Вопрос: Российская организация и иностранный контрагент планируют подписание документов (договоров, актов, инвойсов) через простую электронно-цифровую подпись иностранной системы.
Можно ли использовать электронную иностранную систему для подписания электронных документов?
Будут ли документы, подписанные с помощью такой электронной подписи, признаваться для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью?
Ответ: Использование простой электронно-цифровой подписи иностранной системы для подписания первичных документов (договоров, актов, инвойсов) в соответствии с законодательством РФ может быть признано надлежащим подписанием указанных документов при наличии соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающего случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.
В соглашении сторон об использовании простой электронной подписи иностранной системы должен быть подробно изложен порядок использования электронной подписи этой системы, в том числе правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи, а также обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
В таком случае документы, подписанные с помощью электронной подписи иностранной системы, будут признаваться для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Обоснование: Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В соответствии с п. 4 ч. 3 ст. 21 Федерального закона N 402-ФЗ федеральные стандарты независимо от вида экономической деятельности устанавливают требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, в том числе виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета.
В настоящее время федеральный стандарт, устанавливающий требования к документообороту и видам используемых электронных подписей, не принят.
Согласно ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ) видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.
Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — квалифицированная электронная подпись).
Согласно ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.
Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям ст. 9 Закона N 63-ФЗ.
Согласно ч. 1 ст. 9 Закона N 63-ФЗ электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:
1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
В соответствии с ч. 2 ст. 9 Закона N 63-ФЗ нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
Согласно ч. 1 ст. 7 Закона N 63-ФЗ электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, в Российской Федерации признаются электронными подписями того вида, признакам которого они соответствуют на основании настоящего Федерального закона.
В соответствии с ч. 2 ст. 7 Закона N 63-ФЗ электронная подпись и подписанный ею электронный документ не могут считаться не имеющими юридической силы только на том основании, что сертификат ключа проверки электронной подписи выдан в соответствии с нормами иностранного права.
Таким образом, в соглашении сторон об использовании простой электронной подписи иностранной системы должен быть подробно изложен порядок использования такой электронной подписи, в том числе правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи, а также обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
В таком случае документы, подписанные с помощью электронной подписи иностранной системы, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ будут признаваться для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Изложенная позиция подтверждается Письмами Минфина России и ФНС России (Письма Минфина России от 14.05.2019 N 03-03-06/1/34364, от 13.08.2019 N 03-03-06/1/60949, ФНС России от 19.05.2016 N СД-4-3/8904).
