Вопрос: В трудовой книжке работника с 2000 г. по 2008 г. записи о работе внесены в раздел «Сведения о награждении» (исправлено слово «награждение» на слово «работа»). В 2008 г. ему завели вкладыш в трудовую книжку, но старого образца, и продолжили ведение записей в нем. Работник говорит, что не все записи сможет подтвердить, так как некоторые организации давно не существуют. Как лучше поступить с трудовой книжкой и вкладышем к ней в данной ситуации? Какие записи, в каком разделе и в каком порядке нужно сделать? Нужно ли заводить дубликат? Если нужно, то что и как в нем записать?
Ответ: Если при заполнении трудовой книжки записи о работе и увольнении сделаны там, где должны быть записи о награждениях, такие записи необходимо признать недействительными и заново внести сведения о приеме на работу и об увольнении во вкладыш.
Если во вкладыш старого образца внесены записи о работе в предыдущей организации, правильным будет оформить вкладыш нового образца, при нумерации записей в котором учитывать записи в старом вкладыше.
Для оформления дубликата трудовой книжки основания отсутствуют.
Обоснование: В соответствии с п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Согласно п. п. 38, 39 Правил, в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.
При этом в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждениях, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил).
Таким образом, если при заполнении трудовой книжки записи о работе работника были внесены в раздел «Сведения о награждении», эти записи необходимо признать недействительными и заново внести указанные сведения во вкладыш. При этом допустимо одной строкой признать недействительными сразу несколько записей в трудовой книжке работника.
Исправление может производиться работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
В случае если организация — предыдущий работодатель была ликвидирована, то записи вносятся новым работодателем на основании соответствующего документа (например, из архива) (п. 28 Правил).
В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка именно установленного образца. Соответственно, ведение записей во вкладыше старого (неустановленного) образца, по нашему мнению, неправомерно. К трудовым книжкам старого образца выдаются вкладыши нового образца. При этом трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей.
Процедура внесения записей в ошибочно оформленные вкладыши старого образца Правилами напрямую не регламентируется. Однако, поскольку вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 38 Правил), полагаем возможным исправление ошибочно внесенных записей во вкладыше аналогично исправлению ошибочно внесенных записей в саму трудовую книжку.
На основании изложенного считаем возможными следующие действия.
Завести вкладыш нового образца в трудовую книжку. Внести в него запись о признании недействительными записей в трудовой книжке, внесенных в раздел «Сведения о награждении» (одной записью), затем внести корректные записи, которые были признаны недействительными.
Правилами и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, предусмотрены следующие случаи выдачи работнику дубликата трудовой книжки:
— трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.) (п. 33 Правил);
— трудовая книжка утрачена (п. п. 31, 34 Правил);
— наличие в трудовой книжке работника записей об увольнении или переводе на другую работу, признанных недействительными (п. п. 22, 33 Правил, п. 1.2 данной Инструкции).
Учитывая изложенное, считаем, что в рассматриваемой ситуации отсутствуют основания для оформления дубликата трудовой книжки: трудовая книжка не утрачена, она не пришла в негодность, в ней нет признанных недействительными записей об увольнении или переводе на другую работу. Ошибка, допущенная предыдущим работодателем при оформлении вкладыша, не делает трудовую книжку работника недействительной.
М.Г.Юхаранова
ООО «ИК Ю-Софт»
Региональный информационный центр
Сети КонсультантПлюс
07.09.2014
