Как платить НДФЛ за сотрудников, учредителей и исполнителей по ГПД

Андрей Че начальник отдела налогообложения доходов физических лиц департамента налоговой политики Минфина России

 

Когда исчислить НДФЛ

 

Исчислить НДФЛ нужно на дату получения дохода (ст. 223 НК). Получение дохода и его выплата – это не одно и то же. Как определить дату получения дохода, зависит от вида выплаты. 

Вид дохода Когда доход считают полученным Читайте подробнее
Зарплата Последний день месяца, за который начислили доход
(п. 2 ст. 223 НК)
Когда признать зарплату доходом, перечислить с нее НДФЛ и отразить в 6-НДФЛ
Производственные ежемесячные премии Последний день месяца, за который начислили доход
(п. 2 ст. 223 НК)
Когда разовую производственную, ежемесячную, квартальную, полугодовую, годовую и непроизводственную премию признать доходом, перечислить НДФЛ с нее и отразить в 6-НДФЛ
Производственные годовые (полугодовые, квартальные) премии День выплаты премии
(подп. 1 п. 1 ст. 223 НК)
Непроизводственные премии
Отпускные День выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК) Когда отпускные признать доходом, перечислить с них НДФЛ и отразить в расчете 6-НДФЛ
Больничные, в том числе по уходу за ребенком Когда больничные, суточные, средний заработок за время командировки признать доходом, перечислить НДФЛ с них и отразить в 6-НДФЛ
Средний заработок за время командировки Последний день месяца, за который начислили доход
(п. 2 ст. 223 НК)
Суточные сверх лимита Последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК)
Зарплата при увольнении Последний рабочий день, за который начислили зарплату (абз. 2 п. 2 ст. 223 НК) Когда выплаты при увольнении признать доходами, перечислить с них НДФЛ и отразить в 6-НДФЛ
Компенсация за неиспользованный отпуск День выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК)
Матпомощь свыше 4000 руб. День выплаты материальной помощи (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК) Когда доходы в натуральной форме, подарки, матпомощь, матвыгоду признать доходом, перечислить НДФЛ с них и отразить в 6-НДФЛ
Подарки дороже 4000 руб. Дата передачи подарка (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК)
Списанный долг Дата прекращения обязательств из-за признания долга безнадежным (подп. 5 п. 1 ст. 223 НК) Является ли организация налоговым агентом по НДФЛ при списании безнадежной дебиторской задолженности граждан

Когда удержать

 

После того как вы определили день, когда возникает доход, и рассчитали НДФЛ с него, важно понять, когда этот налог удержать. Срок зависит от вида дохода и от того, как его выплатили.

Форма дохода Когда удерживать НДФЛ
В денежной форме В тот же день, когда человек получил деньги на счет или из кассы (письмо ФНС от 04.09.2018 № БС-3-11/6172)
В натуральной форме или в виде материальной выгоды В день ближайшей денежной выплаты этому сотруднику, из которой можно удержать налог. Помните, что удержать можно не более 50 процентов от выплаты

 

Такие условия удержания НДФЛ установлены в пункте 4 статьи 226 НК.

 

Когда перечислить

 

Срок уплаты зависит от вида дохода. В общем случае удержанный НДФЛ налоговый агент обязан перечислить не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. Например с зарплаты, премий. А вот с отпускных и больничных крайний срок уплаты налога – последнее число месяца, в котором выплатили доход (п. 6 ст. 226 НК). 

 

Если срок уплаты НДФЛ выпал на выходной, праздничный или нерабочий день по указу Президента, перечислите налог в следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК).

 

​В таблице ниже смотрите крайние сроки уплаты НДФЛ с основных видов доходов. Расширенный перечь выплат с точными сроками уплаты НДФЛ и образцами платежек .

Вид дохода Крайний срок уплаты Читайте подробнее
Аванс по зарплате С аванса налог не удерживают и не перечисляют в бюджет (письма Минфина от 22.07.2015 № 03-04-06/42063, ФНС от 24.03.2016 № БС-4-11/4999) Исключения: аванс выплатили в последний день месяца; в текущем месяце был доход в виде матвыгоды или в натуральной форме.

В этих случаях удержанный НДФЛ перечислите не позднее следующего рабочего дня после выплаты аванса

Зарплата и премии

Средний заработок за время простоя не по вине сотрудника

Средний заработок за время командировки

Следующий рабочий день после выплаты дохода (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК) Когда признать доход, перечислить налог и отразить в 6-НДФЛ зарплату, премии, средний заработок за время командировки
Отпускные и больничные Последнее число месяца, в котором выплатили доход (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК) Когда признать доход, перечислить налог и отразить в 6-НДФЛ отпускные, больничные
Суточные сверх лимита​​​​​​

Доходы в натуральной форме, матвыгода, списанный долг

Следующий рабочий день после выплаты денежного дохода, из которого можно удержать налог (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК) Когда признать доход, перечислить налог и отразить в 6-НДФЛ суточные, доходы в натуральной форме, подарки, матпомощь, матвыгоду

 

Зарплата при увольнении Следующий день после выплаты дохода (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК) ​​​​Когда выплаты при увольнении признать доходами, перечислить с них НДФЛ и отразить в 6-НДФЛ

 

Как перечислить

 

Налоговый агент вправе перечислить НДФЛ с любого банковского счета (письмо Минфина 08.02.2019 № 03-04-06/7730). В течение месяца можно перечислять налог несколькими платежными поручениями. Так нужно делать, когда для разных видов доходов сроки уплаты налога отличаются. Разницу по срокам можно увидеть в пункте 6 статьи 226 НК.

Налог к уплате по окончании месяца нужно определить с учетом сумм, перечисленных в течение месяца. Стандартные налоговые вычеты при расчете налога, который перечисляете отдельными платежками до конца месяца, применить можно.

Но учтите, что базу по налогу рассчитывают по итогам месяца, даже если часть НДФЛ перечислили в бюджет раньше. Если по окончании месяца выяснится, что сотрудник утратил право на вычет, НДФЛ, который вы определили в середине месяца с учетом вычета, придется пересчитать.

Платежные поручения на уплату налога оформляйте в соответствии с положением ЦБ от 19.06.2012 № 383-П и Правилами, утвержденными приказом Минфина от 12.11.2013 № 107н. 

Обратите внимание, если в текущем месяце НДФЛ за сотрудников составил меньше 100 руб., то его суммируют и уплачивают вместе с налогом за следующий месяц. Переносить оплату НДФЛ можно до декабря текущего года (п. 8 ст. 226 НК, письмо Минфина от 27.02.2018 № 03-04-06/12341).

Куда перечислить

 

Организации перечисляют удержанный НДФЛ по реквизитам налоговой инспекции, в которой состоят на учете (абз. 1 п. 7 ст. 226 НК). При этом для организаций, у которых есть обособленные подразделения, действует особый порядок уплаты НДФЛ.

 

Организация с обособками

С доходов, которые получают сотрудники обособленного подразделения, НДФЛ по общим правилам перечисляйте в налоговую инспекцию по местонахождению этого подразделения.

Налог с доходов, начисленных и выплаченных сотрудникам головного офиса, платите в инспекцию по местонахождению самой организации. Если у организации подразделения находятся в одном муниципальном образовании, Москве, Санкт-Петербурге или Севастополе, учтите особенности по уплате НДФЛ, которые перечислены ниже.

Такой порядок применяйте независимо от того, по какому договору работает сотрудник: по трудовому или по гражданско-правовому.

 

Это следует из абзаца 3 пункта 7 статьи 226 НК, писем Минфина от 22.11.2012 № 03-04-06/3-327, ФНС от 03.08.2018 № БС-4-11/15152, от 01.02.2016 № БС-4-11/1395. 

 

Несколько обособленных подразделений в одном муниципальном образовании

 

У таких организаций есть выбор, как платить НДФЛ:

1. Встать на налоговый учет по местонахождению любого обособленного подразделения и платить в эту инспекцию НДФЛ за все подразделения этого муниципального образования. Это правило распространяется только на обособленные подразделения, которые расположены в одном муниципальном образовании, но на территориях разных налоговых инспекций.

 

Выбрать одну налоговую инспекцию между головным офисом и обособленным подразделением нельзя (абз. 6 п. 4 ст. 83 НК, письма Минфина от 15.04.2011 № 03-02-07/1-126, от 21.02.2011 № 03-04-06/3-37, от 01.07.2010 № 03-04-06/8-138, от 15.03.2010 № 03-04-06/3-33). 

 

Налог с доходов, начисленных и выплаченных головным офисом, платите в инспекцию по местонахождению самой организации. 

2. Встать на учет по адресу каждого обособленного подразделения и перечислять НДФЛ в общем порядке – как по местонахождению организации, так и по местонахождению каждого обособленного подразделения (абз. 2 и 3 п. 7 ст. 226 НК).

3. Встать на учет по адресу каждого обособленного подразделения и выбрать ответственное подразделение (п. 2 ст. 230 НК). 

 

​​​Сотрудники работают в разных подразделениях в Москве, Санкт-Петербурге, Севастополе

Москва, Санкт-Петербург и Севастополь имеют в своем составе внутригородские муниципальные образования, в которых самостоятельные местные бюджеты. В связи с этим при уплате НДФЛ учтите  две особенности.

Особенность 1. Организация вправе все обособленные подразделения Москвы поставить на учет по местонахождению одного из них (абз. 6 п. 4 ст. 83 НК). В этой части НК не ограничивает право организации территорией внутригородского муниципального образования. Однако перечислять НДФЛ такие организации должны в местные бюджеты по адресу каждого обособленного подразделения. В платежных документах следует указывать ОКТМО внутригородского муниципального образования по фактическому адресу обособленного подразделения. Такие разъяснения – в письме ФНС от 29.08.2012 № ЗН-4-1/14304.

Особенность 2. Организация вправе выбрать ответственное подразделение по уплате налога только в пределах внутригородского муниципального образования. 

Предприниматель

Предприниматели платят удержанный НДФЛ по месту жительства и по месту ведения деятельности в зависимости от системы налогообложения. Чтобы разобраться, куда предпринимателю перечислять удержанный налог, смотрите таблицу ниже.

Кто и где получает доходы Куда платить НДФЛ
сотрудники предпринимателя на ОСНО или УСН в инспекцию по месту жительства ИП. При этом неважно, где предприниматель ведет деятельность: по местожительству или нет.

Основание: п. 1 ст. 83, ст. 11, абз. 1  п. 7 ст. 226 НК

сотрудники предпринимателя на ЕНВД в инспекцию по месту ведения деятельности. Это налоговая инспекция, в которую ИП подал заявление и встал на учет как плательщик ЕНВД.

Основание: абз. 4 п. 7 ст. 226 НК 

сотрудники предпринимателя на ПСН в инспекцию по месту ведения деятельности. Это налоговая инспекция, в которую ИП подал заявление и встал на учет как плательщик ПСН.

Основание: абз. 4 п. 7 ст. 226 НК 

сотрудники предпринимателя, который совмещает  УСН и ЕНВД в инспекцию по месту жительства ИП – с зарплаты сотрудников, занятых в деятельности на УСН;

в инспекцию по месту ведения деятельности – с зарплаты сотрудников, занятых в деятельности на ЕНВД.

Основание:п. 1 ст. 83, ст. 11, абз. 1 и 4 п. 7 ст. 226 НК, письма Минфина от 26.06.2019 № 03-04-05/46818, от 27.07.2018 № 03-11-11/53003

 

Если сотрудник работает у предпринимателя, который совмещает УСН и ЕНВД и одновременно занят в обоих видах деятельности, налог с его зарплаты нужно распределить.

асть налога, которая относится к доходам от деятельности на УСН, перечисляйте в инспекцию по местожительству предпринимателя. А налог с доходов в части бизнеса на ЕНВД – в инспекцию по месту деятельности. Такие разъяснения приводятся в письме ФНС от 25.02.2016 № БС-3-11/763.

Если нет возможности определить, какая часть зарплаты относится к определенному виду деятельности, долю налога рассчитайте пропорционально доле доходов по каждому виду деятельности в общем объеме поступлений.

Например, сумма НДФЛ, удержанного из зарплаты сотрудника за месяц, составила 26 000 руб. Доля доходов от деятельности на УСН за этот месяц составила 0,75. Тогда сумма НДФЛ, которую нужно перечислить по местожительству предпринимателя, равна 19 500 руб. (26 000 руб. × 0,75). Сумма НДФЛ, которую нужно перечислить по месту ведения деятельности на ЕНВД, – 6500 руб. (26 000 руб. – 19 500 руб.).

 

Ответственность

 

Если налоговый агент не перечислил в бюджет НДФЛ, ему придется заплатить штраф по статье 123 НК и пени. А с 1 января 2020 года инспекторы вправе взыскать сумму недоимки в случае доначисления налога по итогам налоговой проверки (п. 9 ст. 226 НК).

Кроме того, должностные лица налоговых агентов несут административную и уголовную ответственность за уклонение от уплаты налога.

 

Штраф по НК

 

Инспекторы оштрафуют налогового агента, если он:

  • не удержал или неполностью удержал налог;
  • удержал, но не перечислил налог в бюджет или перечислил неполностью;
  • перечислил налог позже срока, установленного НК.

 

Размер штрафа – 20 процентов от суммы, НДФЛ которую не перечислили в бюджет в установленный срок (п. 1 ст. 123 НК). 

Оштрафовать налогового агента по статье 122 НК налоговая инспекция не может. К ответственности, которая предусмотрена этой статьей, можно привлекать только налогоплательщиков.

 

Пени 

 

Налоговому агенту также придется заплатить пени с суммы недоимки.

 

Пени рассчитают с момента, когда налог агент обязан был удержать и перечислить в бюджет, по дату, которая наступит раньше:

  • крайний срок, в который обязанность по уплате налога должна быть исполнена налогоплательщиком самостоятельно;
  • день, когда налоговый агент предъявит в банк поручение на перечисление НДФЛ в счет уплаты недоимки, выявленной по результатам налоговой проверки.

 

Это следует из подпункта 9 пункта 3 статьи 45, пункта 1 статьи 75 НК, пункта 2 постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57. Пени рассчитывают в общем порядке.

 

Условия освобождения от штрафа по НК

Условия, при которых налоговому агенту удастся избежать штрафа, зависят от нарушения.

 

Если налоговый агент удержал НДФЛ, но не перечислил его в бюджет или перечислил не полностью, инспекторы не привлекут его к ответственности, если он:

  • сдал расчет по налогу своевременно и без занижения налога;
  • уплатил недоимку и пени до того, как инспекция узнала о просрочке или назначила выездную проверку.

 

Это следует из пункта 2 статьи 123 НК. Это подтверждается определением Верховного суда от 05.03.2020 № 305-КГ16-17454 и информацией ФНС от 16.04.2020.

 

Если налоговый агент не удержал НДФЛ или удержал не полностью, то, чтобы избежать штрафа, ему нужно сначала уплатить налог и пени, а затем подать уточненный расчет. При этом уточнить расчет нужно раньше, чем инспекция сообщит об ошибке или назначении выездной проверки (подп. 1 п. 4, п. 6 ст. 81 НК).

Штрафа по статье 123 НК также можно избежать, если организация докажет, что у нее не было возможности удержать НДФЛ у сотрудника (п. 21 постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57). Если вычесть налог из дохода работника невозможно, то организация обязана уведомить инспекцию о неудержанной сумме.

Сделать это надо не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (подп. 2 п. 3 ст. 24 и п. 5 ст. 226 НК).

 

Административная ответственность

К административной ответственности за неисполнение обязанностей налогового агента привлекают сотрудника, который отвечает за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер или бухгалтер с правами главного.

 

Руководитель организации может быть признан виновным:

  • если в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда от 09.06.2005 № 77-ад06-2);
  • если ведение учета и расчет налогов были переданы специализированной организации (п. 26 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18);
  • если причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18).

 

Специальной нормы для налоговых агентов в КоАП нет. Сотрудника, который отвечает за ведение учета, могут оштрафовать:

  • за непредставление сведений, необходимых для налогового контроля или представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде. Штраф от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП);
  •  за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета. Штраф от 5000 до 10 000 руб. За повторное нарушение – от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет. Для малых и средних предприятий и предпринимателей, их работников штрафы заменены на административное предупреждение (ст. 15.11 КоАП).

 

Уголовная ответственность

Уголовная ответственность может наступить за недоимку в крупном или особо крупном размере. К ответственности могут привлечь должностное лицо, на которое возложены обязанности по расчету, удержанию или перечислению налога. 

 

Им может быть:

  • руководитель;
  • главный бухгалтер;
  • другой сотрудник, на которого возложены обязанности по расчету, удержанию и перечислению налога.

 

Меры налоговой ответственности за совершение преступлений налоговыми агентами приведены в таблице Уголовная ответственность за нарушение налогового законодательства. 

Дополнительным наказанием может быть лишение руководителя, главного бухгалтера или другого сотрудника организации права занимать определенные должности (ст. 199.1 УК).

Обязательным условием уголовной ответственности является наличие личных интересов в неисполнении обязанностей налогового агента. Например, если сотрудники организации присвоили суммы удержанного налога.

Личный интерес может быть и неимущественным. Например, семейственность или желание приукрасить реальное состояние дел. Об этом говорится в пункте 17 постановления Пленума Верховного суда от 28.12.2006 № 64

Добавить комментарий

Закрыть меню