Вопрос: Работник обратился с заявлением компенсировать ему расходы на такси в связи с перевозкой домой офисной техники для работы на дому в связи с переводом на удаленную работу в период самоизоляции. Чек на такси оформлен на 07.07.2020. Адрес доставки — из офиса на домашний адрес работника. Дополнительное соглашение о переводе на удаленную работу подписано с работником от 01.07.2020. Облагается ли данная компенсация расходов на такси НДФЛ? Какими документами подтвердить производственный характер?
Ответ: Компенсация оплаты такси не является экономической выгодой работника, поскольку услуги такси приобретаются в связи с производственной необходимостью и в интересах самой организации. Соответственно, данная компенсация НДФЛ не облагается. Рекомендуем оформить также приказ об организации рабочих мест для работы в удаленном режиме и приказ о переводе на удаленную работу работников.
Обоснование: Согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.
Если оплата услуг такси по доставке техники по месту проживания работников является производственной необходимостью, объекта налогообложения по НДФЛ не возникает, так как у работников не образуется экономическая выгода. При использовании работниками организации арендованных автомобилей или такси для служебных поездок налогооблагаемого дохода у них не возникает, поскольку транспортные услуги в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщиков — физических лиц (Письмо Минфина России от 14.05.2010 N 03-04-06/1-97).
Важно, чтобы в организации были оформлены документы, подтверждающие использование работниками арендованных автомобилей или такси в служебных целях.
Соответственно, так как оплата услуг такси по доставке техники для организации удаленной работы работников по месту проживания является производственной необходимостью, объекта налогообложения по НДФЛ не возникает, так как у работников не образуется экономическая выгода.
Компенсацией являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст. 164 Трудового кодекса РФ).
Указанные расходы связаны с организацией рабочего места работника по месту проживания в связи с переходом на удаленный режим работы. Расходы на такси для перемещения рабочей техники осуществляются в интересах работодателя для обеспечения производственного процесса и возможности работником осуществлять свои трудовые обязанности.
Для документального подтверждения расходов рекомендуем до даты организации самоизоляции работников издать приказ руководителя по организации об обеспечении работников техническими средствами по месту их проживания для оборудования удаленных рабочих мест. В приказе следует указать, что расходы на транспорт для перемещения техники осуществляет работодатель за счет собственных средств путем компенсации работникам понесенных расходов.
Соответственно, будет оформлен следующий пакет документов:
— приказ об организации рабочих мест для работы в удаленном режиме;
— приказ о переводе на удаленную работу работников;
— дополнительное соглашение к трудовому договору с работником;
— заявление работника о компенсации расходов такси.
