Вопрос: С 1 июня 2014 г. индивидуальные предприниматели не должны выписывать приходные и расходные кассовые ордера. Как выдавать работникам деньги под отчет и принимать остаток неиспользованных подотчетных средств?
Ответ: Индивидуальные предприниматели с 01.06.2014 вправе не оформлять кассовые документы (ПКО и РКО). Выдача работникам наличных денег под отчет производится на основании письменного заявления работника, по израсходованным средствам подотчетное лицо составляет авансовый отчет. В то же время заявление и авансовый отчет не содержат подписи работника о фактическом получении или возврате денег. Поэтому, по нашему мнению, предпринимателям целесообразно составлять ПКО и РКО либо самостоятельно разработанные документы или дополнить заявление и авансовый отчет реквизитами, подтверждающими факт получения и возврата работником подотчетных средств.
Обоснование: По общему правилу прием и выдача наличных денег производятся по приходным и расходным кассовым ордерам (п. п. 5, 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание)). Для выдачи наличных денег работнику под отчет расходный ордер оформляется на основании письменного заявления подотчетного лица. В течение трех дней после окончания срока, на который выданы наличные, или со дня выхода на работу подотчетное лицо предъявляет авансовый отчет (форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) с прилагаемыми подтверждающими документами (пп. 6.3 п. 6 Указания). Аналогичный порядок применялся и ранее, до 01.06.2014 (п. п. 1.8, 3.1, 4.1, 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П), пп. 8.2 п. 8 Указания).
В то же время по действующим правилам индивидуальные предприниматели могут не оформлять кассовые документы — ПКО и РКО (пп. 4.1 п. 4 Указания).
Таким образом, с 01.06.2014 предпринимателям при выдаче денег под отчет достаточно иметь заявление подотчетного лица и авансовый отчет (пп. 6.3 п. 6 Указания). Однако эти документы не подтверждают фактическую передачу денег подотчетному лицу и не содержат подписи работника, подтверждающей получение им и возврат средств.
Заявление является лишь основанием для получения и расходования денег работником. Внесение остатка неизрасходованных денег подтверждается авансовым отчетом, содержащим подпись бухгалтера (индивидуального предпринимателя). При этом авансовый отчет составляется в одном экземпляре и остается у индивидуального предпринимателя. В связи с чем подотчетное лицо может потребовать документ, подтверждающий как фактическое получение им подотчетных сумм, так и возврат неизрасходованных денег.
Исходя из сказанного, по нашему мнению, при выдаче денег подотчетным лицам и получении от них неизрасходованных сумм индивидуальным предпринимателям целесообразно составлять РКО и ПКО или аналогичные документы по самостоятельно разработанным формам, подтверждающие факт получения и возврата работником подотчетных средств. Другим способом решения проблемы может стать внесение дополнительных реквизитов в заявление о выдаче денег подотчетному лицу или в авансовый отчет.
М.Ю.Гриня
Издательство «Главная книга»
27.08.2014
