Любой субъект хозяйствования, у которого есть наёмные работники, вступает с ними в трудовые отношения. Эти отношения должны быть надлежащим образом оформлены официальными документами, которые хранятся в соответствии с установленными правилами.
Для того, чтобы работодатель на законных основаниях создавал и хранил кадровые документы, нужно изучить несколько ключевых моментов.
Все официальные документы, в которых отражаются отношения между работодателем и наёмными работниками, должны базироваться на внутренних правилах, действующих в организации, а также соответствовать нормам трудового законодательства.
правила внутреннего трудового распорядка;
штатное расписание;
положение об оплате труда и премиях;
график учета рабочего времени;
приказ об отпусках;
должностные инструкции.
заключении трудового договора;
приёме на работу;
переводе на другую должность на предприятии;
во время аттестации и переаттестации;
премировании и предоставлении отпуска;
оформлении командировок;
увольнении.[
Срок хранения кадровых документов указан в утверждённом Перечне типовой управленческой архивной документации.
Данные сроки обязательны для всех предприятий, организаций (ИП), причём вне зависимости от того, прибегают они к услугам государственных архивов или нет.
1) бессрочные – документы, которые должны храниться постоянно;
2) долговременные – хранятся больше 10-ти лет;
3) кратковременные – могут храниться менее 10-ти лет.
Документы, относящиеся к постоянным и долговременным, передаются в архив предприятия не позже истечения трёх лет с момента окончания дела по ним.
Документы по персоналу, которые входят в кратковременную группу, в архив передавать не нужно. Они должны быть уничтожены на основании специального акта прямо в соответствующем подразделении предприятия.
В процессе хранения документов можно выделить два основных этапа – текущий и последующий.
хранение документов во время оформления (кадровые документы хранятся в специальных папках, например, «На подпись», «К исполнению»);
хранение полностью оформленных документов (подписанные и датированные документы подшиваются в соответствующую папку, в дело, к которому они относятся).
Хранить текущие кадровые документы необходимо в специально отведённом месте, например, в сейфе или шкафе с замком. По законодательству, за сохранность трудовых книжек и кадровых документов должен отвечать руководитель предприятия, поэтому ни в коем случае не допускается, чтобы они находились в общедоступных местах.
В случае увольнения (выхода на пенсию и т.д.) документы по работнику подшиваются в папку и должны передаваться в архив. С этого момента наступает последующий этап.
Решение о передаче документов в архив или, наоборот, их уничтожении как таковых, что не представляют особой ценности, принимается экспертной комиссией предприятия. Директор предприятия ответственный за архивное хранение кадровых документов и должен создать для этого все условия.
государственные организации, органы местного самоуправления и организации, обязанные передавать документы в госархивы, должны хранить кадровые документы на протяжении 50-ти лет со дня их создания;
передающиеся в архивы документы, выданные ликвидированными госорганами, органами местного управления, государственными, муниципальными и частными предприятиями хранятся по истечению 50-ти лет;
кадровые документы остальных организаций и предприятий должны храниться не меньше 50-ти лет с дня создания;
кадровые документы, которые были оформлены до 2003 года, хранятся, как и раньше, 75 лет;
срок хранения приказов об отпусках и командировках составляет 5 лет;
к документам постоянного хранения относятся те, что не указаны в пункте Б статьи 19 Перечня.
Сохранять документы по кадрам в электронном варианте наиболее целесообразно, так как в таком случае исключены утеря или уничтожение данных. Хранится информация в электронном виде в соответствии с нормами приказа Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015года.
иметь в наличии не менее двух экземпляров электронной версии документа – рабочего и основного;
обеспечить службу по кадрам соответствующим программным обеспечением;
организовать охрану архива, чтобы обезопасить его от несанкционированного доступа посторонних лиц;
раз в 5 лет проверять содержимое электронного архива и перезаписывать устаревшую информацию.
Нельзя уменьшать законодательно установленные сроки хранения документов по кадрам. Когда же указанный срок истекает, проводится экспертиза, целью которой является определение значимости документа на текущий момент.
В случае, когда документ признаётся ценным, срок его хранения должен быть продлён соответствующим актом экспертной комиссии. Если же документ считается незначимым, должен быть оформлен акт для его уничтожения. В акте также выбирается способ утилизации документа – на специальной фабрике или с помощью шредера.
