Вопрос: Нужно ли оформлять авансовый отчет и выплачивать суточные, а также возмещать расходы на получение визы работнику, направленному в командировку, если командировка проводится за счет средств принимающей стороны (принимающая сторона готова оплатить расходы на наем жилья, питание и все транспортные расходы командированного работника)? Может ли организация принять расходы на выплату суточных в расходы для исчисления налога на прибыль?
Ответ: По договору между работодателем и принимающей стороной возможно возмещение командировочных расходов частично командирующей организацией и частично — принимающей стороной. При этом работодатель обязан принять авансовый отчет работника и выплатить суточные за время командировки, а также возместить те расходы на командировку, которые по договору не возмещает принимающая сторона, в том числе расходы на получение визы. Расходы на выплату суточных, по нашему мнению, можно принять в расходы для исчисления налога на прибыль.
Обоснование: В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ).
Отношения, связанные со служебными командировками как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, регулирует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).
В данном Положении предусмотрена обязанность работодателя по выплате суточных и иных расходов, связанных с командировкой, работнику, направленному в служебную командировку (п. п. 10 — 11 Положения).
Если между работодателем и принимающей стороной заключен договор, в котором предусмотрена оплата расходов на командировку за счет принимающей стороны, то указанные в договоре расходы работодатель работнику не возмещает. При этом за работодателем сохранятся обязанность по оформлению командировки и выплате работнику командировочных расходов, не возмещаемых принимающей стороной, а также по выплате работнику суточных.
В случае обеспечения работника жильем и питанием за границей ему выплачиваются суточные в том размере, который зафиксирован в локальном нормативном акте, действующем в организации, так как выплата суточных преследует цель возместить работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием, а не расходы на проживание.
Кроме того, п. 23 Положения предусмотрено, что работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
б) обязательные консульские и аэродромные сборы;
в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
д) иные обязательные платежи и сборы.
В связи с этим работодатель обязан возместить все перечисленные расходы работнику в случае, если принимающая сторона по договору с работодателем такие расходы не возмещает.
На основании п. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.
Командировочные расходы учитываются в составе прочих расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.
В Письме Минфина России от 22.03.2006 N 03-03-04/1/271 указано, что для учета расходов на командировку в целях налога на прибыль организации необходимо подтвердить:
— производственный характер командировки (приказ, служебное задание);
— продолжительность нахождения работника вне места постоянного жительства (командировочное удостоверение, ксерокопии страниц загранпаспорта, проездные документы);
— расчет размера суточных (например, справка бухгалтера);
— получение работником денежных средств (расходный кассовый ордер).
М.Н.Черникова
Аудиторская компания
«GSL Law & Consulting»
28.10.2014
