Вопрос: Работник организации попросил работника кадровой службы выдать ему на один день трудовую книжку для представления в Пенсионный фонд РФ. Работник кадровой службы отказал в просьбе. Законен ли отказ работника кадровой службы?
Ответ: Отказ работника кадровой службы выдать работнику на один день трудовую книжку для представления в Пенсионный фонд РФ правомерен.
Обоснование: Отказывая работнику в выдаче оригинала трудовой книжки, работник кадровой службы руководствовался нормами трудового законодательства. Трудовая книжка работника хранится в организации до момента прекращения с ним трудового договора. Закон предусматривает возможность ее выдачи работнику на руки только в день увольнения (последний день работы) (ч. 5 ст. 80, ч. 4 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила N 225)).
Во всех иных случаях работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее, как указано в п. 7 Правил N 225. Таким образом, в период действия трудового договора работодатель вправе отказать работнику в выдаче трудовой книжки.
В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил N 225 ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек полностью лежит на работодателе.
Для того чтобы избежать подобных ситуаций, работодатель может закрепить порядок предоставления копий документов работникам в правилах внутреннего трудового распорядка, тогда их исполнение станет обязательным для сторон трудового договора.
По вопросу представления трудовой книжки в Пенсионный фонд РФ отмечаем следующее.
В соответствии с п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555, основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца.
При этом в соответствии с п. 2 Приложения к Постановлению Минтруда России N 16, ПФР N 19па от 27.02.2002 «Об утверждении Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» к заявлению гражданина, обратившегося за назначением трудовой пенсии по старости (страховой части трудовой пенсии по старости), должны быть приложены документы:
удостоверяющие личность, возраст, место жительства, принадлежность к гражданству;
о страховом стаже, правила подсчета и подтверждения которого устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации;
о среднемесячном заработке за 2000 — 2001 гг. или 60 месяцев подряд до 1 января 2002 г. в течение трудовой деятельности.
Следовательно, требование работника Пенсионного фонда РФ предоставить исключительно подлинник трудовой книжки незаконно.
Что же возможно сделать в этой ситуации? На наш взгляд, работник кадровой службы может либо пойти вместе с работником в ПФР, либо пойти в нотариальную контору для засвидетельствования подлинности трудовой книжки.
Хотя действующий ТК РФ прямо не запрещает выдавать работнику трудовую книжку в период действия трудового договора, все же рекомендуем предоставить ему не оригинал, а ее копию, так как ответственность уполномоченного работодателем лица за трудовую книжку работника сохраняется и при ее выдаче работнику под расписку (Письмо Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0).
О.В.Шибаева
ООО «ИК Ю-Софт»
Региональный информационный центр
Сети КонсультантПлюс
09.07.2014
