Главная » Правовая база » Вопрос-ответ официально » Раньше трудовые книжки вел руководитель. Теперь в организации появился кадровик, в должностной инструкции которого сказано, в частности, что он обязан вести и хранить трудовые книжки. Как надо оформить назначение его ответственным за работу с книжками и передачу трудовых книжек кадровику?
20.10.2020

Раньше трудовые книжки вел руководитель. Теперь в организации появился кадровик, в должностной инструкции которого сказано, в частности, что он обязан вести и хранить трудовые книжки. Как надо оформить назначение его ответственным за работу с книжками и передачу трудовых книжек кадровику?

Вопрос: Раньше трудовые книжки вел руководитель. Теперь в организации появился кадровик, в должностной инструкции которого сказано, в частности, что он обязан вести и хранить трудовые книжки. Как надо оформить назначение его ответственным за работу с книжками и передачу трудовых книжек кадровику?
 
Ответ: Работник, ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, назначается приказом руководителя организации. Это может быть специальный приказ о назначении лица, ответственного за трудовые книжки, или приказ о приеме на работу. Передача трудовых книжек и вкладышей в них, других документов, штампов, ключей от сейфа, в котором хранятся документы, оформляется актом передачи, подписанным передающей и принимающей сторонами (руководителем и специалистом по кадрам).
 
Обоснование: Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (ст. 66 Трудового кодекса РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Таким образом, ответственность за выполнение указанных в должностной инструкции специалиста по кадрам обязанностей вести и хранить трудовые книжки следует возложить на конкретного работника приказом руководителя.
Формулировка в приказе может быть следующая: «С целью упорядочения работы с трудовыми книжками и во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,
 
приказываю:
 
назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специалиста по кадрам (указать Ф.И.О.).
С приказом ознакомлен (дата) (подпись) (расшифровка подписи)».
Назначить специалиста по кадрам ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек возможно и сразу в приказе о приеме его на работу.
На основании приказа, которым был назначен работник, ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, руководитель передает ему трудовые книжки, вкладыши, другие документы (чистые бланки, книги учета движения трудовых книжек, акты списания и т.п.), штампы и ключи от сейфа, в котором хранится все переданное.
Обычно прием-передачу оформляют актом. Это не обязательный документ, но его наличие позволит разграничить ответственность передающей и принимающей сторон в случае возникновения спорной ситуации. Форму акта каждая организация разрабатывает самостоятельно.
По общему правилу в акте указываются дата его составления, основание составления и лицо, передающее и принимающее документы. Все передаваемые документы и имущество перечисляются в акте. Трудовые книжки и вкладыши в нее перечисляются по фамилиям (именам, отчествам) работников, указываются серия и номер документов, чистые бланки передаются с указанием серии и номера. Если трудовых книжек много, то в акте можно указать общее количество трудовых книжек и вкладышей к ним, в том числе принадлежащих работникам организации и не востребованных. А список трудовых книжек оформить в виде приложения к акту. Если при передаче документов будут выявлены нарушения, например, отсутствие трудовых книжек или их неверное заполнение, это необходимо зафиксировать в акте.
Акт составляется в двух экземплярах. В нем проставляются подписи передающей и принимающей сторон. Один экземпляр акта передачи трудовых книжек передается принимающей стороне — специалисту по кадрам, другой остается у руководителя.
 
Л.В.Ананьева
Издательство «Главная книга»
25.07.2013