Главная » Правовая база » Вопрос-ответ официально » В рамках встречной проверки налоговый орган потребовал от организации представить значительное количество документов. Их объем составил восемь папок. Вправе ли организация заверить подшивку копий документов в папке в целом, а не заверять каждую копию отдельно?
23.10.2020

В рамках встречной проверки налоговый орган потребовал от организации представить значительное количество документов. Их объем составил восемь папок. Вправе ли организация заверить подшивку копий документов в папке в целом, а не заверять каждую копию отдельно?

Вопрос: В рамках встречной проверки организация получила требование налогового органа о представлении значительного количества договоров и первичных документов. Объем истребованных документов составил восемь папок. Копирование и заверение каждого документа потребуют много времени. Вправе ли организация заверить подшивку копий документов в папке в целом?
 
Ответ: Для представления по требованию налогового органа копий документов одной заверительной надписи на подшивке документов недостаточно. Копия каждого документа в бумажном виде должна быть заверена надлежащим образом. Если организация не успевает в срок подготовить необходимые документы, можно обратиться в ИФНС России с ходатайством о продлении срока представления истребованных документов.
 
Обоснование: Согласно п. 1 ст. 93.1 Налогового кодекса РФ при проверке контрагента налоговый орган вправе истребовать у организации документы (информацию), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика.
В соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.
Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.
НК РФ не предусмотрен порядок представления в налоговые органы копий документов. Также не предусмотрено право ФНС России устанавливать какой-либо отдельный порядок по данному вопросу.
Следует отметить, что нельзя прошить разные истребованные документы и заверить всю пачку в целом.
Минфин России и ФНС России в своих Письмах разъясняют, что должна быть заверена каждая копия документа, а не подшивка этих документов (Письма Минфина России от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374, ФНС России от 02.10.2012 N АС-4-2/16459).
ФНС России поддерживает существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов — как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом (Письмо от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ «О налоговых проверках», вопрос 21). При этом в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития (шпагат, бечевка и т.д.).
Аналогичное разъяснение по вопросу о заверении копий документов, представляемых в налоговые органы, дал Минфин России (Письмо от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142). В указанном Письме финансовый орган со ссылкой на Национальный стандарт Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) и Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст) дает подробные рекомендации о порядке заверения копий документов, в том числе и прошитых многостраничных документов.
Пунктом 5 ст. 93 НК РФ установлено ограничение на повторное истребование документов налоговым органом. Чтобы впоследствии организации не пришлось повторно оформлять копии документов для налогового органа, Минфин России рекомендует представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов (Письмо N 03-02-РЗ/39142).
При этом сопроводительное письмо и опись (акт приема-передачи) представляемых документов составляются в двух экземплярах в свободной форме. Если документы направляются по почте заказным письмом, то для описи документов используется форма описи вложения в ценное письмо (бандероль) — форма 107, приведенная в Приложении N 1 к Порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденному Приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 N 114-п.
Организация сможет подтвердить дату и количество представленных документов своим экземпляром описи, на котором работник ИФНС России, принявший документы, проставит дату, свою должность, фамилию, инициалы. Если организация направила документы в налоговый орган почтовым отправлением, то на описи проставляются оттиск почтового штемпеля и подпись работника почты.
Часть истребуемых документов организация вправе представлять контролерам в электронном виде; при этом их формат должен соответствовать формату описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, предусмотренному Приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@.
Налогоплательщик вправе представлять в электронном виде:
— счет-фактуру;
— корректировочный счет-фактуру;
— книги покупок и продаж и дополнительные листы к ним;
— журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
— товарно-транспортную накладную;
— товарную накладную (N ТОРГ-12);
— акт приемки-сдачи работ;
— грузовую таможенную декларацию и добавочный лист к ней;
— транзитную декларацию и добавочный лист к ней;
— спецификацию (калькуляцию, расчет) цены (стоимости);
— договор (соглашение, контракт);
— дополнение к договору.
На сегодняшний день указанный перечень первичных документов является исчерпывающим (Приказ ФНС России N ММВ-7-6/465@ (таблицы 4.8 и 4.9)).
В случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (п. 2 ст. 93 НК РФ).
В соответствии с п. 5 ст. 93.1 НК РФ организация, получившая требование о представлении документов (информации), должна исполнить его в течение пяти рабочих дней со дня получения или в тот же срок сообщить, что не располагает истребуемыми документами (информацией).
Если истребуемые документы (информация) не могут быть представлены в указанный срок, налоговый орган по ходатайству организации вправе (но не обязан) продлить срок представления этих документов (информации).
В этом случае рекомендуется учитывать норму п. 3 ст. 93 НК РФ и не позднее чем на следующий день со дня получения требования направить в ИФНС России уведомление с указанием причин, по которым документы не могут быть представлены в указанный в требовании срок (например, большое количество истребуемых документов, изготовление копий которых требует много времени, поломка оргтехники, нахождение в отпуске руководителя организации), и сроков, в течение которых организация обязуется представить документы (п. 3 ст. 93 НК РФ). Письмо составляется организацией в произвольной форме.
В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) налогового органа вправе на основании этого уведомления продлить сроки представления документов или отказать в продлении сроков, о чем выносится отдельное решение.
При этом налоговый орган самостоятельно определяет, на какой срок можно отсрочить исполнение требования. Минфин России в Письме от 05.08.2008 N 03-02-07/1-336 разъяснил, что в такой ситуации руководитель налогового органа учитывает указанные налогоплательщиком причины, по которым документы не могут быть представлены в установленные сроки, объем истребуемых документов, наличие факта частичного представления документов в рамках данного истребования, сроки, в которые проверяемое лицо, согласно его уведомлению, может их представить.
Обращаем внимание, что отказ лица от представления запрашиваемых при проведении проверки документов или непредставление их в установленные сроки влекут ответственность по ст. 126 НК РФ (п. 6 ст. 93.1 НК РФ).
 
И.А.Валлен
Аудиторская компания
«GSL Law & Consulting»
06.11.2014