Вопрос: Работника организации, расположенной в г. Ростове-на-Дону, отправили в командировку в Италию на 14 дней. Во время текущей командировки возникла необходимость командированного работника направить в г. Москву для подписания договора на один день. Учетной политикой организации утверждено использование первичных документов, установленных постановлениями Госкомстата России. Каким образом документально оформить командировку в г. Москву во время нахождения в заграничной командировке в указанной ситуации?
Ответ: Оформить командировку в г. Москву работнику, который находится в командировке в Италии, необходимо приказом (распоряжением) руководителя. И по прибытии командированного работника в г. Ростов-на-Дону ознакомить с ним. В своем отчете о выполненной работе в командировке, помимо основных целей поездки, указанных в служебном задании, работнику следует указать поездку в г. Москву и проведенную там работу. Подтверждающими документами, что работник действительно был в г. Москве, будут проездные документы (в том числе посадочные талоны) и копии листов заграничного паспорта с отметками о прибытии-выбытии из страны в страну.
Обоснование: В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Вместе с тем заграничной командировкой признается командировка за пределы РФ, в том числе в страны СНГ, при пересечении границ которых отметка в заграничном паспорте может не проставляться.
Особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).
С января 2013 г. использование первичных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм, не является обязательным к применению (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Как следует из вопроса, в учетной политике организация утвердила применение в качестве первичных документов унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
При направлении работника в командировку оформляются следующие документы:
— служебное задание для направления работника в командировку и отчет о его выполнении оформляются по форме N Т-10а;
— приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку оформляется по форме N Т-9 (форма N Т-9а применяется при направлении в командировку двух и более работников одновременно);
— командировочное удостоверение заполняется по форме N Т-10, если он отправляется в командировку по России или в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются. Для командировок в другие страны командировочное удостоверение оформлять не надо. В этом случае дни пребывания работника в командировке определяются по отметкам пограничной службы в загранпаспорте о въезде и выезде из РФ (п. п. 7, 15, 18, 19 Положения).
Исходя из вопроса остановимся на двух первых пунктах подробнее. В служебном задании указываются фамилия, имя, отчество командируемого работника, его структурное подразделение и должность. Помимо того, нужно указать страну, город, организацию, в которую направляется работник, даты начала и окончания командировки, продолжительность командировки, основание принятого решения о командировке и кратко цель задания. Так как о поездке в г. Москву из Италии во время командировки непосредственно в Италию не было заранее известно, то переоформлять по приезде выданное ранее служебное задание не стоит. Потому как на основании его издавался приказ о командировке, подписанный руководителем. В указанном случае поездка в г. Москву явилась форс-мажорным обстоятельством и документально оформить ее можно, изготовив приказ (распоряжение) руководителя, где будет написано о необходимости из заграничной командировки в Италию явиться в г. Москву на один день для подписания договора. И ознакомить с ним командированного работника по приезду в г. Ростов-на-Дону.
Согласно п. 26 Положения по возвращении из командировки работник должен в течение трех рабочих дней отчитаться перед руководителем, представив ему:
— авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов. Поскольку командировка заграничная, некоторые расходы могут быть оформлены документами, составленными на иностранном языке. В таком случае они должны иметь перевод на русский язык и быть приложены к авансовому отчету. Так как во время командировки в Италию была еще поездка в г. Москву, работник должен приложить к отчету проездные документы (в том числе посадочные талоны). При заграничных командировках отметки о пересечении государственной границы ставятся в заграничном паспорте, ксерокопии страниц которого работник прикладывает к авансовому отчету о командировочных расходах (Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47);
— отчет о выполненной работе в командировке в письменной форме. В указанной ситуации работник в отчете должен указать и свою внеплановую поездку в г. Москву.
Подведя итог, можно сказать, что документально оформить внеплановую командировку работника в г. Москву во время нахождения в заграничной командировке в Италии можно, изготовив приказ руководителя, с которым командированного работника по возвращении в г. Ростов-на-Дону следует ознакомить. В отчете о выполненной работе в командировке, помимо основных целей поездки, указанных в служебном задании, работнику следует указать поездку в г. Москву и проведенную там работу. Подтверждающими документами, что работник действительно был в г. Москве, будут проездные документы (в том числе посадочные талоны) и копии листов заграничного паспорта с отметками о прибытии-выбытии из страны в страну.
А.В.Тесленко
ООО «КОМПЬЮТЕР ИНЖИНИРИНГ»
Региональный информационный центр
Сети КонсультантПлюс
09.09.2014
