Вопрос о важности сверки расчётов с контрагентами часто интересует начинающих бухгалтеров. Сверка – одно из обязательных действий между сторонами, с помощью которого не только осуществляется инвентаризация обязательств обоих предприятий, но и подтверждаются факты наличия долгов или переплат друг перед другом.
Конечным результатом сверки является специальный бухгалтерский документ – акт сверки, подписывающийся уполномоченными представителями каждой стороны. Если сверку расчётов организовать и оформить грамотно, то бухгалтер может минимизировать возможные погрешности в налоговом и бухгалтерском учёте.
Более того, акт сверки расчётов будет необходим юрисконсульту предприятия в случае невыполнения контрагентом обязательств по договору. Если вторая сторона не реагирует на досудебные претензии, юристы компании готовят на основании акта сверки соответствующий иск для обращения в суд.
Каждый субъект хозяйствования вправе самостоятельно определять порядок, периодику и сроки проведения сверки взаиморасчётов с контрагентами. Всё, что касается процедуры анализа обязательств, должно быть закреплено во внутренних документах предприятия, а именно – в учётной политике компании на определённый финансовый год.
Однако, существует и обязательная сверка расчётов, проводить которую необходимо перед составлением бухгалтерской отчётности за отчётный год.
Сверить взаиморасчёты – означает обеспечить корректность ведения налогового и бухучёта.
Итак, не меньше одного раза в год нужно проводить сверку в связках следующих контрагентов:
1) покупатель – заказчик;
2) поставщик – подрядчик;
3) кредитор – дебитор.
Порядок организации проведения анализа взаиморасчётов прописан в Методических указаниях, утверждённых Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 года (с изменениями от 08.11.2010 года).
Так, необходимо анализировать задолженность по счетам № 60, 62, 76, а также по другим счетам, если того требует особенности ведения предпринимательской деятельности бизнес-субъекта.
По результатам анализа взаиморасчётов составляется двусторонний акт сверки. Оформлять его нужно в двух экземплярах.
Один акт остаётся в бухгалтерии предприятия. Предварительно его нужно зарегистрировать в специальном журнале и подшить в папку, где хранятся документы по расчётам с покупателями (поставщиками, кредиторами и т.д.).
Второй экземпляр необходимо направить на рассмотрение стороне по договору. В законодательстве нет обязательного условия, каким письмом следует отправлять акт сверки контрагенту – простым или с уведомлением. Более того, чтобы сократить сроки на почтовую доставку, акт можно параллельно отправить в электронном виде (e-mail или факс).[/dt_quote]
После получения своего экземпляра акта сверки, контрагент обязан проверить документ и, как результат, может:
1) подтвердить сальдо;
2) составить акт разногласий;
3) проигнорировать указанный акт.
Данные в акте могут быть указаны некорректно. Это возможно, если бухгалтер предприятия допустил счётные ошибки или неправильно отобразил данные из первичной документации. Если были обнаружены неточности в бухучёте у кого-то из контрагентов, нужно дополнительно их изучить и скорректировать.
Акцентируем внимание, что списание дебиторской или кредиторской задолженности в одностороннем порядке, без проведения сверки взаиморасчётов, не допускается. Единственное исключение – можно списать безнадёжный долг, если истёк срок для обращения в суд.
На законодательном уровне не утверждён унифицированный (типовой) акт сверки, поэтому контрагенты, проводящие анализ взаиморасчётов, составляют акт в свободной форме.
Однако, есть целый ряд требований/правил, которых следует придерживаться во время составления акта сверки:
1. Необходимо предварительно проверить наименование контрагента. Делается это для того, чтобы выявить, не изменилось ли название предприятия за определённое время. Для этой цели проще всего обратиться за электронной выпиской из ЕГРЮЛ через сайт nalog.ru.
2. Нужно указать реквизиты договора (№, дату, название), на основании которого между контрагентами происходит сотрудничество. Особенно важно такое указание во время сверки расчётов предприятий, которые одновременно сотрудничают по нескольким гражданско-правовым договорам (к примеру, по договору поставки и договору оказания услуг). В случае возникновения спора, по номеру и дате договора можно оперативно установить спорное обязательство и сроки исковой давности по нему.
3. Заполняя акт сверки взаиморасчётов, нужно указывать и бухгалтерскую первичку (накладные, платёжки). Перечисленные первичные документы в дальнейшем помогут вычислить хронологию в расчётах и удостоверить сальдо.
4. В обязательном порядке в акт сверки вписывается дата проведения анализа взаиморасчётов, корректное название сторон, суммы выявленной задолженности и подписи уполномоченных лиц предприятий с указанием их должностей.
5. В случае, когда один из контрагентов является плательщиком налога на добавленную стоимость, в акте сверки взаиморасчётов необходимо прописывать уточнение по данному факту, например, указывать, что сумма долга включает в себя НДС 18%.
6. Важнейший реквизит – дата подписания акта, так как она влияет на сроки исковой давности по задолженности. Однако, следует учитывать, что дата оформления и дата подписания – это разные понятия. Налоговики в первую очередь обращают внимание именно на дату подписания сторонами акта сверки. Более того, если одной стороной акт был подписан 15 числа, а второй – 22, отталкиваться нужно от более поздней даты из них, т.е. от 22 числа.
7. Лица, подписывающие акт сверки, должны иметь для этого соответствующие полномочия. Как правило, данный документ заверяется руководителем предприятия. Если же акт подписывается другим сотрудником предприятия, для подтверждения его полномочий необходимо издать приказ или выдать доверенность, в которых прописать все его права и обязанности.
Рекомендуем следовать всем вышеуказанным требованиям к составлению акта сверки. В таком случае, бухгалтер предприятия сможет обезопасить себя от возможных притязаний как со стороны недобросовестных контрагентов, так и со стороны налоговиков. К тому же, желательно прописать в Учётной политике предприятия пункты о форме и содержании акта сверки взаиморасчётов.
