Как предоставить социальные вычеты по НДФЛ на лечение и обучение

Любые социальные вычеты можно предоставлять только сотрудникам-резидентам и только по доходам, которые облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов, за исключением доходов от долевого участия в организации, а также в виде выигрышей, полученных участниками азартных игр и участниками лотерей. 

Такой порядок предусмотрен пунктами 3 и 4 статьи 210 НК.

Обратиться за вычетом физлицо вправе к работодателю. Поэтому предоставляйте вычеты только тем, кто работает в организации по трудовым договорам (абз. 2 п. 2 ст. 219 НК).

Сотруднику, который одновременно работает по трудовому и по гражданско-правовому договору, вычет предоставить можно.

Причем в отношении общей суммы доходов, полученных по обоим договорам (п. 3 ст. 210, абз. 2 п. 2 ст. 219 НК).

Чтобы предоставить сотруднику социальный вычет на лечение или обучение, получите от него:

• уведомление из налоговой инспекции. Проследите, чтобы оно было адресовано именно вашей организации. В противном случае предоставлять вычет нельзя;
• заявление в бухгалтерию.

Такой порядок предусмотрен абзацем 2 пункта 2 статьи 219 НК.

Налоговое уведомление

Форма уведомления утверждена приказом ФНС от 27.10.2015 № ММВ-7-11/473. В одном уведомлении налоговая инспекция может подтвердить право сразу на несколько видов социальных вычетов. Действует этот документ только до конца года, в котором он был выдан.

Выдавая уведомление, инспекция не обязана ставить на нем свою гербовую печать. И работодатель без опасений может принять такое уведомление. Но если документ вызывает сомнения, организация вправе запросить подтверждение. Направьте запрос в инспекцию, реквизиты которой указаны в уведомлении.

Такие рекомендации в письмах ФНС от 22.05.2017 № БС-4-11/9496, от 27.10.2015 № БС-4-11/18740.

Чтобы получить уведомление, сотрудник должен подать в инспекцию:

• заявление по форме, рекомендованной в письме ФНС от 16.01.2017 № БС-4-11/500;
•  документы, которые подтверждают право на вычет.

Заявление от сотрудника

Типовой формы заявления на вычет нет. Поэтому организация может разработать свой шаблон, а может принимать заявления от сотрудников в произвольной форме.

Сколько лет хранить документы

Налоговое уведомление и заявление сотрудника храните четыре года.

Это требование – общее для всех документов, которые подтверждают, что налог удержан правильно (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК и письмо Минфина от 07.09.2011 № 03-04-06/4-209).

Вычет предоставляйте начиная с того месяца, в котором сотрудник написал заявление и принес в бухгалтерию уведомление. Если по ошибке НДФЛ за этот месяц все-таки удержали, его нужно вернуть или зачесть.

Вычет предоставляйте применительно ко всем доходам, которые сотрудник получил с начала года (нарастающим итогом). Например, если сотрудник принес уведомление в мае, вычет предоставьте с учетом доходов за январь–май.

Такой вывод следует из письма Минфина от 07.09.2015 № 03-04-05/51303.

И хотя это письмо об имущественном вычете, его можно применить и к социальному: правила предоставления этих вычетов аналогичны, а значит, подход должен быть единообразным.

Прекратите предоставлять вычет в том месяце, в котором его сумма полностью израсходована.

Если сотрудник получает несколько социальных вычетов, то прекратите их предоставлять в том месяце, когда произошло одно из следующих событий:

• израсходована вся сумма вычета;
• израсходован общий лимит вычетов.

Такой порядок предусмотрен абзацами 3–5 и 7 пункта 2 статьи 219 НК.

 

Если до конца года весь вычет не исчерпан, то в последний раз предоставьте его в декабре этого года. На следующий год неизрасходованный остаток не переносите

.Это следует из абзацев 3–5 и 7 пункта 2 статьи 219 НК и письма Минфина от 22.03.2017 № 03-04-05/16332.