Вопрос: Каждый работник организации перед выездом в командировку под роспись знакомится с требованиями к документам, подтверждающим произведенные в командировке расходы. Вправе ли организация отказать работнику в возмещении расходов, если документы, приложенные к авансовому отчету, будут содержать дефекты (например, документы не содержат обязательных реквизитов, не приложен чек ККМ и т.п.)?
Ответ: Работодатель вправе отказать работнику в возмещении расходов, связанных с командировкой, если подтверждающие расходы документы, приложенные к авансовому отчету, не соответствуют требованиям, предъявляемым к таким документам.
Работодатель имеет право перед выездом работника в командировку ознакомить его под роспись с локальным нормативным актом, в котором указаны требования к документам, подтверждающим произведенные в командировке расходы.
Обоснование: В соответствии с требованиями ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
— расходы на проезд;
— расходы на наем жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок направления работников в командировки установлен нормами Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
Для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, размеры возмещения расходов установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
Для иных работодателей порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, в соответствии с требованиями ч. 4 ст. 168 ТК РФ, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Так как порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, могут быть определены локальным нормативным актом работодателя, работодатель имеет право перед выездом работника в командировку ознакомить его под роспись с таким локальным актом, в котором будут указаны требования к документам, подтверждающим произведенные в командировке расходы.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ документально подтвержденные расходы — затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Нормы гл. 25 НК РФ содержат требования к документальному подтверждению затрат и не содержат конкретного перечня документов, достаточных для обоснования произведенных работником организации расходов в командировке, в том числе и на наем жилого помещения.
В Письме Минфина России от 10.11.2011 N 03-03-07/51 разъяснено, что при направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы на оплату билетов и (или) услуг гостиницы, являются:
— чек контрольно-кассовой техники;
— слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
— подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;
— или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных п. 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
По истечении установленного срока работник организации, получивший денежные средства под отчет на расходы, связанные с командировкой, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:
— подтверждающие документы подаются в оригинале;
— по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
— по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.
Таким образом, во взаимосвязи приведенных нормативных документов усматривается, что работодатель вправе отказать работнику в возмещении расходов, связанных с командировкой, если подтверждающие расходы документы, приложенные к авансовому отчету, не соответствуют требованиям, предъявляемым к таким документам.
Ю.А.Доценко
Государственный советник юстиции
Российской Федерации
2 класса
Государственная инспекция труда
в Пермском крае
10.09.2014
