В каких случаях сдают налоговую отчетность по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)

Сдавать налоговую отчетность по телекоммуникационным каналам связи обязаны:

1. Любые организации, в которых среднесписочная численность сотрудников превысила 100 человек.

Такой способ передачи отчетности является для них единственно возможным. При этом среднесписочная численность рассчитывается:

• для давно действующих организаций — за предыдущий год;
• новых организаций — за месяц создания;
• реорганизованных организаций — за месяц реорганизации.

Организации, в которых среднесписочная численность сотрудников не превышает 100 человек, могут сдавать налоговую отчетность по ТКС только по своей инициативе. Требовать от таких организаций передачи деклараций или налоговых расчетов по ТКС налоговые инспекции не вправе.

2. Организации, для которых такая обязанность предусмотрена положениями второй части Налогового кодекса (по конкретным налогам).

Это следует из положений пунктов 3 и 4 статьи 80 НК.

Так, обязанность подавать налоговую отчетность по ТКС установлена в отношении:

1.  деклараций по НДС. Исключение сделано для налоговых агентов — неплательщиков НДС и для правопреемников, которые после реорганизации стали применять упрощенку или ЕНВД. Они вправе сдавать декларации на бумаге (абз. 2 п. 5 ст. 174 НК);
2.  справок по форме 2-НДФЛ. Налоговые агенты должны сдавать справки в электронном виде, если количество лиц, которым они выплатили доходы, составляет более 10 человек (абз. 6 п. 2 ст. 230 НК);
3.  расчетов по форме 6-НДФЛ. Налоговые агенты должны сдавать расчеты в электронном виде, если количество лиц, которым они выплатили доходы, составляет более 10 человек (абз. 6 п. 2 ст. 230 НК);
4.  расчетов по страховым взносам (ЕРСВ). Работодатели должны сдавать ЕРСВ в электронном виде, если численность сотрудников, которым выплачены доходы в отчетном (расчетном) периоде, превышает 10 человек (п. 10 ст. 431 НК).

Кроме того, в электронном виде нужно сдавать расчеты по форме 4-ФСС(п. 1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). 

Такая обязанность распространяется на работодателей, у которых численность сотрудников за прошлый год превышает 25 человек.

Электронные форматы налоговой отчетности утверждает ФНС по согласованию с Минфином (п. 7 ст. 80 НК). При передаче налоговой отчетности по ТКС руководствуйтесь Методическими рекомендациями, утвержденными приказом ФНС от 31.07.2014 № ММВ-7-6/398.

Передача отчетности по каналам связи освобождает организацию от представления документов на бумаге (п. 6 раздела I Порядка, утв. приказом МНС от 02.04.2002 № БГ-3-32/169). Но иногда организации требуются заверенные инспекцией бумажные экземпляры отчетности, сданной в электронном виде. Например, для предъявления в банк, аудиторам и т. п.

В этих случаях организации придется подать в инспекцию заявление с просьбой поставить отметку о приеме и приложить к нему бумажную копию декларации (расчета).

На этой копии инспектор поставит необходимую отметку (п. 169 Административного регламента, утв. приказом ФНС от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343).

Существуют два способа сдать отчетность по ТКС:

• через спецоператора;
• напрямую через сайт налоговой службы.

Чтобы подготовить отчетность, можно воспользоваться официальной бесплатной программой «Налогоплательщик ЮЛ».

Ее можно скачать с сайта ФНС или с сайта разработчика (ФГУП ГНИВЦ ФНС).

Обратите внимание, что программа постоянно обновляется.

Если у вас устаревшая версия или старые формы, то их нужно обновить. Сделать это можно двумя способами.

Во-первых, версию можно обновить через программу «Налогоплательщик ЮЛ». В программе откройте закладку «Сервис» и выберите Поиск обновлений в Интернете. Так вы обновите программу до нужной версии. Чтобы обновить формы, в той же закладке нажмите «Прием описаний отчетных форм», выбрав тип приема отчетных форм «из Интернета».

Во-вторых, можете скачайте нужные файлы с сайта ГНИВЦ. После того как скачаете нужные файлы, в программе «Налогоплательщик ЮЛ» откройте закладку «Сервисы» и нажмите Прием описаний отчетных форм. Выберите тип приема отчетных форм «из локальной папки», указав скачанные файлы.

За несоблюдение установленного способа представления налоговой отчетности в электронном виде предусмотрена налоговая ответственность. Размер штрафа составляет 200 руб. за каждое нарушение. Об этом говорится в статье 119.1 НК.

При этом нарушение инспекция может обнаружить с помощью сведений о среднесписочной численности сотрудников за предыдущий год. Эти сведения обязаны сдавать все организации (п. 3 ст. 80 НК).