Вопрос: В связи с отсутствием необходимости применять с 01.01.2013 унифицированные формы документов по учету кадров можно ли не вести книгу учета движения трудовых книжек, а отбирать у работников при увольнении лишь расписки в получении трудовых книжек?
Ответ: Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не является унифицированной формой первичной документации. Отказ от ведения организацией-работодателем книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них неправомерен, в том числе с заменой порядка выдачи трудовой книжки при увольнении получением простой расписки в этом от работника.
Обоснование: В соответствии с положениями ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за исключением форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленных уполномоченными органами на основании других федеральных законов (например, кассовых документов)) (см. Информацию Минфина России N ПЗ-10/2012).
Однако форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не является унифицированной формой, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Обязательность ведения работодателем книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них установлена п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения трудовых книжек). Форма указанной книги была утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Трудовая книжка поименована в ст. 65 Трудового кодекса РФ в перечне документов, которые должен представить работник работодателю при приеме на работу. Исключение составляют случаи, когда трудовой договор заключается впервые (трудовую книжку впервые оформляет работодатель) или работник поступает на работу на условиях совместительства (не требуется представления трудовой книжки вообще). Работодатель несет ответственность за сохранность переданной ему работником трудовой книжки.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения трудовых книжек).
Пунктом 45 Правил ведения трудовых книжек установлено, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Эту ответственность должно нести специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Таким образом, отмена обязательности применения форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не освободила работодателей от обязанности по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Отсутствие данной книги может быть квалифицировано как нарушение законодательства о труде и об охране труда, за которое работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Н.В.Пластинина
ОАО «Балтийский Банк»
17.07.2014
