Вопрос: Правомерно ли направлять расчетные листки по электронной почте и как их хранить?
Ответ: Если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы посредством направления расчетного листка по электронной почте, то данный порядок, по нашему мнению, не нарушает положения трудового законодательства.
Обязанность работодателя по хранению расчетных листков законодательством не установлена.
Обоснование: При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника (ч. 1 ст. 136 Трудового кодекса РФ):
1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Информация о составных частях заработной платы доводится до сведения работника посредством представления ему расчетного листка.
Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
При этом порядок выдачи расчетных листков законодательством не определен, следовательно, такой порядок может быть определен в локальном акте организации (Письма Минтруда России от 24.05.2018 N 14-1/ООГ-4375, от 23.10.2018 N 14-1/ООГ-8459).
Как указано в Письме Минтруда России от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560, если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (направления расчетного листка) посредством электронной почты, такой порядок не нарушает положения ст. 136 ТК РФ.
Таким образом, направлять расчетные листки по электронной почте правомерно. Данный порядок выдачи расчетных листков нужно закрепить в трудовом, коллективном договоре или в локальном нормативном акте (например, в локальном нормативном акте, в составе которого утверждена форма расчетного листка). С таким локальным актом необходимо ознакомить всех работников под подпись (ст. 22 ТК РФ).
Кроме того, предлагаем включить соответствующий пункт в трудовой договор (или дополнительное соглашение к договору) в той части, где определяется, куда будет перечисляться заработная плата работника. Также в договоре следует указать адрес электронной почты либо получить от работника соответствующее заявление с указанием его электронной почты, чтобы впоследствии не возникало недоразумений. Например: «О составных частях заработной платы Работодатель извещает Работника путем направления расчетного листка один раз в месяц при выплате окончательного расчета по заработной плате посредством электронной почты на электронный адрес Работника не позднее срока, установленного в Правилах внутреннего трудового распорядка для выплаты заработной платы. Электронный адрес работника: __________. Работодатель считается выполнившим требование о вручении Работнику расчетного листка после отправки соответствующего документа по электронной почте на указанный в настоящем пункте адрес».
Обязанность работодателя по хранению расчетного листка на законодательном уровне не предусмотрена. Кроме того, Минфин России разъясняет, что формирование и хранение вторых экземпляров расчетных листков в государственном учреждении нормативными актами не предусмотрены (Письмо Минфина России от 14.04.2016 N 02-06-05/21573). Полагаем, что данные разъяснения распространяются и на других работодателей в аналогичном порядке.
Расчетные листки по заработной плате работников формируются на основании форм документов (расчетно-платежной ведомости, расчетной ведомости, платежной ведомости), установленных Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н. Вся информация, отражаемая в расчетных листках, содержится в указанных формах. Эти формы обязательны к заполнению и хранению в организации, и в них содержится подпись работника. Причем если организация применяет расчетно-платежную ведомость, то формы расчетной ведомости и платежной ведомости не заполняются. Для работников, получающих зарплату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.
Учитывая вышесказанное, можно сделать вывод, что у работодателя нет необходимости распечатывать, подписывать и хранить расчетные листки. Однако отметим, что данный вопрос законодательством не урегулирован.
Работодатель вправе предусмотреть в форме расчетного листка строку «Подпись работника» и установить в локальном нормативном акте обязанность ответственного лица (бухгалтера) осуществлять распечатку и хранение этих документов. В таком случае срок хранения расчетных листков по общему правилу будет составлять 6 лет (ст. 295 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
В.И. Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
16.09.2020
