Вопрос: Работника направили в командировку за пределы Российской Федерации. Можно ли выплатить ему суточные в иностранной валюте? Как учесть такие суточные для целей налога на прибыль и НДФЛ? По какому курсу следует возместить работнику расходы, произведенные за пределами Российской Федерации в иностранной валюте, если аванс ему выдан в рублях?
Ответ: При направлении работника в командировку за пределы Российской Федерации работодатель вправе выдать работнику аванс в иностранной валюте. Сумма суточных, выданных в иностранной валюте, учитывается для целей налогообложения в рублевой оценке по курсу, установленному на дату выдачи работнику аванса, либо в целях НДФЛ согласно последним разъяснениям Минфина РФ на дату утверждения авансового отчета. В базу по налогу на прибыль можно включить суммы суточных в пределах, установленных локальными нормативными актами, но при этом необходимо обложить НДФЛ суммы суточных в эквиваленте свыше 2500 руб. Если аванс был выдан работнику в рублях, а расходы производились работником в иностранной валюте, то командировочные расходы следует определять исходя из суммы истраченной согласно справке о покупке валюты. В случае отсутствия документов, подтверждающих обменные операции, командировочные расходы следует определять по курсу на дату утверждения авансового отчета.
Обоснование: При направлении работников в командировки за пределы России оплата и (или) компенсация расходов в иностранной валюте осуществляются с учетом Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (п. 16 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749)). В силу п. 9 ч. 1 ст. 9 указанного Закона, согласно которому допускаются валютные операции между резидентами при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, работодатель вправе выдать работнику аванс в иностранной валюте. Аванс можно выдать наличными денежными средствами через кассу (Письмо Банка России от 30.07.2007 N 36-3/1381).
При направлении работника в командировку за пределы территории РФ суточные в иностранной валюте выплачиваются ему в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 Положения N 749).
При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения N 749).
Сумма суточных, выданных в иностранной валюте, учитывается для целей налогообложения в рублевой оценке по курсу, установленному на дату выдачи работнику аванса, и в дальнейшем в связи с изменением курса не переоценивается (п. 5 ст. 252, абз. 2 п. 10 ст. 272 Налогового кодекса РФ). Курсовых разниц по расчетам с работником в налоговом учете организации не возникает (п. 11 ч. 2 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).
На сегодняшний день не установлено каких-либо ограничений по размеру суточных для целей их учета при определении налоговой базы по налогу на прибыль. То есть расходы в виде суточных признаются полностью в том размере, который определен в локальном нормативном акте организации.
Для целей освобождения суточных от обложения НДФЛ установлено ограничение. Так, при оплате работодателем работнику расходов на заграничные командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные в сумме, не превышающей 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ при получении доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода. Дата фактического получения работником дохода в виде денежных средств, превышающих нормы суточных, определяется как дата выплаты суточных либо как дата утверждения авансового отчета. Поэтому при расчете подлежащей налогообложению суммы фактически выплаченных суточных над их нормативным размером необходимо применять курс иностранной валюты к рублю, действующий на дату выплаты суточных, или же курс, действующий на дату утверждения авансового отчета (Письма Минфина России от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27, от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5). При этом суточные не требуют документального подтверждения (см. Письмо Минфина России от 01.03.2013 N 03-04-07/6189 (направлено Письмом ФНС России от 26.03.2013 N ЕД-4-3/5200@)).
Кроме того, на основании п. 23 Положения N 749 работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
— расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
— обязательные консульские и аэродромные сборы;
— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
— иные обязательные платежи и сборы.
Работник должен подтвердить расходы, произведенные им в связи с командировкой, соответствующими документами. Такие документы прилагаются к авансовому отчету (абз. 2 п. 26 Положения N 749). Если оправдательные документы составлены на иностранных языках, может потребоваться их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
По мнению ФНС России, выраженному в Письме от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408, расходы организации на командировочные расходы следует определять исходя из суммы истраченной согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ дата операции признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на командировки определяется датой утверждения авансового отчета.
В случае если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанных с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета.
М.Н.Черникова
Аудиторская компания
«GSL Law & Consulting»
10.11.2014
