Правила хранения кадровых документов

Правила хранения кадровых документов

Любой субъект хозяйствования, у которого есть наёмные работники, вступает с ними в трудовые отношения. Эти отношения должны быть надлежащим образом оформлены официальными документами, которые хранятся в соответствии с установленными правилами.

 

Оформляем трудовые отношения правильно

 

Для того, чтобы работодатель на законных основаниях создавал и хранил кадровые документы, нужно изучить несколько ключевых моментов.

Все официальные документы, в которых отражаются отношения между работодателем и наёмными работниками, должны базироваться на внутренних правилах, действующих в организации, а также соответствовать нормам трудового законодательства.

К основным кадровым документам относятся:

 

правила внутреннего трудового распорядка;

штатное расписание;

положение об оплате труда и премиях;

график учета рабочего времени;

приказ об отпусках;

должностные инструкции.

 

На кадровика предприятия возложена обязанность вести учёт и обрабатывать документацию, которая относится к каждому наёмному работнику. Так, соответствующие кадровые документы составляются при:

 

заключении трудового договора;

приёме на работу;

переводе на другую должность на предприятии;

во время аттестации и переаттестации;

премировании и предоставлении отпуска;

оформлении командировок;

увольнении.[

 

Сколько по закону должны храниться кадровые документы?

 

Срок хранения кадровых документов указан в утверждённом Перечне типовой управленческой архивной документации.

Данные сроки обязательны для всех предприятий, организаций (ИП), причём вне зависимости от того, прибегают они к услугам государственных архивов или нет.

Все официальные документы предприятия, в том числе и в отношении личного состава, подразделяются на три группы:

 

1) бессрочные – документы, которые должны храниться постоянно;
2) долговременные – хранятся больше 10-ти лет;
3) кратковременные – могут храниться менее 10-ти лет.

Документы, относящиеся к постоянным и долговременным, передаются в архив предприятия не позже истечения трёх лет с момента окончания дела по ним.
Документы по персоналу, которые входят в кратковременную группу, в архив передавать не нужно. Они должны быть уничтожены на основании специального акта прямо в соответствующем подразделении предприятия.

В процессе хранения документов можно выделить два основных этапа – текущий и последующий.

Самым важным является текущий этап, который подразделяется на:

 

хранение документов во время оформления (кадровые документы хранятся в специальных папках, например, «На подпись», «К исполнению»);

хранение полностью оформленных документов (подписанные и датированные документы подшиваются в соответствующую папку, в дело, к которому они относятся).

Хранить текущие кадровые документы необходимо в специально отведённом месте, например, в сейфе или шкафе с замком. По законодательству, за сохранность трудовых книжек и кадровых документов должен отвечать руководитель предприятия, поэтому ни в коем случае не допускается, чтобы они находились в общедоступных местах.
В случае увольнения (выхода на пенсию и т.д.) документы по работнику подшиваются в папку и должны передаваться в архив. С этого момента наступает последующий этап.
Решение о передаче документов в архив или, наоборот, их уничтожении как таковых, что не представляют особой ценности, принимается экспертной комиссией предприятия. Директор предприятия ответственный за архивное хранение кадровых документов и должен создать для этого все условия.

 

Новшества в сфере кадрового делопроизводства

 

В марте 2016 года были внесены изменения в сроки хранения документов кадрового делопроизводства:

 

государственные организации, органы местного самоуправления и организации, обязанные передавать документы в госархивы, должны хранить кадровые документы на протяжении 50-ти лет со дня их создания;

передающиеся в архивы документы, выданные ликвидированными госорганами, органами местного управления, государственными, муниципальными и частными предприятиями хранятся по истечению 50-ти лет;

кадровые документы остальных организаций и предприятий должны храниться не меньше 50-ти лет с дня создания;

кадровые документы, которые были оформлены до 2003 года, хранятся, как и раньше, 75 лет;

срок хранения приказов об отпусках и командировках составляет 5 лет;

к документам постоянного хранения относятся те, что не указаны в пункте Б статьи 19 Перечня.

 

Хранение кадровой документации в электронном формате

 

Сохранять документы по кадрам в электронном варианте наиболее целесообразно, так как в таком случае исключены утеря или уничтожение данных. Хранится информация в электронном виде в соответствии с нормами приказа Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015года.

Для того, чтобы использовать электронный носитель, необходимо придерживаться следующих условий:

 

иметь в наличии не менее двух экземпляров электронной версии документа – рабочего и основного;

обеспечить службу по кадрам соответствующим программным обеспечением;

организовать охрану архива, чтобы обезопасить его от несанкционированного доступа посторонних лиц;

раз в 5 лет проверять содержимое электронного архива и перезаписывать устаревшую информацию.

 

Уничтожаем кадровые документы правильно

 

Нельзя уменьшать законодательно установленные сроки хранения документов по кадрам. Когда же указанный срок истекает, проводится экспертиза, целью которой является определение значимости документа на текущий момент.
В случае, когда документ признаётся ценным, срок его хранения должен быть продлён соответствующим актом экспертной комиссии. Если же документ считается незначимым, должен быть оформлен акт для его уничтожения. В акте также выбирается способ утилизации документа – на специальной фабрике или с помощью шредера.

 

Более подробную информацию о правилах и сроках хранения документов кадрового делопроизводства всегда можно найти на сайте интернет-бухгалтерии «Энтерфин». Наш сервис предлагает огромное количество возможностей для субъектов разных сфер бизнеса, начиная от помощи в ведении бухгалтерии, заканчивая возможностью самостоятельно составлять и распечатывать всевозможные документы.

Добавить комментарий

Закрыть меню