Излишне удержанный НДФЛ верните непосредственно налогоплательщику по его заявлению. Возврат налога кому-либо, кроме самого налогоплательщика (в том числе его наследникам), не предусмотрен.

 

Об этом – в письме Минфина от 07.03.2013 № 03-04-06/7028. Однако ФНС в письме от 17.01.2018 № ГД-4-8/678 указала, что если суд вынесет решение о возврате переплаты наследникам, то налоговая инспекция его исполнит.

 

В приложении к письму ФНС также разослала сотрудникам местных ИФНС алгоритм действий по процедуре возврата.

 

Если переплату по НДФЛ организация – налоговый агент обнаружит самостоятельно, она обязана сообщить об этом налогоплательщику в течение 10 рабочих дней (абз. 2 п. 1 ст. 231, п. 6 ст. 6.1 НК). Форма и способ сообщения о наличии переплаты по НДФЛ НК не предусмотрены. Поэтому налоговый агент вправе направить налогоплательщику сообщение в произвольной форме.

 

Такие разъяснения содержатся в письме Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112.

 

За возвратом излишне удержанного НДФЛ человек может обратиться в организацию, которая удержала налог в качестве налогового агента. Для этого ему необходимо написать на имя руководителя организации заявление в произвольной форме.

 

На основании этого документа верните деньги человеку. Об этом сказано в пункте 1 статьи 231 НК.

 

Заявление о возврате налога человек может подать в течение трех лет с момента его удержания (п. 7 ст. 78 НК). При этом право на обращение за возвратом налога не зависит от наличия трудовых (гражданско-правовых) отношений между человеком и организацией на дату подачи заявления. Например, заявление о возврате излишне удержанной суммы человек вправе подать в организацию и после увольнения из нее, но до истечения срока, предусмотренного для возврата налога. В этом случае налоговый агент обязан вернуть излишне удержанный НДФЛ уволенному сотруднику. Такие разъяснения есть в письмах Минфина от 01.03.2017 № 03-04-05/11548 и от 24.12.2012 № 03-04-05/6-1430. При этом подтверждения того, что налог не был возвращен налоговой инспекцией, не требуется.​​​​

Излишне удержанный НДФЛ верните налогоплательщику за счет:

• предстоящих платежей по НДФЛ;
• средств, возвращенных из бюджета, или собственных средств до момента возврата переплаты.

 

Решение о способе возврата переплаты примите сразу после получения заявления налогоплательщика (письмо Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).

 

Дело в том, что заявление о возврате излишне перечисленной суммы НДФЛ нужно подать в инспекцию в течение 10 рабочих дней с момента получения заявления от налогоплательщика (абз. 6 п. 1 ст. 231, п. 6 ст. 6.1 НК). Подробнее о том, как подать заявление на возврат переплаты, читайте в рекомендации Как зачесть или вернуть переплату по НДФЛ.

 

Предстоящие платежи по НДФЛ

Источниками для возврата переплаты могут быть предстоящие платежи по НДФЛ, удержанному и подлежащему перечислению в бюджет:

• из доходов того же человека, у которого возникла переплата. Например, если сотрудник, у которого была удержана излишняя сумма НДФЛ, продолжает работать в организации;
• из доходов других налогоплательщиков, по отношению к которым организация является налоговым агентом.

 

Это следует из положений абзаца 3 пункта 1 статьи 231 НК.

 

Налоговые ставки, по которым был удержан НДФЛ, направляемый организацией на возврат переплаты, значения не имеют. Например, налог, рассчитанный по ставке 13 процентов, можно вернуть за счет сумм НДФЛ, начисленных по ставкам 9, 13, 30 или 35 процентов.

Вместе с тем, налоговые агенты обязаны вести раздельный учет доходов (сумм НДФЛ), в отношении которых применяются разные налоговые ставки (п. 3 ст. 226 НК).

 

Средства, возвращенные из бюджета, и собственные средства

Предстоящих платежей по НДФЛ может быть недостаточно для возврата излишне удержанной суммы налога в течение трехмесячного срока, установленного абзацем 3 пункта 1 статьи 231 НК. В этом случае налоговому агенту следует обратиться за возвратом недостающей суммы в налоговую инспекцию по месту своего учета. 

До того как переплата поступит на расчетный счет организации, налоговый агент вправе вернуть человеку излишне удержанную сумму НДФЛ за счет собственных средств (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК).

Излишне удержанный НДФЛ налоговый агент обязан перечислить на банковский счет человека в течение трех месяцев со дня получения от него заявления.

 

Сообщать о возврате в налоговую инспекцию не нужно (письмо Минфина от 18.10.2013 № 03-04-06/43608).

 

Когда предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно для возврата налога в течение трехмесячного срока, налоговый агент должен обратиться за возвратом в инспекцию. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней после получения заявления от сотрудника. 

До того как переплата поступит на расчетный счет организации, налоговый агент вправе вернуть человеку излишне удержанную сумму НДФЛ за счет собственных средств (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК).

Если в течение трех месяцев организация не вернет налогоплательщику переплату (полностью или частично), то на сумму невозвращенного налога она должна будет начислить проценты за каждый день просрочки.

Проценты начисляются по ставкам рефинансирования, действовавшим в дни нарушения срока возврата. Такой порядок предусмотрен абзацами 3–5 пункта 1 статьи 231 НК. При этом сумма начисленных процентов от налогообложения не освобождается.

 

Подобные доходы не поименованы в статье 217 НК, следовательно, при выплате процентов с них нужно удержать НДФЛ. Правомерность такого вывода подтверждается письмом Минфина от 22.08.2013 № 03-04-05/34450.

 

Сторнируйте сумму излишне удержанного налога, которую нужно вернуть сотруднику:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– сторнирована излишне удержанная из доходов сотрудника сумма НДФЛ (в связи с документальным подтверждением расходов).

 

Возврат сотруднику налога отразите проводкой:

Дебет 70 Кредит 51
– перечислен сотруднику излишне удержанный НДФЛ.

Если НДФЛ был излишне удержан из-за ошибки, то ошибку нужно исправить с учетом правил ПБУ 22/2010.

​​​​​​Если организация обращалась за возвратом в налоговую инспекцию, возвращенную сумму в доходы не включайте.

 

Такой возврат не приводит к увеличению экономических выгод организации (п. 2 ПБУ 9/99).

Исчислить НДФЛ нужно на дату получения дохода (ст. 223 НК). Получение дохода и его выплата – это не одно и то же. Как определить дату получения дохода, зависит от вида выплаты. 

После того как вы определили день, когда возникает доход, и рассчитали НДФЛ с него, важно понять, когда этот налог удержать. Срок зависит от вида дохода и от того, как его выплатили.

 

Такие условия удержания НДФЛ установлены в пункте 4 статьи 226 НК.

 

Срок уплаты зависит от вида дохода. В общем случае удержанный НДФЛ налоговый агент обязан перечислить не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. Например с зарплаты, премий. А вот с отпускных и больничных крайний срок уплаты налога – последнее число месяца, в котором выплатили доход (п. 6 ст. 226 НК). 

 

Если срок уплаты НДФЛ выпал на выходной, праздничный или нерабочий день по указу Президента, перечислите налог в следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК).

 

​В таблице ниже смотрите крайние сроки уплаты НДФЛ с основных видов доходов. Расширенный перечь выплат с точными сроками уплаты НДФЛ и образцами платежек .

​

 

Налоговый агент вправе перечислить НДФЛ с любого банковского счета (письмо Минфина 08.02.2019 № 03-04-06/7730). В течение месяца можно перечислять налог несколькими платежными поручениями. Так нужно делать, когда для разных видов доходов сроки уплаты налога отличаются. Разницу по срокам можно увидеть в пункте 6 статьи 226 НК.

Налог к уплате по окончании месяца нужно определить с учетом сумм, перечисленных в течение месяца. Стандартные налоговые вычеты при расчете налога, который перечисляете отдельными платежками до конца месяца, применить можно.

Но учтите, что базу по налогу рассчитывают по итогам месяца, даже если часть НДФЛ перечислили в бюджет раньше. Если по окончании месяца выяснится, что сотрудник утратил право на вычет, НДФЛ, который вы определили в середине месяца с учетом вычета, придется пересчитать.

Платежные поручения на уплату налога оформляйте в соответствии с положением ЦБ от 19.06.2012 № 383-П и Правилами, утвержденными приказом Минфина от 12.11.2013 № 107н. 

Обратите внимание, если в текущем месяце НДФЛ за сотрудников составил меньше 100 руб., то его суммируют и уплачивают вместе с налогом за следующий месяц. Переносить оплату НДФЛ можно до декабря текущего года (п. 8 ст. 226 НК, письмо Минфина от 27.02.2018 № 03-04-06/12341).

Организации перечисляют удержанный НДФЛ по реквизитам налоговой инспекции, в которой состоят на учете (абз. 1 п. 7 ст. 226 НК). При этом для организаций, у которых есть обособленные подразделения, действует особый порядок уплаты НДФЛ.

​

 

С доходов, которые получают сотрудники обособленного подразделения, НДФЛ по общим правилам перечисляйте в налоговую инспекцию по местонахождению этого подразделения.

Налог с доходов, начисленных и выплаченных сотрудникам головного офиса, платите в инспекцию по местонахождению самой организации. Если у организации подразделения находятся в одном муниципальном образовании, Москве, Санкт-Петербурге или Севастополе, учтите особенности по уплате НДФЛ, которые перечислены ниже.

Такой порядок применяйте независимо от того, по какому договору работает сотрудник: по трудовому или по гражданско-правовому.

 

Это следует из абзаца 3 пункта 7 статьи 226 НК, писем Минфина от 22.11.2012 № 03-04-06/3-327, ФНС от 03.08.2018 № БС-4-11/15152, от 01.02.2016 № БС-4-11/1395. 

 

Несколько обособленных подразделений в одном муниципальном образовании

 

У таких организаций есть выбор, как платить НДФЛ:

1. Встать на налоговый учет по местонахождению любого обособленного подразделения и платить в эту инспекцию НДФЛ за все подразделения этого муниципального образования. Это правило распространяется только на обособленные подразделения, которые расположены в одном муниципальном образовании, но на территориях разных налоговых инспекций.

 

Выбрать одну налоговую инспекцию между головным офисом и обособленным подразделением нельзя (абз. 6 п. 4 ст. 83 НК, письма Минфина от 15.04.2011 № 03-02-07/1-126, от 21.02.2011 № 03-04-06/3-37, от 01.07.2010 № 03-04-06/8-138, от 15.03.2010 № 03-04-06/3-33). 

 

Налог с доходов, начисленных и выплаченных головным офисом, платите в инспекцию по местонахождению самой организации. 

2. Встать на учет по адресу каждого обособленного подразделения и перечислять НДФЛ в общем порядке – как по местонахождению организации, так и по местонахождению каждого обособленного подразделения (абз. 2 и 3 п. 7 ст. 226 НК).

3. Встать на учет по адресу каждого обособленного подразделения и выбрать ответственное подразделение (п. 2 ст. 230 НК). 

 

​​​Сотрудники работают в разных подразделениях в Москве, Санкт-Петербурге, Севастополе

Москва, Санкт-Петербург и Севастополь имеют в своем составе внутригородские муниципальные образования, в которых самостоятельные местные бюджеты. В связи с этим при уплате НДФЛ учтите  две особенности.

Особенность 1. Организация вправе все обособленные подразделения Москвы поставить на учет по местонахождению одного из них (абз. 6 п. 4 ст. 83 НК). В этой части НК не ограничивает право организации территорией внутригородского муниципального образования. Однако перечислять НДФЛ такие организации должны в местные бюджеты по адресу каждого обособленного подразделения. В платежных документах следует указывать ОКТМО внутригородского муниципального образования по фактическому адресу обособленного подразделения. Такие разъяснения – в письме ФНС от 29.08.2012 № ЗН-4-1/14304.

Особенность 2. Организация вправе выбрать ответственное подразделение по уплате налога только в пределах внутригородского муниципального образования. 

Предприниматели платят удержанный НДФЛ по месту жительства и по месту ведения деятельности в зависимости от системы налогообложения. Чтобы разобраться, куда предпринимателю перечислять удержанный налог, смотрите таблицу ниже.

 

Если сотрудник работает у предпринимателя, который совмещает УСН и ЕНВД и одновременно занят в обоих видах деятельности, налог с его зарплаты нужно распределить.

асть налога, которая относится к доходам от деятельности на УСН, перечисляйте в инспекцию по местожительству предпринимателя. А налог с доходов в части бизнеса на ЕНВД – в инспекцию по месту деятельности. Такие разъяснения приводятся в письме ФНС от 25.02.2016 № БС-3-11/763.

Если нет возможности определить, какая часть зарплаты относится к определенному виду деятельности, долю налога рассчитайте пропорционально доле доходов по каждому виду деятельности в общем объеме поступлений.

Например, сумма НДФЛ, удержанного из зарплаты сотрудника за месяц, составила 26 000 руб. Доля доходов от деятельности на УСН за этот месяц составила 0,75. Тогда сумма НДФЛ, которую нужно перечислить по местожительству предпринимателя, равна 19 500 руб. (26 000 руб. × 0,75). Сумма НДФЛ, которую нужно перечислить по месту ведения деятельности на ЕНВД, – 6500 руб. (26 000 руб. – 19 500 руб.).

 

Если налоговый агент не перечислил в бюджет НДФЛ, ему придется заплатить штраф по статье 123 НК и пени. А с 1 января 2020 года инспекторы вправе взыскать сумму недоимки в случае доначисления налога по итогам налоговой проверки (п. 9 ст. 226 НК).

Кроме того, должностные лица налоговых агентов несут административную и уголовную ответственность за уклонение от уплаты налога.

 

Штраф по НК

 

Инспекторы оштрафуют налогового агента, если он:

• не удержал или неполностью удержал налог;
• удержал, но не перечислил налог в бюджет или перечислил неполностью;
• перечислил налог позже срока, установленного НК.

 

Размер штрафа – 20 процентов от суммы, НДФЛ которую не перечислили в бюджет в установленный срок (п. 1 ст. 123 НК). 

Оштрафовать налогового агента по статье 122 НК налоговая инспекция не может. К ответственности, которая предусмотрена этой статьей, можно привлекать только налогоплательщиков.

 

Пени 

 

Налоговому агенту также придется заплатить пени с суммы недоимки.

 

Пени рассчитают с момента, когда налог агент обязан был удержать и перечислить в бюджет, по дату, которая наступит раньше:

• крайний срок, в который обязанность по уплате налога должна быть исполнена налогоплательщиком самостоятельно;
• день, когда налоговый агент предъявит в банк поручение на перечисление НДФЛ в счет уплаты недоимки, выявленной по результатам налоговой проверки.

 

Это следует из подпункта 9 пункта 3 статьи 45, пункта 1 статьи 75 НК, пункта 2 постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57. Пени рассчитывают в общем порядке.

 

Условия освобождения от штрафа по НК

Условия, при которых налоговому агенту удастся избежать штрафа, зависят от нарушения.

 

Если налоговый агент удержал НДФЛ, но не перечислил его в бюджет или перечислил не полностью, инспекторы не привлекут его к ответственности, если он:

• сдал расчет по налогу своевременно и без занижения налога;
• уплатил недоимку и пени до того, как инспекция узнала о просрочке или назначила выездную проверку.

 

Это следует из пункта 2 статьи 123 НК. Это подтверждается определением Верховного суда от 05.03.2020 № 305-КГ16-17454 и информацией ФНС от 16.04.2020.

 

Если налоговый агент не удержал НДФЛ или удержал не полностью, то, чтобы избежать штрафа, ему нужно сначала уплатить налог и пени, а затем подать уточненный расчет. При этом уточнить расчет нужно раньше, чем инспекция сообщит об ошибке или назначении выездной проверки (подп. 1 п. 4, п. 6 ст. 81 НК).

Штрафа по статье 123 НК также можно избежать, если организация докажет, что у нее не было возможности удержать НДФЛ у сотрудника (п. 21 постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57). Если вычесть налог из дохода работника невозможно, то организация обязана уведомить инспекцию о неудержанной сумме.

Сделать это надо не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (подп. 2 п. 3 ст. 24 и п. 5 ст. 226 НК).

 

Административная ответственность

К административной ответственности за неисполнение обязанностей налогового агента привлекают сотрудника, который отвечает за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер или бухгалтер с правами главного.

 

Руководитель организации может быть признан виновным:

• если в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда от 09.06.2005 № 77-ад06-2);
• если ведение учета и расчет налогов были переданы специализированной организации (п. 26 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18);
• если причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18).

 

Специальной нормы для налоговых агентов в КоАП нет. Сотрудника, который отвечает за ведение учета, могут оштрафовать:

• за непредставление сведений, необходимых для налогового контроля или представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде. Штраф от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП);
•  за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета. Штраф от 5000 до 10 000 руб. За повторное нарушение – от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет. Для малых и средних предприятий и предпринимателей, их работников штрафы заменены на административное предупреждение (ст. 15.11 КоАП).

 

Уголовная ответственность

Уголовная ответственность может наступить за недоимку в крупном или особо крупном размере. К ответственности могут привлечь должностное лицо, на которое возложены обязанности по расчету, удержанию или перечислению налога. 

 

Им может быть:

• руководитель;
• главный бухгалтер;
• другой сотрудник, на которого возложены обязанности по расчету, удержанию и перечислению налога.

 

Меры налоговой ответственности за совершение преступлений налоговыми агентами приведены в таблице Уголовная ответственность за нарушение налогового законодательства. 

Дополнительным наказанием может быть лишение руководителя, главного бухгалтера или другого сотрудника организации права занимать определенные должности (ст. 199.1 УК).

Обязательным условием уголовной ответственности является наличие личных интересов в неисполнении обязанностей налогового агента. Например, если сотрудники организации присвоили суммы удержанного налога.

Личный интерес может быть и неимущественным. Например, семейственность или желание приукрасить реальное состояние дел. Об этом говорится в пункте 17 постановления Пленума Верховного суда от 28.12.2006 № 64