Вопрос: Согласно приказу руководителя организации офис-менеджеру на период отпуска по беременности и родам специалиста кадровой службы вменены обязанности специалиста кадровой службы (совмещение должностей), в том числе и обязанности по ведению трудовых книжек.
Какая должность должна быть указана в подписи офис-менеджера, заверяющего запись об увольнении работника в трудовой книжке, — офис-менеджер или специалист кадровой службы?
Ответ: По нашему мнению, несмотря на тот факт, что Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила)) не требуют указывать должность лица, ответственного за ведение трудовых книжек, при внесении в нее записи об увольнении в подписи лица, вносящего запись в трудовую книжку работника, следует указать фактическую должность работника, вносящего запись в трудовую книжку, — офис-менеджер.
Обоснование: В соответствии со ст. 60.2 Трудового кодекса РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) за дополнительную плату.
Трудовая книжка работника — основной документ, по которому определяется трудовой стаж работника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ).
Пункт 35 Правил определяет порядок заверения записи об увольнении в трудовой книжке — при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя.
Как видно, Правила не обязывают указывать должность лица, ответственного за ведение трудовых книжек, при внесении в нее записи. Не регламентирует это и Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).
Однако состав реквизита «Подпись» документов регламентирован ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст). Согласно п. 3.22 указанного ГОСТа в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При этом следует помнить, что указанный ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (класс 0200000), к коим трудовая книжка не относится. Кроме того, требования указанного стандарта носят рекомендательный характер — это прямо указано в разд. 1.
Тем не менее представляется необходимым указывать наименование должности лица, вносящего записи в трудовую книжку работника.
Относительно указания должности лица, совмещающего должности, разъяснения содержатся в п. 2.3.1.11 Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33): если должностное лицо, подпись которого предполагается в документе, отсутствует, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Следовательно, офис-менеджеру, который исполняет обязанности специалиста кадровой службы, при внесении записи в трудовую книжку следует указать свою должность.
М.Г.Юхаранова
ООО «ИК Ю-Софт»
Региональный информационный центр
Сети КонсультантПлюс
04.07.2014
