Сведения о среднесписочной численности представляют все организации независимо от численности работников в штате. По обособленным подразделениям отдельно сведение не сдавайте. Сотрудников обособленного подразделения учтите по организации в целом.
Индивидуальные предприниматели представляют данные, только если в прошедшем году привлекали наемных работников. Когда сотрудников у ИП нет, отчет сдавать не нужно (абз. 6 п. 3 ст. 80 НК).
Организации всегда должны представлять сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий год.
Не важно, есть ли наемные работники или нет. Укажите в среднесписочной численности — 0 человек. Этот вывод следует из пункта 3 статьи 80 НК (письма Минфина от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390, от 17.07.2012 № 03-02-07/1-178).
Выбор инспекции, в которую нужно сдать сведения, зависит от того, кто их представляет.
| Кто представляет | Куда представляет | Основание |
|---|---|---|
| Индивидуальный предприниматель | По месту жительства | Абзац 6 пункта 3 статьи 80 НК |
| Организация | По месту нахождения | Абзац 6 пункта 3 статьи 80 НК |
| Организация с обособленными подразделениями | По месту нахождения головного офиса организации | Письмо Минфина от 14.02.2012 № 03-02-07/1-38 |
| Организация – крупнейший налогоплательщик | В ИФНС по месту нахождения | Абзац 6 пункта 3 статьи 80 НК |
ФНС утвердила форму Сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий год (приказ ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174).
Эту форму используйте независимо от срока, за который представляют данные: как за истекший год, так и на следующий месяц после регистрации.
Сведения – это форма налоговой отчетности, но не декларация и не расчет по налогам и сборам. Поэтому обязательных требований к способу, как их сдавать, нет (абз. 6 п. 3 ст. 80 НК). В налоговую инспекцию можно представить форму на бумаге лично, через представителя или по почте.
Можно передать сведения по телекоммуникационным каналам связи по электронному формату, который утвердила ФНС приказом от 10.07.2007 № ММ-3-13/421.
Рекомендации по заполнению сведений о среднесписочной численности есть в письме ФНС от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353.
Для организаций есть два срока представления сведений о среднесписочной численности. Во-первых, надо сдавать сведения за прошедший год не позднее 20 января текущего года. Действует стандартное правило переноса на ближайший рабочий день. Например, за 2019 год надо отчитаться до 20 января 2020 года включительно.
Во-вторых, новые организации сдают сведения не позднее 20-го числа месяца, который следует за месяцем создания или реорганизации. Например, ООО «Альфа» зарегистрировано 24 января 2020 года. Тогда обязательно подать сведения до 20 февраля 2020 года включительно. И далее нужно будет отчитываться по итогам каждого года.
Те организации, что созданы в декабре, попадают под оба правила и сдают сведения о среднесписочной численности не позднее 20 января.
Предприниматели с наемными работниками представляют сведения о среднесписочной численности только по итогам года, не позднее 20 января (абз. 6 п. 3 ст. 80, п. 7 ст. 6.1 НК).
ИП не нужно представлять сведения о среднесписочной численности в месяце, который следует за месяцем регистрации в качестве предпринимателя. Это подтверждает Минфин в письмах от 19.07.2013 № 03-02-08/28371, от 19.07.2013 № 03-02-08/28369.
Данные об организации, ее руководителе или представителе, предпринимателе, наименование налоговой инспекции не нужно сокращать.
Поставьте дату представления сведений и дату, по состоянию на какое число актуальны данные. В отчете, представленном по итогам прошедшего года, проставьте дату 1 января текущего года. В сведениях за 2019 год в поле даты, по состоянию на которую представлены сведения, укажите 1 января 2020 года.
Если сведения представляете на следующий месяц после создания организации, то дату состояния сведений указывайте как 1-е число месяца, следующего за месяцем создания организации. Так, если организация создана в январе 2020 года, то в поле даты, по состоянию на которую рассчитали среднесписочную численность за первый месяц работы, укажите 1 февраля 2020 года.
Форму можно заполнить как от руки, так и распечатать бланк, который заполнили на компьютере. Используйте чернила черного или синего цвета, если форму заполняете от руки. Избегайте помарок, которые могут расценить как не заверенные исправления.
Общие рекомендации по заполнению формы ФНС привела в письме от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353. В отношении способов налоговики разъяснили только вопрос об электронной форме отчета.
официальных разъяснений, допустимо ли сочетать машинописный и рукописный варианты заполнения формы, нет.
В письме ФНС от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353 об этом не сказано.Чтобы избежать споров с инспекцией, безопаснее заполнить форму полностью или машинописным, или рукописным способом.
Комбинированный способ заполнения может вызвать споры с инспекцией, и правоту получится отстоять только в суде (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 28.07.2017 № Ф08-5230/2017).
Печать необязательна. Даже если организация использует печать, ею можно заверить подпись руководителя, но это требование необязательно (письма Минфина от 30.08.2018 № 03-01-10/61983, от 06.08.2015 № 03-01-10/45390, ФНС от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).
Применяйте правила из указаний по заполнению формы № П-4, утвержденных приказом Росстата от 27.11.2019 № 711. Порядок расчета среднесписочной численности установлен в пунктах 76–79.11 указаний.
шаг 1 – списочная численность сотрудников на каждый день месяца;
шаг 2 – среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем за каждый месяц;
шаг 3 – среднесписочная численность сотрудников с неполным рабочим днем за каждый месяц;
шаг 4 – среднесписочная численность сотрудников за каждый месяц периода;
шаг 5 – среднесписочная численность сотрудников за прошедший год.
Чтобы рассчитать списочную численность на каждый день, определите, каких сотрудников нужно учитывать при расчете, а каких нет.
При расчете списочной численности учитывайте только тех, кто работает по трудовым договорам. Не имеет значения, на какой срок заключен договор, учитывайте работников, которые выполняют постоянную, временную, сезонную работу, даже если трудовой договор заключен только на один день.
В списочную численность работников включайте также собственников организаций, которые получают зарплату в данной компании. В сведения не включайте тех собственников организации, что не получали в отчетном периоде зарплату, в том числе единственного учредителя, который возложил на себя обязанности директора (подп. 7 п. 78 указаний, утв. приказом Росстата от 27.11.2019 № 711).
В расчет включайте как фактически работающих, так и отсутствующих на работе по каким-либо причинам сотрудников (п. 77 указаний).
Если сотрудник, помимо основной должности, работает как внутренний совместитель, то при расчете показателя списочной численности его учитывают один раз по месту основной работы (примечание к подп. 1 п. 78 указаний).
Это следует из пункта 79.1 указаний.
| Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем | = | Сумма списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца, включая выходные и праздничные дни (1-е число, 2-е число… последнее число) | : | Количество календарных дней месяца |
Среднесписочную численность сотрудников с неполным рабочим днем считайте пропорционально отработанному времени. Этот порядок не применяйте к сотрудникам, которые работают по режиму сокращенного рабочего времени по законодательству. Их учитывайте как сотрудников с полной занятостью.
| Общее количество человеко-дней | = | Количество отработанных часов | : | Продолжительность полного рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели | × | Количество отработанных дней |
| Среднесписочная численность не полностью занятых сотрудников | = | Общее количество отработанных человеко-дней | : | Число рабочих дней по календарю в отчетном месяце |
Среднесписочная численность сотрудников за каждый месяц периода состоит из среднесписочной численности сотрудников с полными и неполными рабочими днями.
| Среднесписочная численность за месяц | = | Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем | + | Среднесписочная численность сотрудников с неполным рабочим днем |
Для расчета среднесписочной численности за прошедший год повторите шаги 1–4 для всех календарных месяцев, в которых организация работала. То есть нужно рассчитать среднесписочную численность за каждый месяц.
| Среднесписочная численность за год | = | Сумма среднесписочной численности за все отработанные месяцы года | : | 12 |
Эта формула действует для всех организаций и предпринимателей – как для тех, кто работал весь год, так и для тех, которые создали в течение года. В сумме среднесписочной численности как делимого учитывайте показатели за те месяцы, когда организация работала. А делитель для расчета показателя сведений о среднесписочной численности за прошедший год всегда равен 12.
ИФНС не вправе приостановить операции по счетам за то, что опоздали со сведениями о среднесписочной численности или не сдали отчет вообще. Нарушения, за которые могут заблокировать счет, перечислены в пункте 3 статьи 76 НК.
В частности, счет блокируют за то, что вовремя не сдали декларацию или расчет 6-НДФЛ либо по страховым взносам. Применить положения подпункта 1 пункта 3 статьи 76 НК к другим налоговым формам нельзя. Иные основания блокировки счета также не подходят.
| Кого оштрафуют | Штраф | Основание |
|---|---|---|
| Налогоплательщик | 200 руб. | Пункт 1 статьи 126 НК |
| Гражданин | От 100 до 300 руб. | Часть 1 статьи 15.6 КоАП |
| Должностное лицо | От 300 до 500 руб. | Часть 1 статьи 15.6 КоАП |
Такие разъяснения приведены в письмах Минфина от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179 и от 05.05.2010 № 03-02-08/28.
Есть примеры судебных решений, которые подтверждают правильность данного подхода (постановления Московского городского суда от 30.09.2011 по делу № 4а-2093/11, от 16.09.2011 по делу № 4а-2032/11).
Организация вправе не исправлять ошибки в сведениях о среднесписочной численности. Такого требования в НК нет.
Но если данные содержат неточности, инспекция может решить, что сведения ей представили в искаженном виде. Это признаки налогового и административного правонарушения, что грозит штрафом. Если обнаружили ошибку в представленных сведениях, то безопаснее ее исправить.
Данные о среднесписочной численности важны для самого налогоплательщика. Если не исправить эти ошибки, то будет сложнее доказать свои права, например, на льготы и спецрежимы.
Действующее законодательство не уточняет, как следует исправлять ошибку в среднесписочной численности. Ошибки исправляйте любым удобным способом. В бланке нет поля с номером корректировки. Именно поэтому не получится заполнить и представить исправленные сведения по ТКС
. В частности, вы вправе заново представить сведения о среднесписочной численности с корректными данными на бумаге и приложить к ним пояснительное письмо. Если вы обнаружили и исправили ошибку до того, как ее обнаружат проверяющие, никаких санкций быть не должно.
