Вопрос: Пунктом 10 разд. IV Плана мероприятий («дорожной карты») «Совершенствование налогового администрирования», утвержденного Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 N 162-р, предусмотрено мероприятие, связанное с сокращением количества документов, которые требуются для подтверждения представительских расходов. Какими документами теперь можно подтвердить понесенные представительские расходы при исчислении налога на прибыль?
Ответ: Документом, подтверждающим представительские расходы, является любой первичный документ, отвечающий установленным критериям, в котором закрепляется обоснованность понесенных представительских расходов, в частности, к данному документу может относиться отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации, с подтверждающими понесенные расходы первичными документами.
Обоснование: На основании п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 данной статьи.
Как установлено ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), каждый факт хозяйственной жизни подлежит документированию, в том числе и осуществление расходования средств в представительских целях.
В силу ч. 9 ст. 313 НК РФ подтверждением данных налогового учета являются также первичные учетные документы.
При этом перечень документов, подтверждающих понесенные представительские расходы, законодательно не установлен.
Правительство РФ Распоряжением от 10.02.2014 N 162-р утвердило План мероприятий («дорожную карту») «Совершенствование налогового администрирования» (далее — План N 162-р). Пункт 10 разд. IV Плана N 162-р установил требование для сокращения числа документов, подтверждающих понесенные расходы. При этом законодатель должен был закрепить данный перечень документов в апреле 2014 г., на данный момент указанный сокращенный список также отсутствует, при этом имеются соответствующие разъяснения уполномоченных органов.
Как разъяснил Минфин России в Письме от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
В Письме ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852 «О документальном подтверждении представительских расходов» также разъяснено, что помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ, услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям ст. 9 Закона N 402-ФЗ, из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении мероприятий, предусмотренных п. 2 ст. 264 НК РФ.
При этом ранее согласно официальной позиции устанавливался следующий перечень документов, служащих подтверждению представительских расходов:
— приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
— смета представительских расходов;
— первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
— акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.
В отчете о представительских расходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, отражаются:
1) цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
2) дата и место проведения;
3) программа мероприятий;
4) состав приглашенной делегации;
5) участники принимающей стороны;
6) величина расходов на представительские цели.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (Письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115 «Об учете в целях налогообложения прибыли представительских расходов на проживание в гостинице»).
Соответственно, на данный момент отсутствует законодательно закрепленный перечень документов, несмотря на то что План N 162-р утвердил, что сокращенный список документов должен разрабатываться в апреле 2014 г., но учитывая разъяснения уполномоченных органов, документом, подтверждающим представительские расходы, является любой первичный документ, отвечающий критериям Закона N 402-ФЗ, в котором закрепляется обоснованность понесенных представительских расходов, в частности к данному документу может относиться отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации, с подтверждающими понесенные расходы первичными документами.
Г.Н.Афиногенова
Референт государственной
гражданской службы РФ
3 класса
19.09.2014
