Первичные документы – основа бухгалтерского учёта. В основном, это регистры, отражающие факт совершения какой-либо хозяйственной операции. Каждый такой факт обладает юридической силой, если подтверждён документально, а потому – на исполнителя определённого действия возлагается правовая ответственность.
Бухгалтерская первичка делится на определённые группы (типы, виды), благодаря которым происходит упорядочение бухучёта, а также определение степени ответственности лиц, вовлечённых в хозяйственную деятельность.
Всю бухгалтерскую первичку можно поделить:
1) по назначению на:
распорядительные документы (платежки, доверенности);
исполнительные документы (акты, ведомости по выплате зарплаты);
2) по способу оформления на:
бухгалтерские документы, т.е. те, которые непосредственно составляются бухгалтером (справки, счета, расчёты);
комбинированные документы, т.е. составляющиеся не одним сотрудником предприятия (авансовый отчёт, кассовые ордера);
3) по объёму информации на:
разовые документы (выданные для конкретной разовой цели);
накопительные документы (составляющиеся не для одноразового использования, а на определённый срок, например, лимитные карты или ведомости).
4) по исполнителю на:
внутренние документы (составляются на предприятии/ в организации – акты, расходные кассовые ордера, накладные);
внешние документы (поступающие на предприятие от контрагентов – счета, банковские выписки, счета-фактуры).
Отдельная группа бухгалтерской первички – бланки строгой отчетности. К ним можно отнести квитанции по оплате, талоны, билеты, путёвки и абонементы. Изготавливать, вести учет и хранить такие бух. документы нужно, не отклоняясь от норм законодательства о бланках строгой отчётности.
На законодательном уровне утверждён полный список первичной бухгалтерской документации, используемой в бухучёте на обязательных основаниях:
1. Доверенности;
2. Акты приёмки материалов;
3. Лимитно-заборные карты;
4. Требования-накладные;
5. Накладные на отпуск материалов;
6. Приходно-кассовые ордера;
7. Расходно-кассовые ордера;
8. Кассовая книга;
9. Табели учёта рабочего времени;
10. Платёжные ведомости.
Вышеуказанные первичные документы являются основой бухучёта для всех субъектов хозяйствования. Практически вся бухгалтерская первичка составляется на унифицированных бланках, которые утверждаются соответствующими Постановлениями Госкомстата.
Следует учитывать, что в Информационном письме МинФина РФ №ПЗ-10/2012 разъясняются положения Закона РФ «О бухучёте», в частности, акцентируется внимание на том, что с субъектов хозяйствования снимается обязанность вести все без исключения первичные бух. документы. Именно поэтому, предприятия имеют право прописывать в собственной Учётной политике перечень конкретных первичных регистров, являющихся обязательными для них.
Вся первичка оформляется на:
унифицированных бланках – подходят абсолютно для всех субъектов хозяйствования;
специализированных бланках – самостоятельно разрабатываются предприятием с целью фиксирования операций, относящихся к узкой специализации.
Исчерпывающая информация о том, как правильно составлять первичную бухгалтерскую документацию в обязательном порядке должна быть прописана в Учётной политике хозяйствующего субъекта.
Нужно помнить, что вся первичка оформляется по факту совершения хоз. операции. Ведомости из регистров должны отображаться в полном объёме, так как в дальнейшем они послужат исходными данными для оформления сводного отчёта.
Заполнять первичные бухгалтерские документы нужно предельно внимательно и аккуратно, в строгой точности вносить в них все данные. Допускается заполнение первички как вручную, так и с помощью персонального компьютера.
Любой первичный документ обязательно должен содержать в себе следующие реквизиты:
1) название, по которому можно провести его идентификацию;
2) дату оформления;
3) всю необходимую информацию (наименование субъекта предпринимательской деятельности, его идентификационный и регистрационный номер, а также ФИО и подписи лиц, уполномоченных на осуществление определённых функций);
4) данные, по которым производятся расчёты – обязательно в цифровом и буквенном виде.
Если первичка заполняется некорректно, с ошибками и т.д., такие документы могут повлечь исключение указанной хоз. операции из базы налогообложения во время проверки налоговой инспекцией.
Также стоит обратить внимание, что исправлять какие-либо данные в регистрах можно только до того, как информация из них будет отражена в бухучёте.
Выбирая систему налогообложения, нужно учитывать, что она влияет не только на состав бухучёта, но и на количество используемой первички.
Рассмотрим первичку на упрощённой системе налогообложения.
В первую очередь, объём первичных документов зависит от того, какая величина берётся в качестве базы налогообложения. Исходя из этого, существует два варианта:
Изначально ИП должен побеспокоиться о корректном ведении КУДиР, в особенности, раздела доходов. Ведомости для книги учёта берутся из первичных бух. регистров: актов выполненных работ и товарных накладных о передаче товаров. Эти документы – свидетельство о факте продажи товаров или оказания услуг. Безналичная оплата от покупателя (заказчика) подтверждается банковской выпиской. Что касается получения наличных денег, первичкой для проводки такого действия будут приходно-кассовые ордеры или Z-отчет (если используются контрольно-кассовые аппараты).
В таком случае список первичной документации ещё обширней. Так, на ИП возлагается обязанность тщательно прописывать в КУДиР не только доходную, но и расходную часть. К первичным документам, фиксирующим расходы, относятся: авансовые отчеты, расходно-кассовые ордеры, акты списания, товарные чеки, платёжки для расчёта с наёмным персоналом и прочее.
ИП, работающие на «вменёнке», учитывают в бухгалтерии все физические показатели, с помощью которых определяется размер базы налогообложения. К таким показателям относится количество наёмных работников или квадратных метров площади помещения, используемого в хозяйственной деятельности.
Проводить учёт данных по показателям нужно систематически, чтобы потом, если в расчёты будут вноситься изменения, можно было аргументировать корректность своих действий.
В случае, когда происходит уменьшение базы налогообложения на сумму страховых взносов с ФОТ наёмных работников, нужно обязательно иметь на руках первичный учёт, в котором отображаются начисления и соответствующие выплаты зарплаты персоналу. Для этого нужна следующая первичная документация: табеля учёта рабочего времени, заказы или наряды (если труд оплачивается сдельно), платёжки, больничные листы.
Для подстраховки можно сохранять договора, которые ИП заключает с контрагентами. Однако, они не являются первичкой, поэтому при проверках налоговики могут рассматривать их только в качестве справочной информации.
ОСНО считается самой сложной в плате бухучёта и требует от ответственных лиц особой щепетильности.
С ИП, работающего на общей системе снята обязанность вести бухучёт в полном объёме. Основной бух. документ для частника – КУДиР, которую нужно вести постоянно и вписывать данные в точной хронологии. К первичке ИП на ОСНО входят: акты об оказанных услугах, накладные на товары, расходно-кассовые ордеры, платёжки, ведомости и тому подобное.
Предприятие (организация), находящиеся на общей системе, должны руководствоваться Учётной политикой, в которой прописаны все первичные документы, используемые для бухучёта. Бухгалтерский учёт в коммерческих юрлицах ведётся в полном объёме. Первичка для них – любые документы, в которых имеется подтверждение о совершении определённой хоз. операции.
