Вопрос: Работник во время командировки арендовал квартиру у физического лица. Договор аренды, заключенный от имени работника, и документ об оплате приложены к авансовому отчету. Может ли организация, применяющая УСН («доходы минус расходы»), учесть расходы командированного работника на наем жилого помещения?
Ответ: Организация вправе учесть в расходах на командировку в целях расчета налога по УСН расходы на аренду квартиры по договору с физическим лицом, заключенному от имени самого командированного работника.
Обоснование: В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы на проезд; расходы на наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ).
Пунктом 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ установлен перечень расходов, учитываемых при определении объекта налогообложения у налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения.
При определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на расходы на командировки, в том числе на наем жилого помещения (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Причем указанные расходы учитываются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). То есть они должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Законодательно не установлено, что договор об аренде жилья в командировке обязательно должен быть заключен напрямую с организацией, а не с работником, направленным в командировку.
Рассматриваемые в вопросе затраты непосредственно связаны со служебной командировкой, поэтому они соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ.
Работник по возвращении из командировки представляет работодателю авансовый отчет, к которому прилагаются в том числе и документы о найме жилого помещения (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Таким образом, организация вправе учесть в расходах на командировку в целях расчета налога по УСН расходы на аренду квартиры при наличии подтверждающих документов, в частности договора, заключенного от имени самого командированного работника, и документа об оплате.
