Справки 2-НДФЛ об удержанном налоге за 2019 год подайте по форме, которая приведена в приложении 1 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.
По этой же форме подайте сообщения о невозможности удержать налог. Справки для сотрудников заполняйте по форме из приложения 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.
Отчитаться за 2019 нужно не позднее 2 марта 2020. Больше налоговых агентов теперь должны отчитываться по НДФЛ электронно. С 1 января 2020 сдать 2-НДФЛ на бумаге могут только организации и ИП с численностью физлиц – получателей дохода за отчетный период до 10 человек. Остальные должны представить справки в электронном виде.
Справки 2-НДФЛ подавайте на всех физлиц, которым в течение года начисляли зарплату и выплачивали другие доходы, включая уволенных. Нулевые справки не подавайте. Например, если организация не вела деятельность и не начисляла зарплату или выплачивала только необлагаемые доходы.
Справку не подавайте, если в течение года у сотрудницы не было других доходов, кроме пособий по беременности и родам и по уходу за ребенком. Такие выплаты не облагают налогом и не включают в справку 2-НДФЛ. Нулевую справку подавать не нужно.
На сотрудников, у которых не удержали НДФЛ, нужно подать две справки – с признаками 1 и 2. Если этого не сделать, организацию оштрафуют на 200 руб. за каждую несданную справку.
Заполняйте справку по правилам, которые утверждены приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.
Смотрите подборку ответов на распространенные вопросы по заполнению формы – как заполнить, если не удержали налог, сменили адрес или пересчитали доход, кто заверяет справку и другие.
Заполните необходимое количество страниц с разделом 2. На каждой странице укажите сквозной номер и продублируйте ИНН, КПП, номер справки, отчетный год, признак, номер корректировки, код налогового органа (п. 1.22–1.23 Порядка заполнения 2-НДФЛ).
Укажите в разделе 2 и приложении к справке только те доходы, с которых не удержали налог. В разделе 2 укажите исчисленный, но не удержанный налог. Эти суммы будут равны. В полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная», «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» поставьте нули. Разобраться, как заполнить раздел 2, если налог не удержали.
Справку для сотрудника заполните по форме из приложения 5 к приказу № ММВ-7-11/566@. ФНС не утвердила в своем приказе порядок заполнения этой формы, поэтому используйте правила, по которым заполняли старую форму 2-НДФЛ.
Коды доходов и вычетов возьмите из приказа ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
В обеих справках укажите новый КПП. Чтобы верно распределить доходы между двумя справками, ориентируйтесь на дату удержания налога, а не на дату возникновения дохода у сотрудника.
Отрицательных сумм в справке быть не может. Это противоречит правилам главы 23 НК. Если по итогам года доход сотрудника пересчитали, отразите в справке итоговые суммы с учетом перерасчета. Например, когда удерживаете отпускные за неотработанный отпуск при увольнении (письмо ФНС от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479).
Печать на справке не нужна. Такого реквизита нет в бланке.
Подписывает справки руководитель организации. Главный бухгалтер или бухгалтер, отвечающий за расчет зарплаты, может подписать справку по доверенности. Тогда реквизиты доверенности укажите в специальной строке, а в поле «налоговый агент» поставьте 2.
Если зарплату не выплатили на момент подачи 2-НДФЛ, справки на таких сотрудников не составляйте. Дело в том, что сотрудник не получил доход в виде зарплаты и, возможно, не получит вовсе. После того как выплатите доход, придется подать справки 2-НДФЛ.
В справку включите все доходы, которые облагаются НДФЛ и возникли в 2019 году. Когда налог удержали и перечислили в бюджет – неважно.
Коды доходов и вычетов не изменились.
Их перечень утвержден приложением 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Например, премии за производственные результаты укажите с кодом 2002, отпускные – с кодом 2012.
Код 4800 используйте для доходов, у которых нет своих кодов. Например, для сверхнормативных суточных.
Доходы в виде подарков и материальной помощи отразите в справке полностью, включая необлагаемую сумму. Необлагаемый лимит включите в вычеты.
Отразите суточные с кодом 4800 только в части, которая превышает норматив. Предельную величину суточных, освобожденных от НДФЛ, определяют не нарастающим итогом с начала года, а при каждой выплате. Указывать отдельно полную сумму и необлагаемый лимит не нужно.
Покажите декабрьскую зарплату в приложении к справке. НДФЛ с нее отразите в разделе 2 в строках «Сумма налога исчисленная» «Сумма налога удержанная» «Сумма налога перечисленная». Для 2-НДФЛ не имеет значения, когда заплатили налог в бюджет – в декабре или январе.
В разделе 2 укажите исчисленную, удержанную и перечисленную суммы налога. Если к моменту подачи справки НДФЛ не уплатили, перечисленный налог будет меньше удержанного. Если всю задолженность по НДФЛ погасили до сдачи 2-НДФЛ, то долг в справке не отражают – суммы налога в разделе 2 будут равны.
Инспекторы сверят 2-НДФЛ с первым разделом расчета 6-НДФЛ. Исключение – строка 070 расчета 6-НДФЛ, эти данные не сверяют. ФНС не обновила контрольные соотношения под новую форму справки 2-НДФЛ. Но показатели, которые нужно сравнить, не изменились, поэтому можно использовать контрольные соотношения из письма ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@.
К справкам 2-НДФЛ за 2019 год применят новые контрольные соотношения из письма ФНС от 17.10.2019 № БС-4-11/21381@. Инспекторы сопоставят среднюю зарплату каждого сотрудника по данным из приложения формы 2-НДФЛ с МРОТ и среднеотраслевой зарплатой по региону.
Подайте уточненную справку, если неверно указали данные организации или сотрудника, коды доходов и вычетов, суммы в разделах 1, 2 или 3. Заполните ее по той же форме, что и первичную. Если не исправить допущенную ошибку, организацию могут оштрафовать на 500 руб. за каждую справку с недостоверными сведениями.
В корректирующей справке укажите номер первичной и номер корректировки. В остальном уточненная справка 2-НДФЛ заполняется в том же порядке, что и первичная. Только в ней нужно указать правильные данные.
Чтобы отменить ранее поданную справку, представьте аннулирующую. Например, нужно отменить справку, если сдали ее не в ту инспекцию или не на того человека.
Чтобы исправить ошибку, подайте аннулирующую справку по месту нахождения головной организации. По месту нахождения филиала представьте исходную справку (письмо ФНС от 07.07.2017 № БС-4-11/13281).
