Вопрос: Подлежат ли компенсации расходы работника организации, расположенной в районе Крайнего Севера, на проезд и провоз багажа к месту отдыха и обратно, если билет был оформлен в электронном виде? Нужно ли дополнительно оформлять еще какие-либо документы для подтверждения расходов?
Ответ: Сам по себе выбор именно электронного билета не является основанием для отказа в компенсации расходов работника организации, расположенной в районе Крайнего Севера, на проезд и провоз багажа к месту отдыха и обратно.
Расходы на приобретение железнодорожного билета подтверждаются контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде. Расходы на авиабилет подтверждаются маршрут/квитанцией электронного билета и багажной квитанцией на бумажном носителе, а также посадочным талоном. Если посадочный талон у работника не сохранился, то проезд может быть подтвержден и другими документами, например соответствующей справкой, выданной транспортной организацией или ее представителем.
Обоснование: В соответствии с ч. 1 ст. 325 Трудового кодекса РФ лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.
Федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды России, федеральные государственные учреждения оплачивают работнику стоимость проезда в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, стоимость провоза багажа весом до 30 килограммов, а также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска. При этом оплата стоимости проезда работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем (ч. 2, 3 ст. 325 ТК РФ).
Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в государственных органах субъектов России, государственных учреждениях субъектов России, устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов России, в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, у других работодателей, — коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).
Согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции, контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) являются документами строгой отчетности.
Таким образом, расходы на приобретение железнодорожного билета подтверждаются контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке. Если к месту отдыха и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтверждаются маршрут/квитанцией электронного билета и багажной квитанцией на бумажном носителе, а также посадочным талоном. Следует пояснить, что посадочный талон в данном случае подтверждает факт самого перелета. Указанный подход находит свое подтверждение в Письмах Минфина России, в частности от 29.01.2014 N 03-03-07/3271, от 14.01.2014 N 03-03-10/438 (направлено Письмом ФНС России от 05.02.2014 N ГД-4-3/1897), от 29.08.2013 N 03-03-07/35554, от 07.06.2013 N 03-03-07/21188, от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 19.04.2013 N 03-03-07/13501, от 12.04.2013 N 03-03-07/12256, от 01.10.2012 N 03-03-06/1/515, ФНС России от 12.10.2012 N АС-4-2/17308.
Если посадочный талон у работника не сохранился, то проезд может быть подтвержден и другими документами, например соответствующей справкой, выданной транспортной организацией или ее представителем (см., например, Письма Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 27.02.2012 N 03-03-07/6). Данная правовая позиция находит свое подтверждение и в судебной практике (см., например, Апелляционные определения Красноярского краевого суда от 06.05.2013 по делу N 33-4078/2013, Мурманского областного суда от 02.05.2012 по делу N 33-1063).
Суды справедливо отмечают, что отказ в компенсации стоимости проезда к месту отдыха и обратно по мотиву того, что билет был оформлен в электронном виде, незаконен. То есть сам по себе выбор именно электронного билета — не основание для отказа в оплате проезда (см., например, Апелляционное определение Иркутского областного суда от 25.12.2013 по делу N 33-10522/13, Кассационное определение Мурманского областного суда от 04.05.2011 по делу N 33-1190-2011).
Дополнительно отметим, что в соответствии с п. 10 Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455, в случае использования работником учреждения отпуска за пределами России, в том числе по туристической путевке, производится компенсация расходов на проезд железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы России железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции с учетом требований, установленных Правилами. При этом основанием для компенсации расходов, кроме перевозочных документов, является копия заграничного паспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения Государственной границы России. В случае поездки за пределы России воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения Государственной границы России аэропорту работником учреждения представляется справка о стоимости перевозки по территории России, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданная транспортной организацией.
Как следует из разъяснений практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, данных Верховным Судом РФ в Обзоре, утвержденном Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014, при разрешении споров о размере компенсации расходов на проезд воздушным транспортом в качестве доказательств понесенных работниками расходов суды принимают перевозочные документы (билеты), маршрутные квитанции, посадочные талоны, справки о стоимости перевозки по территории РФ, справки о стоимости перевозки, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданные транспортной организацией, агентом транспортной организации.
К.В.Константинов
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
01.09.2014
