Вопрос: В организации отсутствует отдел кадров. Можно ли возложить обязанность по ведению кадрового делопроизводства (в том числе по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек) на физлицо, не являющееся работником данной организации, по договору возмездного оказания услуг?
Ответ: Действующими нормативно-правовыми актами не запрещено возлагать обязанность по ведению кадрового делопроизводства на физическое лицо, не являющееся работником данной организации, по договору возмездного оказания услуг, однако только в части, не затрагивающей вопросы ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек.
Обоснование: Действующее трудовое законодательство не раскрывает содержание понятия «ведение кадрового делопроизводства». На практике в него включают как составление различных кадровых документов (трудовых договоров, приказов, командировочных документов и др.), так и заполнение соответствующих журналов (книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее; журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки; журнала учета приказов по личному составу; журнала учета трудовых договоров и др.).
Единый порядок ведения кадрового делопроизводства законодательно не установлен, равно как и не определен круг лиц, которые вправе его вести. При этом необходимо отметить, что нередко контролирующие органы и суды рассматривают неназначение лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в качестве нарушения трудового законодательства (см., например, Кассационное определение Волгоградского областного суда от 01.07.2010 по делу N 33-7070/10).
В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
В соответствии с п. 45 указанных Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. А ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Из содержания указанной нормы следует, что ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек может осуществлять только лицо, являющееся работником этой организации, назначаемое приказом работодателя.
Таким образом, действующими нормативно-правовыми актами не запрещено возлагать обязанность по ведению кадрового делопроизводства на физическое лицо, не являющееся работником данной организации, по договору возмездного оказания услуг, однако только в части, не затрагивающей вопросы ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек.
Е.А.Чершинцева
Национальный исследовательский
университет «Высшая школа экономики»
24.10.2014
