Вопрос: При каких условиях первичные документы (выписки банка, платежные поручения) могут храниться в электронном виде и как в этом случае представлять их для налоговых проверок?
Ответ: Электронный экземпляр документа должен быть подписан электронной квалифицированной подписью; организация обязана обеспечить возможность воспроизведения электронных документов на программно-аппаратных комплексах, которые будут существовать как минимум пять лет.
Документы, составленные в электронной форме, представляются в налоговый орган по утвержденным форматам по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.
Обоснование: В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Согласно ч. 5 ст. 9 указанного Закона первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
В соответствии с ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
При налоговой проверке в соответствии с п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. Представление документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, осуществляется по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. В случае представления истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи такие документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя.
Документы, составленные в электронной форме не по формату, установленному ФНС России, в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (Письма Минфина России от 01.10.2018 N 03-02-07/1/70444, ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372).
Таким образом, для возможности хранения документов в электронном виде должны соблюдаться следующие условия:
— электронный экземпляр документа должен быть подписан электронной квалифицированной подписью;
— организация обязана обеспечить возможность воспроизведения электронных документов на программно-аппаратных комплексах, которые будут существовать как минимум пять лет.
