Вопрос: Работник провел переговоры с заказчиком онлайн через интернет-платформу для организации видеоконференций в выходной день, представил кассовый чек на доставку еды через онлайн-сервис доставки продуктов себе и заказчику на разные адреса. Можно ли принять такой чек в качестве представительских расходов для целей налога на прибыль?
Ответ: Расходы на еду и ее доставку работнику организации и ее партнеру в указанной ситуации организация не сможет учесть в составе представительских расходов. Если такие расходы учесть в составе прочих расходов, то есть риск возникновения претензий со стороны налоговых органов.
Обоснование: К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Минфин России в Письме от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288 указал на то, что в гл. 25 НК РФ не предусмотрен конкретный перечень подтверждающих документов, и привел в качестве примера отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом расходы, указанные в этом отчете, должны быть подтверждены первичными документами. Такого же мнения придерживается и ФНС России в Письме от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852.
Представительские расходы учитываются в составе прочих расходов в размере 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Соответственно, представительские расходы, понесенные работником, должны подтверждаться первичными документами и отчетом, который утвержден руководителем.
В данном случае встреча проходила в выходной день, что уже вызывает сомнения по ее деловой направленности. Однако есть судебная практика, где налогоплательщику удалось отстоять свою позицию по учету представительских расходов в нерабочее время (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.04.2013 N 09АП-4914/2013).
В то же время в период повсеместного карантина многие деловые встречи проходят онлайн через приложение для организации видеоконференций. По нашему мнению, организации будет сложно доказать налоговым органам, что продукты для встречи, заказанные через онлайн-сервис доставки продуктов для их работника и партнера, относятся к представительским расходам. У организации есть возможность учесть данные расходы в составе прочих (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) только при наличии соответствующего экономического обоснования и документального подтверждения. Также необходимо быть готовым, что такую позицию придется отстаивать в суде.
Именно поэтому полагаем, что расходы на еду и ее доставку работнику организации и ее партнеру организация не сможет учесть в составе представительских расходов. Если такие расходы учесть в составе прочих расходов, то есть риск возникновения претензий со стороны налоговых органов.
