Вопрос: Работники российской организации при направлении в командировку сталкиваются с необходимостью временного проживания в привокзальных комнатах отдыха и гостиницах (например, в случае раннего прибытия поезда в место командировки или позднего отъезда). Время отправления поезда в место командировки может приходиться на промежуток с 22.00 по 00.00 этого же дня, а время прибытия работников в место командировки — с 05.00 — 07.00 следующего дня. Время отправления поезда обратно в г. Москву приходится на промежуток с 22.00 по 00.00 этого же дня.
Цель командировки в таких случаях не предусматривает проживание в обычных гостиницах в силу того, что исполнение служебных обязанностей происходит в дневное рабочее время (1 рабочий день), а в ночное время осуществляется проезд транспортом общественного пользования (ночные рейсы на поездах дальнего следования) к месту командирования и обратно. Положением «О направлении работников в командировку» предусмотрено, что расходы на командирование включают в том числе возмещение расходов на наем жилого помещения (оплату гостиницы), непредвиденные расходы.
Правомерно ли учитывать при исчислении налога на прибыль компенсируемые работнику расходы на временное нахождение работника в комнатах отдыха и гостиницах, относящихся к железнодорожным вокзалам, в период служебных командировок?
Ответ: Компенсируемые работодателем работнику расходы на наем жилого помещения (в частности, при использовании работниками привокзальных комнат отдыха (гостиниц)) в период нахождения в однодневной командировке возможно учесть при исчислении налога на прибыль при наличии документального подтверждения. Такими документами могут являться, например, счета комнат отдыха на железнодорожных вокзалах за услуги проживания с приложенными чеками.
Обоснование: В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.
При этом нормами ст. ст. 167 и 168 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя возместить работнику:
— расходы на проезд;
— расходы на наем жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
К жилым помещениям также относится комната (ст. 16 Жилищного кодекса РФ). Отметим, что вышеуказанные нормы по обязанности работодателя возместить расходы на наем жилого помещения не связаны с периодом пользования работником данным помещения (днем или ночью). При этом гостиницы (комнаты отдыха) могут предоставлять услуги и по почасовому проживанию.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). Аналогичные нормы содержат п. п. 11, 14 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749).
Несмотря на то что временное пребывание работника после приезда в место командировки или до времени отправления обратно в г. Москву в привокзальных комнатах отдыха и гостиницах прямо не указано в Положении «О направлении работников в командировку», в данном случае необходимо учитывать следующее.
Ранее спорным являлся только вопрос оплаты суточных при направлении работника в однодневную командировку.
Рассматривая правовую природу суточных при однодневных командировках, Президиум ВАС РФ в Постановлении от 11.09.2012 N 4357/12 указал, что выплаченные суммы не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой.
Денежные средства (названные суточными), выплаченные работникам при направлении их в служебные командировки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.
В отношении расходов на наем жилого помещения в однодневной командировке работодатель вправе применить аналогичный подход: исходя из их направленности и экономического содержания они могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, в случае закрепления такого подхода в локальном нормативном акте.
Согласно п. 4 Положения N 749 днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Таким образом, в рассматриваемом случае имеет место не однодневная командировка и суточные должны выплачиваться за три дня (день отправления, пребывания в месте командировки и день прибытия). То есть в данном случае необходимость найма работником жилого помещения является еще более обоснованной.
Отметим, что пользование работниками привокзальными комнатами отдыха и гостиницами связано с необходимостью пребывания в месте командировки сверх рабочего времени, например отдыха работника после дороги, подготовки к встрече (принятие душа, смена одежды, возможность оставить вещи и т.п.). Следовательно, такое проживание работников непосредственно связано с выполнением ими служебных заданий.
Кроме того, п. 11 Положения N 749 предусматривает, что, если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, расходы на наем жилого помещения при представлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом. Данной нормой также не конкретизировано, на какое время должен остаться работник после окончания рабочего дня, чтобы иметь возможность пребывать в комнате отдыха (гостинице).
Исходя из вышеизложенного для работодателя является целесообразной и обоснованной компенсация работникам расходов на пребывание в привокзальных комнатах (гостиницах) в период пребывания в командировке при представлении соответствующих подтверждающих проживание документов.
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). При этом в расходах могут быть учтены любые затраты, связанные с деятельностью, направленной на получение доходов.
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности документально подтвержденные расходы на наем жилого помещения. Указанные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
В данной норме также не содержится каких-либо ограничений в отношении возможности использования работниками привокзальных комнат отдыха и гостиниц на несколько часов в период пребывания в командировке.
Разъяснения контролирующих органов по данному вопросу в доступных нам нормативно-правовых информационных базах отсутствуют.
На наш взгляд, расходы на использование работником привокзальных комнат отдыха (гостиниц) сходны по своей экономической сути с расходами на оплату услуг зала повышенной комфортности, оборудованного дополнительными средствами связи. По мнению контролирующих органов, эти расходы могут учитываться для целей налогообложения прибыли на основании пп. 12 или пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии, что данные расходы документально подтверждены надлежащим образом и экономически обоснованны. Экономическим обоснованием может служить производственная необходимость работников в получении доступа к сети Интернет, телефонной, факсимильной и иным видам связи, чем достигается оперативное управление организацией и срочное разрешение возникающих вопросов (Письма Минфина России от 10.09.2013 N 03-03-06/1/37238 (п. 2), от 15.08.2013 N 03-04-06/33238 (п. 2), Постановления ФАС Московского округа от 28.05.2009 N КА-А40/4428-09 по делу N А40-62816/08-117-268, от 06.04.2009 N КА-А40/2383-09 по делу N А40-42258/08-111-127).
При этом, если учет расходов на оплату услуг зала повышенной комфортности при исчислении налога на прибыль менее рискован в случае, когда работники занимают руководящие должности (или выполняют определенные обязанности, требующие постоянной связи с работодателем и (или) с контрагентами), учет расходов на использование работником привокзальных комнат отдыха (гостиниц) правомерен независимо от должности работников, поскольку возможность найма жилого помещения работником в командировке прямо предусмотрена трудовым законодательством.
Таким образом, компенсируемые работодателем работнику расходы на наем жилого помещения (в частности, при использовании работниками привокзальных комнат отдыха (гостиниц)) в период нахождения в командировке можно учитывать при исчислении налога на прибыль при наличии документального подтверждения. Такими документами могут являться, например, счета комнат отдыха на железнодорожных вокзалах за услуги проживания с приложенными чеками.
Л.Н.Мисникович
ЗАО «МСАй ФДП-Аваль»
26.09.2014
