Если организация не смогла удержать налог, то об этом надо уведомить налоговиков и получателя выплат. В рекомендации – в каких случаях уведомлять о неудержанном НДФЛ, как об этом сообщить в инспекцию и получателю дохода, а также что делать, если появилась возможность удержать налог.
Уведомлять налоговую инспекцию и получателя выплат о невозможности удержать НДФЛ требуется, только если обязанность удерживать НДФЛ в принципе есть, но исполнить ее нельзя. Так, организация обязана удерживать НДФЛ с выплат, в отношении которых она является налоговым агентом (п. 1 и 2ст. 226, ст. 226.1 НК). Однако возможность удержать НДФЛ у налогового агента есть не всегда. Например:
Именно в таких случаях налоговый агент обязан уведомить налоговую инспекцию и получателя выплат о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК).
Если организация не является налоговым агентом в отношении выплат физлицам, то и уведомлять налоговую инспекцию и получателя дохода о невозможности удержать НДФЛ не нужно (п. 5 ст. 226 НК). Например, организация по договору купли-продажи перечислила деньги гражданину за автомобиль.
О выплаченных доходах, из которых налоговый агент не смог удержать НДФЛ, следует сообщить в налоговую инспекцию. Срок подачи сообщений – не позднее 1 марта после окончания года, в котором доходы были выплачены. Такой порядок следует из положений пункта 5 статьи 226 НК и подтверждается письмами Минфина от 12.03.2013 № 03-04-06/7337, ФНС от 19.10.2015 № БС-4-11/18217.
Особый порядок предусмотрен для подачи сообщений о невозможности удержать НДФЛ по операциям с ценными бумагами. Срок подачи таких сообщений зависит от того, что произошло раньше:
– истек месяц со дня окончания налогового периода, в котором не был удержан налог;
– истек срок действия последнего договора между человеком и налоговым агентом, в рамках которого был начислен НДФЛ.
В первом случае сообщение нужно направить в налоговую инспекцию до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом. Во втором – инспекцию нужно уведомить в течение месяца со дня окончания действия договора, в рамках которого был начислен НДФЛ.
Об этом сказано в пункте 14 статьи 226.1 НК.
Сообщения о невозможности удержать налог подавайте на бланках по форме 2-НДФЛ (п. 2 приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566). При этом в поле «Признак» укажите цифру 2. Если форму 2-НДФЛ о невозможности удержать налог подает правопреемник налогового агента после реорганизации, то поставьте цифру 4.
В приложении укажите лишь те суммы фактически полученных доходов, с которых не удалось удержать НДФЛ. В разделе 2 отразите суммарный доход, с которого не удержали налог. Величину этого налога покажите в полях «Сумма налога исчисленная» и «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом». В полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» должны стоять нули.
Передавать 2-НДФЛ в данной ситуации нужно в том же порядке, что и сведения о выплаченных доходах (п. 1 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).
После того как налоговый агент известил налоговую инспекцию и налогоплательщика о невозможности удержать НДФЛ, удерживать недостающую сумму налога он не должен. Даже если потом у него появится такая возможность. Если уведомление подано своевременно, то пени на сумму неудержанного НДФЛ налоговому агенту не начисляются.
Погасить задолженность человек должен будет самостоятельно на основании налогового уведомления, которое ему направит инспекция. По общему правилу срок уплаты налога – не позднее 1 декабря года, следующего за тем, в котором он получил доход.
Такой порядок следует из пункта 6 статьи 228 НК, пункта 2 постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57 и подтверждается письмами Минфина от 12.03.2013 № 03-04-06/7337, от 17.11.2010 № 03-04-08/8-258, от 09.02.2010 № 03-04-06/10-12 и ФНС от 22.08.2014 № СА-4-7/16692.
Помимо налоговой инспекции, о невозможности удержания НДФЛ нужно сообщить и самому налогоплательщику – получателю выплаты. Срок уведомления – не позднее 1 марта после окончания года, в котором доходы были выплачены (п. 5 ст. 226 НК). Отдельной типовой формы сообщения сотруднику о невозможности удержания НДФЛ нет. Сообщение составьте в произвольной форме.
Если после выплаты доходов, с которых налог не удерживался, сотрудник получает другие доходы в денежной форме, у налогового агента появляется возможность удержать НДФЛ, не удержанный ранее. В таком случае он обязан удержать налог из любых денежных сумм, которые будут выплачены сотруднику. Эта обязанность сохраняется за налоговым агентом до тех пор, пока он не уведомит налоговую инспекцию о невозможности удержать налог (письма Минфина от 12.03.2013 № 03-04-06/7337 и от 17.11.2010 № 03-04-08/8-258, ФНС от 01.11.2012 № ЕД-4-3/18519).
При этом налоговый агент должен учитывать, что в отдельных случаях удерживать НДФЛ в размере более 50 процентов от суммы выплаты в денежной форме он не вправе (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК). Подробнее см. Как применить лимит удержаний НДФЛ в 50 процентов.
Несообщение налоговой инспекции о невозможности удержать НДФЛ является правонарушением (ст. 106 НК, ст. 2.1 КоАП), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.
Размер штрафа составит:
Кроме того, если в ходе выездной налоговой проверки будет обнаружено, что организация не сообщила в налоговую инспекцию о доходах, с которых не был удержан НДФЛ, помимо штрафных санкций, проверяющие могут начислить пени (письмо ФНС от 22.11.2013 № БС-4-11/20951).
