Вопрос: Российская организация заключила трудовой договор на дистанционную работу с гражданином Белоруссии, постоянно проживающим в Республике Беларусь. Место работы работника — г. Минск. Функционал — сопровождение продаж ООО (встречи с клиентами, работа с рекламациями).
1. Нужно ли российской организации открывать обособленное подразделение/представительство в Республике Беларусь?
2. Является ли работник плательщиком НДФЛ?
3. Вправе ли российская организация включить в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, расходы, понесенные дистанционным работником — гражданином Белоруссии (на командировки, автомобиль, телефон)?
Ответ: 1. Заключение договора о дистанционной работе с гражданином Белоруссии, постоянным местом проживания которого является Республика Беларусь и местом работы — г. Минск, не требует создания обособленного подразделения организации-работодателя в месте нахождения работника.
2. Дистанционный работник, проживающий и выполняющий трудовую функцию на территории Республики Беларусь, не являющийся налоговым резидентом Российской Федерации, не признается плательщиком НДФЛ по доходам, полученным в виде оплаты труда от российской организации.
3. Российская организация вправе включить в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, суммы возмещения затрат, понесенных дистанционным работником — гражданином Белоруссии, работающим в г. Минске, в связи с командировками и использованием личного имущества (автомобиля, телефона) в служебных целях, при условии экономической обоснованности и документального подтверждения указанных расходов.
Обоснование: 1. Обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца (п. 2 ст. 11 Налогового кодекса РФ).
В соответствии со ст. 209 Трудового кодекса РФ рабочее место — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.
Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (ст. 312.1 ТК РФ).
Таким образом, сам факт заключения трудового договора о дистанционной работе подразумевает, что работодатель не создает для данного работника стационарного рабочего места.
В отсутствие стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя, нет оснований для создания обособленного подразделения (представительства) по месту нахождения работника (в данном случае — на территории Республики Беларусь).
2. В рассматриваемом случае дистанционный работник проживает и работает за пределами Российской Федерации и, скорее всего, не является налоговым резидентом РФ.
В соответствии со ст. 209 НК РФ для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ, объектом обложения НДФЛ признается только доход, полученный ими от источников в Российской Федерации.
Вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за пределами Российской Федерации относится к доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ).
Таким образом, дистанционный работник, проживающий и выполняющий трудовую функцию на территории Республики Беларусь и не являющийся налоговым резидентом РФ, не признается в Российской Федерации плательщиком НДФЛ по доходам, полученным в виде оплаты труда. Доходы в виде возмещения расходов работника на командировки в период осуществления им деятельности в иностранном государстве также относятся к доходам, полученным от источников за пределами РФ (Письмо Минфина России от 13.02.2012 N 03-04-06/6-35). В отношении возмещения расходов за использование личного имущества не исключено, что такие суммы могут быть расценены налоговым органом как доходы от источников в РФ, однако к ним возможно применение п. 3 ст. 217 НК РФ (Письмо Минфина России от 18.04.2007 N 03-04-06-01/123).
3. Работодатель обязан возмещать работнику, в том числе дистанционному, затраты, понесенные при исполнении трудовых обязанностей, в том числе связанные с командировками (ст. 168 ТК РФ), разъездным характером работы (ст. 168.1 ТК РФ), с использованием личного имущества в служебных целях (ст. 188 ТК РФ), и другие.
Порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащего им либо арендованного ими оборудования, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе (ст. 312.3 ТК РФ).
При этом организация-работодатель в целях налогообложения прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относит, в частности:
— расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ);
— расходы на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ);
— другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В то же время уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль расходами признаются только обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Обоснованность расходов, понесенных дистанционным работником, подтверждается условиями трудового договора, дополнительными соглашениями, служебными заданиями и прочими документами, из которых следует, что затраты обусловлены непосредственно исполнением трудовой функции.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в том числе в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Как правило, если документы, подтверждающие расходы, выписаны на иностранном языке, требуется их перевод на русский язык (Письма Минфина России от 28.02.2012 N 03-03-06/1/106, от 24.03.2010 N 03-03-07/6 и др.).
Отметим, что имеются судебные решения, согласно которым отсутствие перевода документов на русский язык не является препятствием для признания соответствующих расходов в целях налогообложения, поскольку действующее налоговое законодательство не устанавливает обязанности налогоплательщика осуществлять перевод документов, составленных на иностранном языке (см., например, Постановление ФАС Московского округа от 08.10.2008 N КА-А40/8061-08 по делу N А40-7918/08-109-27).
Однако, поскольку сам факт наличия судебной практики означает, что при проверках налоговые органы предъявляют претензии к налогоплательщикам в случае отсутствия указанного перевода, на наш взгляд, целесообразно руководствоваться разъяснениями Минфина России.
Е.В.Воробьева
Член Научно-экспертного совета
Палаты налоговых консультантов
Российской Федерации,
к. э. н.
14.08.2014
