Вопрос: Работник организации, направляемый в командировку за границу, приобретает авиабилеты (оплата в валюте) в день издания приказа о командировке, но до даты получения командировочных выплат. По какому курсу пересчитывать валюту для целей налога на прибыль, если документы, подтверждающие курс валюты, работник не представил?
Ответ: Работник имеет право купить билет до выдачи аванса на командировку. Если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то пересчет суммы в иностранной валюте для целей налога на прибыль производится по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм.
Обоснование: При направлении работника в служебную командировку работодатель должен компенсировать его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства (ст. 168 Трудового кодекса РФ).
В командировку работники направляются на основании письменного распоряжения работодателя (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749)). Работодатель обязан выдать работнику, направляемому в командировку, аванс до начала командировки (п. 10 Положения N 749). Невыдача аванса является нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность ч. 1, 6 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Конкретных сроков для выдачи аванса Положение N 749 не устанавливает, главное — выдать его до начала командировки. Приобретение билета и оплата проживания до получения средств от работодателя не являются нарушениями, тем более что приказ о командировке уже издан.
Расходы на командировки в целях налога на прибыль учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
Датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета. При этом затраты организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам о приобретении валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
В случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу, установленному Банком России на дату перечисления аванса, задатка (в части, приходящейся на аванс, задаток) (п. 10 ст. 272 НК РФ).
Если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм (Письмо Минфина России от 24.09.2019 N 03-03-06/1/73293). В части расходов сверх суммы выданного аванса расчет ведется по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета (Письма Минфина России от 06.06.2011 N 03-03-06/1/324 и ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408). В данном случае работник фактически оплатил билет ранее полученного аванса. Для того чтобы работодатель возместил ему расходы по фактическому курсу на дату оплаты билета, необходимо было представить выписку банка о движении средств по счету или справку, подтверждающую курс валюты на дату приобретения билета (Письма Минфина России от 22.01.2016 N 03-03-06/1/2318, от 10.07.2015 N 03-03-06/39749).
В случае же, если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм (Письмо Минфина России от 05.07.2019 N 03-03-06/1/49809).
Считаем, что применять курс на дату утверждения авансового отчета в данном случае неправомерно.
