Вопрос: Можно ли документы, истребованные в ходе выездной или камеральной налоговой проверки, представить прошитой пачкой, сшитой, прошнурованной и заверенной печатью и подписью директора целиком? Нужно ли нумеровать листы?
Ответ: Копии документов, истребованные в ходе выездных и камеральных налоговых проверок, представляются налогоплательщиком в налоговый орган в соответствии со ст. 93 Налогового кодекса РФ. Заверена должна быть каждая копия документа. Возможно заверение многостраничной копии документа. Представление документов пачкой, сшитой, прошнурованной и заверенной печатью и подписью директора целиком, может вызвать претензии со стороны контролирующих органов, которые придется оспаривать в суде.
Обоснование: Согласно п. 1 ст. 93 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы.
Истребуемые документы представляются в налоговый орган лично или через представителя, направляются по почте заказным письмом или передаются в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 93 НК РФ). Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).
В соответствии с пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Из п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, следует, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» должны быть проставлены: заверительная надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.
Минфин России в своих Письмах (от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122, от 30.11.2010 N 03-02-07/1-549, от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374) указывает, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка документов. Аналогичные выводы есть в судебных решениях (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 N КА-А41/11390-09).
Однако ФНС России в п. 21 Письма от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ «О налоговых проверках» разъяснила, что при представлении в налоговые органы копий документов налогоплательщика необходимо учитывать их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательной базы. В связи с этим могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов — как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития ее (шпагат, бечевка и т.д.).
Кроме того, как указала ФНС России, при прошивке многостраничного документа необходимо:
обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т.д.;
исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;
обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
осуществить последовательную нумерацию всех листов в пачке и при заверении указать общее количество листов в пачке.
Но необходимо учитывать, что в постановлениях арбитражных судов изложено и противоположное мнение, состоящее в том, что представление налогоплательщиком копий документов прошитой пачкой, прошнурованной и заверенной печатью и подписью директора, не может являться непредставлением документов (Постановления ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу N А54-8663/2012, ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2012 по делу N А75-10185/2011).
Таким образом, заверена должна быть каждая копия документа. Возможно заверение многостраничной копии документа. Представление документов пачкой, сшитой, прошнурованной и заверенной печатью и подписью директора целиком, может вызвать претензии со стороны контролирующих органов, которые придется оспаривать в суде.
И.В.Разумова
ООО «ИК Ю-Софт»
Региональный информационный центр
Сети КонсультантПлюс
03.07.2014
