Главная » Правовая база » Вопрос-ответ официально » Вправе ли организация (ООО) в трудовом договоре с руководителем организации (генеральным директором) предусмотреть, что его работа носит разъездной характер в связи с его личным участием в коммерческих переговорах, в судебных заседаниях, посещением контролирующих органов, кредитных организаций и т.п., а также предусмотреть компенсацию руководителю расходов на проезд, связанных с подобным характером работы, при представлении им в бухгалтерию подтверждающих документов - билетов, чеков? Вправе ли организация учитывать сумму указанных компенсаций в расходах при исчислении УСН ("доходы минус расходы"), в доходах работника, не облагаемых НДФЛ (при исчислении налога налоговым агентом), в доходах работника, не облагаемых страховыми взносами?
20.10.2020

Вправе ли организация (ООО) в трудовом договоре с руководителем организации (генеральным директором) предусмотреть, что его работа носит разъездной характер в связи с его личным участием в коммерческих переговорах, в судебных заседаниях, посещением контролирующих органов, кредитных организаций и т.п., а также предусмотреть компенсацию руководителю расходов на проезд, связанных с подобным характером работы, при представлении им в бухгалтерию подтверждающих документов — билетов, чеков? Вправе ли организация учитывать сумму указанных компенсаций в расходах при исчислении УСН («доходы минус расходы»), в доходах работника, не облагаемых НДФЛ (при исчислении налога налоговым агентом), в доходах работника, не облагаемых страховыми взносами?

Вопрос: Вправе ли организация (ООО) в трудовом договоре с руководителем организации (генеральным директором) предусмотреть, что его работа носит разъездной характер в связи с его личным участием в коммерческих переговорах, в судебных заседаниях, посещением контролирующих органов, кредитных организаций и т.п., а также предусмотреть компенсацию руководителю расходов на проезд, связанных с подобным характером работы, при представлении им в бухгалтерию подтверждающих документов — билетов, чеков?
Вправе ли организация учитывать сумму указанных компенсаций в расходах при исчислении УСН («доходы минус расходы»), в доходах работника, не облагаемых НДФЛ (при исчислении налога налоговым агентом), в доходах работника, не облагаемых страховыми взносами?
 
Ответ: Организация вправе предусмотреть в трудовом договоре с руководителем условие о том, что его работа носит разъездной характер, при этом предусмотреть размер и порядок выплаты ему компенсации расходов на проезд, связанных со служебными поездками (например, что они возмещаются ему на основании представленных в бухгалтерию подтверждающих документов (в том числе билетов, чеков)). Указание на должность, для которой предусмотрен разъездной характер, а также размер и порядок возмещения расходов следует также закрепить в коллективном договоре или локальном акте организации.
Компенсация расходов на проезд при выполнении работы разъездного характера не учитывается при применении УСН. Компенсация расходов на проезд при выполнении работы разъездного характера не облагается НДФЛ и страховыми взносами при выполнении вышеуказанных условий.
 
Обоснование: На основании ст. 57 Трудового кодекса РФ обязательными для включения в трудовой договор являются условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы).
При этом нормы ТК РФ не предусматривают понятия разъездного характера работы и не указывают на конкретные трудовые обязанности, при исполнении которых работа может считаться разъездной.
Не предусмотрен подобный характер работы и в гл. 43 ТК РФ, регулирующей особенности регулирования труда руководителя организации.
По нашему мнению, понятие разъездного характера работы следует из самой указанной формулировки, то есть это работа, связанная с разъездами.
При этом необходимо учитывать, что в соответствии со ст. 273 ТК РФ руководитель осуществляет руководство организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа.
Согласно пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» единоличный исполнительный орган общества без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки.
Следовательно, полагаем, что исходя из специфики осуществляемой руководителем организации трудовой деятельности, которая в том числе связана с необходимостью представлять интересы организации (что может быть связано с разъездами), его работа может носить разъездной характер. При этом факторы, влияющие на определение указанного характера работы, организация вправе определять самостоятельно в каждом конкретном случае, учитывая отсутствие соответствующего понятия в законодательстве.
Таким образом, по нашему мнению, организация в рассматриваемом случае вправе указать в трудовом договоре с руководителем организации, что его работа носит разъездной характер.
На основании ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
расходы на проезд;
расходы на наем жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Из ч. 2 указанной статьи следует, что размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в ч. 1 настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Таким образом, организация вправе предусмотреть в трудовом договоре, что компенсация расходов на проезд, связанных со служебными поездками руководителя, возмещается ему на основании представленных в бухгалтерию подтверждающих документов (в том числе билетов, чеков).
По вопросу о налогообложении сообщаем следующее.
Из Письма ФНС России от 14.03.2011 N КЕ-4-3/3943 следует, что гл. 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса РФ не содержит специальной нормы по учету в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с возмещением работнику расходов при выполнении им работы разъездного характера. Возмещение работникам расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, связано с выполнением трудовых обязанностей и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Однако расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, не поименованы в п. 1 ст. 346.16 НК РФ и, следовательно, не уменьшают объект налогообложения (доходы, уменьшенные на величину расходов) налогоплательщика, применяющего упрощенную систему налогообложения.
В этой связи затраты по возмещению работнику расходов при выполнении им работы разъездного характера не учитываются при применении УСН.
На основании п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
Из Писем Минфина России от 24.04.2007 N 03-04-06-01/129, от 27.08.2007 N 03-03-06/3/14 следует, что если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не облагаются налогом на доходы физических лиц.
В соответствии с пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ) не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Как следует из Письма Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 N 406-19, компенсационные выплаты работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, в силу пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами.
Из п. 1 Письма ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П можно сделать вывод, что если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, то компенсации, направленные на возмещение работодателем расходов стоимости билетов, не облагаются страховыми взносами на основании пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ при условии, что размеры и порядок возмещения указанных расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников установлены коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации.
Учитывая изложенное:
организация вправе предусмотреть в трудовом договоре с руководителем разъездной характер работы, а также размер и порядок компенсации расходов на проезд, связанных со служебными поездками (в частности, что возмещается ему на основании представленных в бухгалтерию подтверждающих документов (в том числе билетов, чеков));
компенсация расходов на проезд при выполнении работы разъездного характера не учитывается при применении УСН;
компенсация расходов на проезд при выполнении работы разъездного характера не облагается НДФЛ и страховыми взносами, в случае если размеры и порядок возмещения указанных расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников установлены коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации.
 
П.С.Долгополов
Юридическая компания «Юново»
06.08.2013