Вопрос: Работник в подтверждение оплаты расходов (перевод документа с иностранного языка на русский) к авансовому отчету представил распечатанную из личного кабинета своего онлайн-банка справку по операции банка с указанием последних четырех цифр банковской карты, имени, отчества полностью, фамилии — только первой буквы. Может ли этот документ быть принят к учету в целях налога на прибыль?
Ответ: Считаем, что для подтверждения оплаты услуги (перевод документа с иностранного языка на русский) ему следует приложить к авансовому отчету либо слип (квитанцию электронного терминала), либо иной документ, содержащий в обязательном порядке фамилию лица, совершившего оплату.
Обоснование: В соответствии с ч. 1 и 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом с обязательными реквизитами.
В целях налогообложения прибыли признаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ или обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были понесены расходы, или документами, косвенно подтверждающими расходы (ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Нормативно-правовыми актами конкретный перечень документов, которые подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету, не установлен. Однако вне зависимости от вида расходов к авансовому отчету работник в обязательном порядке должен приложить документ, подтверждающий оплату, а также первичный документ, содержащий обязательные реквизиты, подтверждающий приобретение товара (работы, услуги). Если к авансовому отчету не приложены подтверждающие документы или эти документы оформлены с нарушениями, то расходы (затраты) по такому авансовому отчету в целях налогообложения прибыли не признаются как не имеющие надлежащего документального подтверждения. На это, в частности, указывает Минфин России в своем Письме от 14.09.2009 N 03-03-05/169. Если нет кассового чека, то оплату услуги по законодательству РФ можно подтвердить другими документами, например слипом (квитанцией электронного терминала) (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877, Постановление ФАС Московского округа от 29.05.2006 N КА-А40/4677-06).
При совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения (п. 3.1 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» (далее — Положение N 266-П)). При этом среди обязательных реквизитов такого документа поименованы и реквизиты карты (п. 3.3 Положения N 266-П).
При этом указанные в п. 3.3 Положения N 266-П обязательные реквизиты документа по операциям с использованием платежной карты должны содержать признаки, позволяющие достоверно установить соответствие между реквизитами платежной карты и соответствующим счетом физического лица, юридического лица, индивидуального предпринимателя, счетом, на котором находятся (учитываются) денежные средства, перевод которых осуществлен с использованием предоплаченной карты или кредитной карты за счет предоставляемого кредита без использования банковского счета, а также между идентификаторами организаций торговли (услуг), ПВН, банкоматов и банковскими счетами организаций торговли (услуг), счетами ПВН, банкоматов (п. 3.6 Положения N 266-П).
По мнению Минфина России, в документе, приложенном к авансовому отчету при оплате банковской картой работника, в обязательном порядке должна быть указана фамилия держателя банковской карты (Письмо Минфина России от 06.04.2015 N 03-03-06/2/19106).
Таким образом, по нашему мнению, для подтверждения оплаты услуги (перевод документа с иностранного языка на русский), произведенной работником организации личной банковской картой, ему следует представить либо слип (квитанцию электронного терминала), либо иной документ, содержащий в обязательном порядке фамилию лица, совершившего оплату.
