Вопрос: Согласно п. п. 4.1 и 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам производится наличными деньгами.
Банк России в Письме от 18.12.2006 N 36-3/2408 указывает, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим работникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации.
В соответствии с п. 2.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П), получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов производится с использованием корпоративных банковских карт.
Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство в Письме от 10.09.2013 N N 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554 считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц — работников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках зарплатных проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации работникам документально подтвержденных расходов.
Возможна ли выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы путем их безналичного перечисления на банковские счета командируемых работников — работников банка (балансовый счет 40817)?
Ответ: Выдача подотчетных сумм на осуществление командировочных расходов путем перечисления их на банковскую карту работника банка не противоречит действующему законодательству.
Обоснование: При осуществлении своей деятельности юридические лица и индивидуальные предприниматели сталкиваются с необходимостью выдачи денежных средств своим работникам под отчет на осуществление расходов, связанных с деятельностью этих юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. В частности, такая необходимость возникает при направлении работника в командировку.
В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд, расходы на наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Таким образом, трудовое законодательство предоставляет работодателю право выбора способа выдачи работникам подотчетных денежных средств. Выбранный способ следует закрепить в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.
Как справедливо отмечено банком в тексте вопроса, о способах выдачи денежных средств под отчет упоминается в Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) (далее — Положение N 373-П), Положении об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П) (далее — Положение N 266-П).
Положение N 373-П определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации. Таким образом, если принято решение выдать денежные средства под отчет в наличной форме, необходимо руководствоваться требованиями указанного Положения.
Положение N 373-П распространяется на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Банка России), а также на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения (далее — юридические лица), на индивидуальных предпринимателей (п. 1.1 Положения N 373-П). Поскольку в рассматриваемом случае банк действует не в качестве кредитной организации, основная деятельность которой заключается в том числе в осуществлении кассовых операций, считаем, что банку необходимо руководствоваться требованиями данного Положения наравне с прочими организациями.
Согласно п. п. 4.1 и 4.4 Положения N 373-П выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, производится указанными лицами по расходным кассовым ордерам 0310002. Кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. При этом подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю, авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Таким образом, Положение N 373-П устанавливает требования к документальному оформлению операций по выдаче наличных денежных средств под отчет. Представляется, что эти требования установлены в целях контроля за целевым расходованием денежных средств, выдаваемых в наличной форме, поскольку в отличие от случая осуществления расчетов в безналичной форме проследить, на что именно были израсходованы наличные средства, затруднительно.
Положение N 266-П устанавливает особенности осуществления кредитными организациями операций с платежными картами. Из норм п. 2.3 Положения N 266-П следует, что клиент — физическое лицо вправе осуществлять с использованием банковских карт любые операции, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение. Кроме того, в соответствии с п. 2.5 Положения N 266-П клиент — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель вправе снимать наличные денежные средства с банковской карты и оплачивать этой картой расходы, связанные с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы.
Из изложенного следует, что:
— в соответствии с Положением N 266-П банковские карты могут использоваться физическим лицом для осуществления любых операций, в отношении которых не установлен законодательный запрет (ограничение);
— действующее законодательство не устанавливает запретов или ограничений на выплату подотчетных сумм на банковскую карту работника при условии закрепления такого способа выплаты в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Таким образом, выдача подотчетных сумм путем перечисления их на банковскую карту работника не противоречит действующему законодательству.
В тексте вопроса банк ссылается на Письмо Банка России от 18.12.2006 N 36-3/2408, в котором указано, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим работникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. Согласно п. п. 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России 22.09.1993 N 40, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.
Отметим, что:
— нормативные акты Банка России действительно не предусматривают выдачу денежных средств организацией под отчет своим работникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета, равно как не содержат запрета на совершение таких операций;
— Положение N 266-П уже в первоначальной редакции от 10.04.2005 прямо предусматривало возможность выдачи организацией денежных средств под отчет своим работникам путем их безналичного перечисления на корпоративную карту;
— выводы, к которым пришли авторы Письма, основываются на анализе норм Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, в задачи которого не входило установление способов и правил выдачи денежных средств работникам под отчет.
В более позднем Письме от 24.12.2008 N 14-27/513 специалисты Банка России указывают на отсутствие в банковском законодательстве ограничений на осуществление физическими лицами операций с банковскими картами, за исключением ограничений, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Так, по их мнению, вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников — физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится исключительно в плоскости применения трудового законодательства и не относится к компетенции Банка России.
Мнение о том, что выдача подотчетных денежных средств путем их перечисления на банковскую карту не противоречит действующему законодательству, согласуется с рекомендациями специалистов Минфина России (изложены в Письме Минфина России от 05.10.2012 N 14-03-03/728) перечислять подотчетные суммы на зарплатные карты работников при соблюдении следующих условий:
— закреплении порядка безналичного перечисления подотчетных сумм в учетной политике;
— отражении такой формы выдачи подотчетных сумм в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.
В Письме Минфина России N 02-03-10/37209 и Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 со ссылкой на нормы Положения N 266-П содержатся аналогичные рекомендации, поскольку выдача подотчетных денежных средств в безналичном порядке позволяет минимизировать оборот наличных денежных средств.
22.11.2013
