Бланк строгой отчетности (далее – БСО) – это документ, который субъект хозяйствования выдаёт покупателю/заказчику на основании оказанной последнему услуги. В некоторых случаях бланки СО могут заменять товарные чеки и чеки ККА.
БСО изготавливаются в типографиях, как правило, в двух, реже – в трёх экземплярах. По установленной процедуре один бланк передаётся клиенту (покупателю, заказчику), а другой – остаётся в кассе предприятия для проведения учётных действий. Что касается третьего экземпляра бланка, он может прилагаться к смете исполнителя, тем самым удостоверяя объёмы выполненных работ/оказанных услуг.
Объектом учёта таких бланков являются услуги, полный перечень которых указывался в классификаторе услуг населению ОК002-93, утратившим силу в 2017 году. Вступление в силу ОКВЭД ОК 029-2014 потянуло за собой вышеуказанные изменения.
В любом случае, основным документом, который регламентирует учет БСО, принято считать Постановление Правительства РФ №359 от 06.05.2008 года.
Существует ряд реквизитов, которые должен содержать любой БСО. Так, в бланке СО необходимо прописывать:
номер и серию бланка;
наименование и форму собственности юридического лица, для индивидуальных предпринимателей – ФИО;
юр. адрес субъекта хозяйствования;
идентификационный номер налогоплательщика – ЮО или ИП;
указание наименования услуги, а также её стоимости (в рублях, с учётом копеек);
сумму оплаты, внесённую покупателем/заказчиком;
указание на должность и ФИО лица, принявшие оплату от потребителя.
Акцентируем внимание, что сегодня у исполнителя нет прямой обязанности проставлять свою печать на БСО.
Нужно помнить, что такие бланки составляются и подписываются только теми сотрудниками субъекта хозяйствования, которые были назначены для исполнения таких функций приказом главы предприятия.
Исправлять что-либо в бланке строгой отчётности запрещено. Если были некорректно внесены данные по стоимости или описанию услуги, текст бланка должен быть перечёркнут, а сам документ уничтожен в установленном порядке.
Учёт бланков строгой отчётности производится в специально заведённой для этой цели книге (например, по форме ОКУД 0504045). Если предприятие пользуется несколькими видами таких бланков, то у каждого из них должен быть отдельный журнал.
Согласно правил делопроизводства, такая книга должна быть пронумерована, прошита, скреплена печатью и подписью руководителя предприятия. Такой пристальный порядок необходим для профилактики хищений и других незаконных действий материально-ответственными лицами.
Хранить заполненные бланки необходимо пять лет, по окончании этого срока они должны быть уничтожены в установленном законом порядке. Как правило, уничтожением таких документов занимается специально созданная для этих целей комиссия, которая всю процедуру должна описать в соответствующем акте.
Также отметим, что все бланки строгой отчётности в обязательном порядке должны подлежать инвентаризации. Проверять наличие и сверять БСО с ведомостями бухучёта удобнее всего во время инвентаризации кассы (как правило, ежеквартально). Также можно провести внеплановую ревизию БСО, особенно, если сменяются материально-ответственные лица, на которых возлагается обязанность по оформлению таких документов.
Важный нюанс: Книга по учёту бланков СО считается обязательным бухгалтерским регистром, поэтому если она отсутствует, на субъект предпринимательской деятельности могут возложить налоговые или административные санкции.
Бланками строгой отчётности могут пользоваться и индивидуальные предприниматели. ИП, работающие на вменёнке или патентной системе налогообложения, имеют полное право оформлять БСО как подтверждение оказанной услуги. Даже принимая во внимание то, что в ведении учёта бланков СО есть определённые сложности, многие ИП отдают предпочтение именно им, а не контрольно-кассовой технике. Расчёты с помощью БСО более просты и не требуют дополнительных материальных затрат.
Известно, что в 2018 году БСО должны будут переведены в электронный формат. Таким образом, бумажный вариант бланков утратит свою актуальность, так как перестанет отвечать нормам законодательства. Так, нынешняя форма бланков может использоваться вплоть до 01.07.2018 года, после же субъекты хозяйствования будут обязаны установить новое программное обеспечение, с помощью которого будет проходить электронный обмен данными как с налоговиками, так и с покупателями (заказчиками).
