Как вести налоговые регистры для 6-НДФЛ и 2-НДФЛ

Что отражать в регистре

 

Налоговые регистры нужны для того, чтобы правильно составить расчеты по форме 6-НДФЛ и справки по форме 2-НДФЛ. Поэтому вести регистры нужно ежемесячно по каждому гражданину нарастающим итогом с начала года.

 

В регистре отразите:

1. Доходы, которые начислили и выплатили гражданам. Учет доходов ведите по каждому коду и по каждой дате выплаты.

Дело в том, что в форме 6-НДФЛ нужно указывать даты, когда:

  • человек получил доход;
  • налоговый агент удержал налог с этого дохода;
  • налог с выплаченной суммы должен быть перечислен в бюджет.

 

2. Вычеты, которые предоставили за месяц и нарастающим итогом с начала года. Учет вычетов ведите по каждому виду и по каждому коду. Кроме того, отражайте реквизиты уведомлений из налоговой инспекции, на основании которых были предоставлены имущественный и социальные вычеты.

3. Расходы и суммы, которые уменьшают налоговую базу по каждому коду.

4. Статус налогоплательщика.

5. НДФЛ, рассчитанный, удержанный и перечисленный с каждой выплаты с указанием дат удержания и перечисления налога в бюджет, реквизитов соответствующего платежного документа. Отдельно учитывайте суммы: излишне удержанные, не удержанные и которые вернул налоговый агент.

Доходы, которые не облагаются НДФЛ, в регистре отражать не нужно. Например, это пенсии, компенсационные выплаты и т. д.

 

Кроме того, можно не отражать доходы, выплаченные:

  • гражданам при приобретении у них имущества и имущественных прав, принадлежащих им на праве собственности;
  • предпринимателям.

 

НДФЛ с полученных доходов они рассчитывают и платят в бюджет самостоятельно.

 

Это следует из положений абзаца 1 пункта 1 статьи 230, пункта 2 статьи 226, статей 227 и 228 НК и подтверждается письмами Минфина от 22.01.2020 № 03-04-06/3421, от 01.08.2019 № 03-04-05/58030, от 01.02.2011 № 03-04-06/3-14, от 27.02.2013 № 03-04-06/5607.

 

Форма регистра

 

Типового образца налогового регистра для расчета НДФЛ нет. Поэтому налоговый агент должен разработать эту форму самостоятельно.

 

Включите в регистр следующие сведения:

  • данные налогового агента: наименование, ИНН, КПП;
  • персональные данные гражданина, которому выплачиваете доход (в т.ч. его ИНН – при наличии);
  • виды доходов, выплачиваемых гражданину, – по каждому коду (в соответствии с приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387);
  • виды предоставленных вычетов – по каждому коду (в соответствии с приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387);
  • суммы доходов;
  • налоговый статус гражданина;
  • даты фактического получения дохода, выплаты дохода, удержания налога, а также дату, когда налог, удержанный с данного вида доходов, должен быть перечислен в бюджет;
  • дату и номер платежного поручения на перечисление НДФЛ в бюджет.

 

Это следует из положений абзаца 2 пункта 1 статьи 230 НК.

 

Учтите, что основное назначение регистра – сформировать показатели для составления справок 2-НДФЛ и расчетов 6-НДФЛ. Поэтому, разрабатывая регистр, придерживайтесь структуры этих форм, а также справочников, приведенных в приложениях к приказам ФНС, которыми утверждены эти формы.

Если налоговый агент не ведет налоговый регистр, его могут наказать за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. За это предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Налоговая инспекция оштрафует организацию на 10 000 руб. Если регистр не вели несколько лет, штраф – 30 000 руб. При этом, если занизили налоговую базу, штраф серьезнее: 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.Такие меры ответственности содержит статья 120 НК.

 

Если не представить регистры по требованию налоговой инспекции, привлекут к ответственности по статье 126 НК. Размер штрафа:

  • 200 руб. за каждый документ, который вовремя не сдали;
  • 10 000 руб. за отказ сдать документы и сведения.

 

Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может оштрафовать должностных лиц организации (например, руководителя) на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП).

 

Как вести регистр

 

Регистр налогового учета рассчитан на один календарный год. Регистр можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. Заводить его нужно при первом же начислении и выплате доходов человеку. Даты выплаты доходов в регистре указывайте в соответствии со статьей 223 НК.

Регистры ведите помесячно и нарастающим итогом с начала года. Чтобы корректно заполнить этот документ, включите в него графу «Месяц налогового периода». В ней отражайте тот месяц, в котором полученный гражданином доход включен в расчет налоговой базы по НДФЛ.

Разделы, в которых отражаются доходы, выплаченные сотруднику, целесообразно заполнять не только помесячно, но и в разрезе каждой выплаты. Это позволит правильно определить налоговую базу и сумму исчисленного и удержанного НДФЛ по доходам, которые переходят с одного месяца на другой. Например, по отпускным, выплаченным авансом.

Доходы группируйте по налоговым ставкам и разносите по разным разделам регистра.

Структурируйте раздел, в котором отражают вычеты. Их удобнее показывать отдельно по каждому коду. Суммы вычетов, которые полагаются сотруднику и которые предоставлены ему фактически, тоже лучше показывать отдельно.

Все показатели в регистре (кроме суммы НДФЛ) отражайте в рублях и копейках. Сумму налога показывайте в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасывайте, суммы в 50 коп. и более округляйте в большую сторону). Валютные показатели пересчитывайте по курсу Банка России на дату получения доходов (дату расходов, если они принимаются к вычету).

 

Заполняйте регистр с учетом справочников, утвержденных ФНС:

  • коды документов берите из приложения 2 к Порядку, утвержденному приказом ФНС от 03.10.2018 № ММВ-7-11/569@;
  • гражданство, адрес и код страны постоянного проживания нерезидентов смотрите в Общероссийском классификаторе стран мира, который утвержден постановлением Госстандарта от 14.12.2001 № 529-ст. В отношении налоговых резидентов укажите код России – 643;
  • коды доходов и налоговых вычетов смотрите в приложениях 1 «Коды доходов» и 2 «Коды вычетов» к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387.

 

Не забывайте, что налоговые вычеты положены только резидентам в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов (п. 3 ст. 210 НК).

Добавить комментарий

Закрыть меню