – количество кварталов налогового периода, на протяжении которых объект эксплуатируется.

В графе 10 – доля стоимости основного средства или нематериального актива, которая принимается в расходы в налоговом периоде.

В графе 11 – доля стоимости объекта, которая принимается в расходы в каждом квартале отчетного (налогового) периода. Определить ее можно, если разделить показатели графы 10 на показатели графы 9. Значение показателя округлите до второго знака после запятой.

В графе 12 – расходы, которые учитываются в каждом квартале налогового периода. Если основное средство или нематериальный актив приобретены или изготовлены в период упрощенки, показатель считают, перемножив значения граф 6 и 11 и разделив на 100.

Если организация приобрела объекты до перехода на упрощенку, определите величину для графы 12, перемножив показатели граф 8 и 11 и разделив на 100.

В графе 13 – расходы, которые учитываются за налоговый период. Чтобы их посчитать, умножьте показатель графы 12 на показатель графы 9.

В графе 14 – расходы, которые учли за предыдущие налоговые периоды. Их можно посмотреть в графе 13 раздела II прошлогодней книги. Не заполняйте графу, если объекты приобретены (изготовлены) и введены в эксплуатацию в период упрощенки.

В графе 15 – расходы, которые будут списаны в последующих налоговых периодах. Чтобы их посчитать, вычитайте из показателя графы 8 показатели граф 13 и 14. Не заполняйте графу, если объекты были приобретены (изготовлены) и введены в эксплуатацию в период упрощенки.

В графе 16 – число, месяц и год выбытия (реализации) основного средства или нематериального актива.

Итоговую строку в разделе II заполните по графам 6, 8, 12–15.

Раздел III книги учета доходов и расходов заполняют налогоплательщики, которые получили убыток по итогам прошлых налоговых периодов (п. 4.1 Порядка, утв. приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н). Подробнее о переносе убытков на будущее смотрите Как списать убыток, сложившийся в период применения упрощенки.

В разделе III считают убыток, на который можно снизить налоговую базу текущего периода:

• в строке 010 отразите убытки за последние 10 лет, в строках 020–110 расшифруйте суммы по годам;
• в строку 120 перенесите налоговую базу отчетного периода, которую можно снизить на убытки (из строки 040 справки к разделу I);
• в строке 130 – убыток, который уменьшает налоговую базу текущего периода;
• в сроке 140 – убыток текущего периода (из строки 041 справки к разделу I);
• в строке 150 – убыток на начало следующего года, который перенести не удалось (строка 010 – строка 130 + строка 140), в строках 160–250 – расшифровка не перенесенного убытка по годам.

Ошибка повлекла неполную уплату налога. В книгу учета доходов и расходов нужно внести исправления. Данные следует уточнять за тот период, в котором была допущена ошибка. Одновременно с исправлением данных в книге учета доходов и расходов налогоплательщик обязан составить и сдать в налоговую инспекцию уточненную декларацию по налогу при УСН.

Когда период, в котором была допущена ошибка, установить невозможно, исправления вносите в данные за тот период, когда ошибка была обнаружена. В этом случае уточненная налоговая декларация не подается.Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 54 и пункта 1 статьи 81 НК.

Ошибка повлекла переплату по налогу. Тогда упрощенщик вправе (не обязан):

• внести изменения в расчет налоговой базы за тот период, в котором ошибка была допущена;
• исправить ошибку, пересчитав налоговую базу и сумму налога за тот период, в котором эта ошибка была обнаружена. Таким способом можно воспользоваться независимо от того, известен ли период, в котором была допущена ошибка, или нет;
• не предпринимать никаких мер по исправлению ошибки (например, если сумма переплаты незначительна).

Решение о представлении в инспекцию уточненной налоговой декларации в этих случаях организация принимает самостоятельно. Эти правила распространяются и на предпринимателей.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 54 и пункта 1 статьи 81 НК и подтверждается в письме Минфина от 22.06.2015 № 03-11-09/36020 (доведено до сведения территориальных налоговых инспекций письмом ФНС от 20.08.2015 № ГД-4-3/14722).

Изменения в книге учета доходов и расходов должны быть обоснованы. У организации должны быть аргументы, например первичные документы, справки бухгалтерии и т. д. Это следует из положений пункта 2 статьи 346.16, пункта 1 статьи 252 НК и пункта 1.6 Порядка, утвержденного приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н.

В книге учета на бумаге зачеркните неверный показатель, впишите правильное значение и дату исправления, записи заверьте подписью руководителя, а если есть печать – еще и печатью.Об этом сказано в пункте 1.6 Порядка, утвержденного приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н.

В книге учета в электронном виде исправления вносят с помощью дополнительных или сторнировочных записей непосредственно в базу данных. Хотя официально порядок нигде не установлен.

Если ошибка в книге учета обнаружена после того, как ее распечатали и прошнуровали по окончании года, исправления вносите в том же порядке, как и в бумажную.

Книга учета доходов и расходов – это регистр налогового учета, предназначенный для правильного формирования налоговой базы по единому налогу при упрощенке. Отсутствие регистров налогового учета, несвоевременное или неправильное отражение хозяйственных операций в них является грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК).

Если нарушение допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушения обнаружены в нескольких налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб. А если такие нарушения привели к занижению налоговой базы, это повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Организации, применяющие упрощенку, обязаны вести бухучет на общих основаниях (ст. 2 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). 

 

На основании данных бухучета контролируйте остаточную стоимость основных средств. Чтобы применять упрощенку, их остаточная стоимость не должна превышать 150 000 000 руб. (подп. 16 п. 3 ст. 346.12 НК).

Если в течение года суммарная остаточная стоимость основных средств превысит эту величину, то с начала квартала, в котором было допущено превышение, организация теряет право на применение упрощенки (п. 4 ст. 346.13 НК).

Кроме того, организация должна разработать и утвердить учетную политику с учетом изменений в ведении бухучета. В учетную политику включите все необходимые элементы, предусмотренные ПБУ 1/2008. 

Бухгалтерскую отчетность организации, применяющие упрощенку, должны составлять и сдавать на общих основаниях. Формы бухгалтерской отчетности утверждены приказом Минфина от 02.07.2010 № 66н.

Исключение предусмотрено только для малых предприятий. Такие организации вправе применять упрощенные способы ведения бухучета и могут составлять бухгалтерскую (финансовую) отчетность по специальным формам.

Организации и предприниматели на упрощенке должны вести налоговый учет доходов и расходов (ст. 346.24 НК). Для этого используйте книгу учета доходов и расходов. 

В некоторых случаях стоит разработать учетную политику для целей налогообложения, хотя на УСН этот документ необязателен.

Организации и предприниматели, которые применяют упрощенку, должны соблюдать порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК). Поэтому при наличных расчетах применяйте ККТ, ведите кассовую книгу и соблюдайте установленный лимит.

Аналогичные разъяснения – в письме Минфина от 09.06.2018 № 03-11-11/40059.