В случае нарушения требования к оформлению протокола, решения принятые на собрании могут оспорить другие участники. И ещё, факт принятия решения, и количество присутствовавших учредителей необходимо подтвердить у нотариуса или в особом порядке. Иначе решение участников станет ничтожным.

Подготовить протокол общего собрания и внести изменения в ЕГРЮЛ и Устав.

О том, что должно содержаться в решении участников.

Решения принятые на общем собрании учредителей оформляют протоколом.

Требования к оформлению и содержанию и протокола общего собрания устанавливаются в п. 4 и п. 5 статьи 181.2 ГК РФ.

Если собрание участников провели в ОЧНОЙ форме, в протоколе ОБЯЗАТЕЛЬНО указать:

• Время, дата и адрес проведения собрания участников ООО;
• информацию о председателе собрания, секретаре и лице, которое занимается подсчетом голосов;
• информацию об участниках, которые присутствовали на собрании;
• результаты голосования по каждому вопросу, который рассматривался на собрании;
• информацию о лицах, которые занимались подсчетом голосов;
• информацию об участниках, которые голосовали против решения собрания и потребовали внести запись об этом в протокол.

Если собрание участников провели в ЗАОЧНОЙ форме, в протоколе НЕОБХОДИМО указать:

• дату, до которой общество принимало бюллетени для голосования;
• информацию о лицах, которые принимали участие в голосовании;
• результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
• информацию о лицах, которые подсчитывали голоса;
• информацию о лицах, которые подписали протокол общего собрания.

И ещё, закон может содержать специальные указания для определенных случаев. Например, условия одобрение крупной сделки или одобрение сделки с заинтересованностью.

Дополнительно можно добавить в протокол сведения, которые устанавливаются для протоколов общих собраний акционеров:

• ст. 63 ФЗ от 26.12.1995г. № 208-ФЗ «Об АО»;
• п. 4.33 Положения Банка России от 16.11.2018 № 660-П «Об общих собраниях акционеров».

В этом случае в протоколе общего собрания будет наиболее полная информация о ходе собрания и принятых решениях:

• полное наименование ООО (с реквизитами) и юридический адрес;
• вид собрания: годовое или внеочередное;
• форма собрания – собрание учредителей в очной форме или заочное голосование (закон разрешает проводить внеочередные собрания без явки учредителей);
• дата проведения собрания;
• адрес места нахождения, по которому проводится собрание;
• повестка дня (вопросы рассматриваемые на собрании) собрания;
• время начала и окончания регистрации лиц, которые вправе участвовать в собрании, участники или законные представители;
• время начала и окончания собрания;
• основные положения выступлений и сведения о выступавших лицах по каждому вопросу повестки собрания;
• число голосов у лиц, которые вправе участвовать в собрании, по каждому вопросу повестки дня и общее число голосов;
• число голосов у лиц, которые участвовали в собрании по каждому вопросу повестки дня;
• указание по каждому вопросу повестки дня, имелся ли кворум;
• число голосов «за», «против» и «воздержался» по тем вопросам повестки дня, по которым имелся кворум;
• формулировки принятых решений по каждому вопросу повестки дня;
• информация о председателе и секретаре собрания;
• информация о лице, которое подсчитывало голоса;
• дату составления протокола, протокол должен быть составлен в течении 3-х дней с даты проведения собрания.

Кто подписывает протокол общего собрания участников.

По общему правилу, протокол собрания участников подписывают: председатель собрания и секретарь (п. 3 ст. 181. 2 ГК РФ). Протокол можно использовать как средство подтверждения того, что все участники присутствовали на собрании. Это необходимо в том случае, если учредитель начнет оспаривать решение и станет заявлять, что не присутствовал на собрании.

Для этого, протокол ведут и оформляют прямо на собрании, в присутствии все участников и представителей, чтобы сразу после проведения собрания распечатать его и дать подписать всем участникам. В этом случае решения принятые на общем собрании будет сложно оспорить.

Также можно использовать бюллетени для голосования. В них участники оставляют свои голоса по каждому вопросу повестки дня и ставят подписи – каждый в своем бюллетене. Это исключает возможность ссылаться на то, что участник голосовал иначе или не принимал участия в собрании. Порядок использования бюллетеней можно прописать в Положении об общем собрании учредителей или прямо в протоколе общего собрания.

Участники общества, оспаривающие решения собраний, приводят в обоснование недействительности, что их не было на собрании и поэтому не было кворума. Присутствующие  участники не имели права принимать спорное решение без кворума. В этом случае участник-истец не обязан доказывать, что отсутствовал на общем собрании. ООО обязано привести доказательства, того, что участник присутствовал на собрании.

Как подтвердить принятие решения и состав учредителей.

На собрании обязательно необходимо зафиксировать  факт принятия решений и состав присутствовавших учредителей.

Для этого можно использовать несколько способов:

• Первый, обратиться к нотариусу.
• Второй, воспользоваться специальным способом подтверждения (подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).

Иначе,  решение станет ничтожным (абз. 3 п. 107 постановления Пленума Верховного суда от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»; далее – постановление № 25).

Для нотариуса нужно подготовить документы:

• устав ООО;
• документ общества, который определяет порядок проведения собрания учредителей — Положение об общем собрании учредителей (при наличии);
• решение о проведении собрания и об утверждении повестки дня;
• список учредителей – ведёт директор;
• документ, который подтверждает полномочия обратившегося к нотариусу лица.

Нотариус имеет право потребовать другие документы.

В конце собрания нотариус оформляет свидетельство об удостоверении факта принятия решения и о составе присутствовавших учредителей. И передает директору.

Присутствие нотариуса на собрании, защищает ООО от возможных фальсификации. Если протокол и печать нотариуса подделают, достаточно станет доказать, что нотариального действия нет в реестре нотариуса.

Иные способы подтверждения.

Закон разрешает не исполнять требование о нотариальном удостоверении. В случае если иной способ подтверждения участники предусмотрели в уставе или в решении, принятом единогласно (подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ). Как правило – это подписание протокола всеми участниками ООО.

Общество может использовать иные способы:

• подписи всех или отдельных учредителей на протоколе;
• аудио- или видеозапись собрания;
• другие способы (закон не устанавливает ограничений).

Примеры положения устава или формулировка в решении:

В последующих протоколах указывайте пункт устава или реквизиты решения, на основании которого вы применяете альтернативный способ подтверждения. Это необязательно, но поможет избежать споров.

НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА:

ГК РФ Статья 181.2. Принятие решения собрания

1. Решение собрания считается принятым, если за него проголосовало большинство участников собрания и при этом в заседании участвовало не менее пятидесяти процентов от общего числа участников соответствующего гражданско-правового сообщества.

Члены гражданско-правового сообщества могут участвовать в заседании дистанционно с помощью электронных либо иных технических средств, если при этом используются любые способы, позволяющие достоверно установить лицо, принимающее участие в заседании, участвовать ему в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать. Такие возможность и способы могут быть установлены законом, единогласным решением участников гражданско-правового сообщества или уставом юридического лица.

1.1. Решение собрания может быть принято без проведения заседания (заочное голосование) посредством отправки, в том числе с помощью электронных либо иных технических средств, не менее чем пятьюдесятью процентами от общего числа участников соответствующего гражданско-правового сообщества документов, содержащих сведения об их голосовании. При этом решение считается принятым, если за него проголосовало большинство направивших эти документы участников гражданско-правового сообщества.

1.2. Законом, единогласным решением участников гражданско-правового сообщества или уставом юридического лица может быть предусмотрено совмещение голосования на заседании и заочного голосования.

2. 2. При наличии в повестке дня собрания нескольких вопросов по каждому из них принимается самостоятельное решение, если иное не установлено единогласно участниками собрания.
3. Проведение заседания участников гражданско-правового сообщества и результаты голосования на заседании, а также результаты заочного голосования подтверждаются протоколом. Протокол составляется в письменной форме, в том числе с помощью электронных либо иных технических средств (абзац второй пункта 1 статьи 160), и подписывается в случае проведения заседания председательствующим на заседании и секретарем заседания, а в случае принятия решения в результате заочного голосования — лицами, проводившими подсчет голосов или зафиксировавшими результат подсчета голосов. Настоящим Кодексом, законом, единогласным решением участников гражданско-правового сообщества или уставом юридического лица может быть предусмотрен иной способ подтверждения проведения заседания участников гражданско-правового сообщества и результатов голосования на заседании, а также результатов заочного голосования.
4. В протоколе должны быть указаны:

1) дата и время проведения заседания, место проведения заседания и (или) способ дистанционного участия членов гражданского-правового сообщества в заседании, а в случаях заочного голосования — дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества, и способ отправки этих документов;

2) сведения о лицах, принявших участие в заседании, и (или) о лицах, направивших документы, содержащие сведения о голосовании;

3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;

4) сведения о лицах, проводивших подсчет голосов, если подсчет голосов был поручен определенным лицам;

5) сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол;

6) сведения о ходе проведения заседания или о ходе голосования, если участник гражданско-правового сообщества требует их внести в протокол;

7) сведения о лицах, подписавших протокол.

4.1. При использовании иного способа подтверждения проведения заседания участников гражданско-правового сообщества и результатов голосования на заседании, а также результатов заочного голосования (пункт 3 настоящей статьи) должны обеспечиваться хранение и воспроизведение в неизменном виде сведений, перечисленных в подпунктах 1 — 6 пункта 4 настоящей статьи.

Статья 63. Протокол общего собрания акционеров

1. Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее трех рабочих дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.
2. В протоколе общего собрания акционеров указываются:

• место и время проведения общего собрания акционеров;
• общее количество голосов, которыми обладают акционеры — владельцы голосующих акций общества;
• количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;
• председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

The post Как правильно оформить решение общего собрания учредителей ООО. first appeared on ЭнтерФин.